Comment un hospice a rationalisé ses opérations et abandonné les feuilles de calcul pour de bon !

Le Heart of Hastings Hospice est un service communautaire de soutien bénévole qui se consacre à l'amélioration de la qualité de vie des personnes atteintes d'une maladie limitant l'espérance de vie. Depuis plus de 30 ans, il offre aux personnes et à leurs familles des soins de soutien et de compassion au sein de la communauté et dans son centre de soins palliatifs à deux lits.

Selon Heidi Griffin, directrice exécutive, Sumac Case Management a changé la donne, leur permettant d'abandonner définitivement les feuilles de calcul et de rationaliser les opérations. 

Il y a six ans, l'hospice a reçu une subvention Trillium pour embaucher un collecteur de fonds spécialisé, dont une partie du travail consistait à rechercher un logiciel de gestion des donateurs et à faire une recommandation.

Selon M. Griffin, "le collecteur de fonds a choisi Sumac Case Management parce que c'était la seule solution qui lui permettait de gérer les donateurs sur la même plateforme que les bénévoles, les clients et la collecte de fonds, de sorte qu'il pouvait gérer l'ensemble de l'hospice en un seul endroit".

Lorsque l'équipe a commencé à utiliser Sumac Case Management, elle a également découvert qu'elle pouvait l'utiliser pour envoyer des courriels, pour mettre en place des rappels pour les contrôles des clients après les rendez-vous, et pour élaborer des plans d'action afin de rationaliser l'intégration des nouveaux bénévoles. "Lorsque nous avons commencé à utiliser Sumac, nous n'avions pas réalisé qu'il pouvait faire tout cela", dit Griffin.

Ils ont également commencé à utiliser les capacités de Sumac en matière de collecte de fonds et de gestion des donateurs. Hearts of Hastings Hospice organise chaque année une grande manifestation de collecte de fonds appelée "Handbags for Hospice".

Il s'agit d'une fabuleuse soirée pour les femmes, explique Mme Griffin, avec des sacs à main haut de gamme, un bar à bonbons, du champagne et un commissaire-priseur qui est un philanthrope. Cette année, l'événement a été retransmis en direct.

Un jour, Griffin raconte : "J'ai entendu dire que Sumac proposait des progiciels prêts à l'emploi pour les hospices et j'étais curieux de savoir si nous devions en utiliser un, alors j'ai pris contact avec eux. Lorsque j'ai parlé à la merveilleuse équipe d'assistance, ils avaient une solution encore meilleure pour moi.

J'ai pris contact avec l'équipe chargée de la réussite des clients et de la personnalisation, et j'ai décrit ce que nous faisons et nos processus. Ils ont adapté Sumac pour rationaliser les opérations, simplifier le processus et capturer les données dont nous avions besoin.

Nous avons même pu transférer dans Sumac des éléments tels que nos listes d'attente, que nous gérions encore sur des feuilles de calcul.

En fin de compte, notre base de données a été considérablement améliorée et est désormais plus facile à utiliser, plus rationnelle, et nous aide à produire les résultats que nous recherchions. Notre personnel l'adore.

L'expérience et l'expertise de l'équipe d'assistance Sumac ont été déterminantes pour aider notre centre de soins palliatifs à personnaliser notre utilisation de Sumac. En très peu de temps, nous sommes passés de l'utilisation de Sumac pour saisir nos données à l'utilisation de Sumac pour produire les résultats que nous recherchions.