Les collectes de fonds sont une partie inévitable de votre activité. Elles peuvent être amusantes et satisfaisantes, mais elles peuvent aussi être stressantes et consommer une quantité démesurée de temps et d'efforts que vous préféreriez consacrer à l'excellent travail que vous accomplissez. Selon les experts, pour que votre projet de collecte de fonds soit un succès, il suffit de planifier, de communiquer et d'avoir le soutien adéquat. Voici quelques conseils de gestion de projet qui vous permettront d'économiser du temps et de l'argent et de garantir le succès de vos efforts de collecte de fonds.
Commencez par la fin et sachez exactement ce que vous essayez d'accomplir. Vous devriez pouvoir résumer l'idée de votre projet en quelques phrases. Quel est l'objectif de votre collecte de fonds ? S'agit-il simplement de collecter des fonds ou souhaitez-vous également sensibiliser le public ou attirer des sympathisants ? Si vous avez du mal à formuler ce que vous essayez de faire ou d'accomplir, il y a de fortes chances que votre idée pose problème. Examinez attentivement votre concept. Discutez-en avec votre équipe et avec la direction et assurez-vous qu'il est conforme à la mission de votre organisation. Un résumé simple et clair de votre projet facilitera également la communication de votre concept à votre équipe, à la direction de votre organisation et à vos donateurs et sponsors. Enfin, une description claire et concise aidera votre équipe à résister à la tentation inévitable de changer de cap et de s'éloigner de l'objectif initial et l'encouragera à rester concentrée sur le but à atteindre.
#2. Plan
Une fois que vous avez défini clairement ce que vous voulez faire, il est temps d'élaborer un plan d'action. Ce plan doit clairement articuler et définir précisément vos objectifs. Quel est le montant que vous souhaitez collecter ? Combien de nouveaux contacts espérez-vous attirer ? Attribuez des tâches et des délais spécifiques à chaque membre de l'équipe. Incluez des critères de réussite mesurables pour votre collecte de fonds. Une fois le plan achevé, rendez-le accessible à tous les membres de votre organisation. L'échec d'un projet, y compris d'une collecte de fonds, s'explique par plusieurs raisons. En tête de liste figurent l'absence de planification et l'incapacité à communiquer pleinement le plan aux membres de l'équipe et aux dirigeants de l'organisation. La Harvard Business Review sur l'échec des projets a également révélé qu'un manque de planification "en blanc" ou de planification pour l'inattendu. Il faut comprendre que des événements surviendront et que votre plan devra être adapté en conséquence. Là encore, la communication du plan et de son état d'avancement, ainsi que des réunions d'équipe fréquentes, sont essentielles à la réussite du projet.
Identifiez le plus tôt possible vos besoins en termes de bénévoles et de fournitures et établissez un budget complet qui englobe toutes les dépenses prévues. Chargez quelqu'un de sécuriser chaque élément de votre plan d'approvisionnement et fixez des délais précis pour la mise en place de ce matériel. Désignez une autre personne chargée de la supervision. Sa tâche consiste à assurer le suivi et à approuver les tâches au fur et à mesure qu'elles sont accomplies. Abordez d'abord les points les plus difficiles de votre liste. La plupart d'entre nous sont tentés de s'attaquer aux petites choses faciles, mais cela réduit le temps disponible pour s'attaquer aux grandes choses. Vous devrez peut-être prévoir du temps pour répondre aux demandes ou commander des fournitures. Ainsi, que ce soit pour trouver un conférencier, choisir un lieu de réunion ou autre chose qui soit votre tâche la plus difficile, mettez-la en tête de votre liste de choses à faire.
Une fois le projet lancé, respectez le plan le plus fidèlement possible. Révisez-le en permanence. La gestion du changement et l'incapacité à tenir les cadres informés d'un projet ont été identifiées comme deux des principales raisons de l'échec des projets dans une étude menée par Kelly Project Solutions. Si vous devez procéder à un changement, communiquez avec tout le monde, y compris la direction. Vous avez besoin qu'ils adhèrent à votre projet et qu'ils vous soutiennent si nécessaire. Vérifiez en permanence avec votre équipe que les attentes en matière de délais ou de budget sont respectées. Envisagez une évaluation permanente des risques et des avantages. Des réunions régulières sont essentielles, car elles vous permettent d'évaluer les progrès accomplis et donnent aux membres de votre équipe la possibilité d'apporter leur contribution et de résoudre les problèmes en tant que groupe.
Prenez le temps de faire le point après le projet. Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Qu'est-ce qui n'a pas marché ? Y a-t-il quelque chose que l'équipe aimerait changer pour la prochaine fois ? Examinez attentivement votre plan et vos objectifs. Les avez-vous atteints ? Si ce n'est pas le cas, pouvez-vous comprendre pourquoi ? Utilisez les procédures d'évaluation que vous avez définies dans le plan initial et mesurez votre réussite à l'aide de ces procédures. Cette étape est essentielle pour les gestionnaires de projet car elle permet d'évaluer le projet en cours et de planifier le projet suivant en identifiant à l'avance les problèmes et les solutions possibles.
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