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Comme toute autre entreprise, les organisations à but non lucratif doivent enregistrer les heures de travail, les heures supplémentaires et les congés. Pour beaucoup d'entre elles, cela est d'autant plus important que la plupart des subventions exigent qu'elles présentent des dossiers précis sur leurs employés ou qu'elles suivent le temps passé sur un projet particulier afin d'estimer les coûts du programme.
Le suivi des congés et des congés maladie est un indicateur important du bon fonctionnement de l'organisation.
Qu'est-ce qu'une feuille de temps pour le suivi des congés et des congés maladie ?
Une feuille de temps est un document utilisé pour enregistrer les heures de travail et calculer la rémunération, y compris les heures de vacances, les congés de maladie et les congés payés. Des feuilles de temps plus complexes permettent de suivre les heures consacrées à un travail spécifique en détaillant les services ou les tâches accomplies. Bien qu'elles servent principalement à comptabiliser les heures pour le paiement, les feuilles de temps peuvent également être utilisées pour le suivi du temps des bénévoles en enregistrant les heures que les bénévoles d'une organisation à but non lucratif consacrent à vos programmes.
Bien que les feuilles de temps soient généralement des feuilles Excel ou des documents, elles sont de plus en plus souvent gérées en ligne ou par des logiciels pour enregistrer les heures de travail des employés. par des logiciels pour enregistrer les heures de travail des employés.
Les feuilles de calcul pour le suivi des vacances et des congés de maladie dans les organisations à but non lucratif sont une bonne option pour les petites organisations à but non lucratif ou les entreprises qui n'ont que quelques employés et un nombre limité de bénévoles. Grâce à notre expertise, nous avons conçu un modèle Excel de suivi des vacances et des congés maladie qui vous permet de gagner du temps et de faciliter le traitement de la paie.
Si vous avez plus d'employés et de bénévoles, ou si vous ne voulez tout simplement pas avoir à suivre et à calculer manuellement les congés, PartnerHR est une excellente option qui automatise ces tâches, et le premier mois est 100 % gratuit. Essayez-le gratuitement ici.
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Automatiser le suivi du temps à l'aide d'un logiciel de gestion du personnel
Bien que les feuilles de calcul soient utiles, si vous avez beaucoup d'employés et de bénévoles, vous pouvez envisager d'utiliser un logiciel pour automatiser le suivi des congés et des congés maladie.
Logiciel de gestion du personnel avec suivi automatique du temps (comme PartnerHR) facilite plus que jamais le suivi du temps des bénévoles et des employés. Les employés peuvent se connecter et demander des congés, et lorsque le temps est approuvé, il est automatiquement déduit des congés restants et ajouté à un calendrier partagé, de sorte qu'en un coup d'œil, vous pouvez voir quand votre équipe est en congé.
Cette automatisation permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire considérablement les risques d'erreur.
Que vous utilisiez PartnerHR ou un autre logiciel de gestion du personnel, voici quelques caractéristiques communes que votre logiciel de suivi du temps ou de gestion des bénévoles devrait inclure :
1. SUIVI AUTOMATISÉ DU TEMPS
L'un des avantages des logiciels de gestion du personnel avec suivi du temps est qu'ils automatisent le suivi des congés.
Il n'est plus nécessaire de créer des formules ou de rechercher des feuilles de temps individuelles pour saisir des vacances ou des jours de congé. Si un employé a besoin de quelques jours de congé, il lui suffit de se connecter, de faire une demande de congé et, une fois qu'elle est approuvée par son responsable, le temps de vacances est automatiquement déduit.
Toutes les feuilles de temps des employés sont toujours à jour et il n'est pas nécessaire de recouper les calculs.
2. POLITIQUES FLEXIBLES EN MATIÈRE DE VACANCES ET DE CONGÉS DE MALADIE
Avec un bon logiciel de gestion du personnel, vous pouvez également définir plusieurs politiques pour différents types d'employés et différentes étapes de l'emploi.
Par exemple, le personnel contractuel peut ne pas avoir droit à des congés payés, le nouveau personnel dispose d'un nombre limité de jours de vacances et les bénévoles sont autorisés à prendre des congés illimités.
Le suivi manuel de plusieurs types de congés peut s'avérer extrêmement difficile et entraîner des erreurs. Avec un logiciel automatisé, il vous suffit de saisir la date d'entrée en fonction et le type d'employé, et les congés annuels et les congés de maladie sont automatiquement définis, ce qui vous fait gagner du temps et de l'énergie !
Vous pouvez également visualiser toutes les personnes disponibles à une date ou une heure spécifique afin de planifier facilement et de tenir les employés informés des réunions et des événements importants.
3. PORTAIL LIBRE-SERVICE POUR LES EMPLOYÉS
Un bon logiciel de gestion des ressources humaines comprendra également un portail pour les employés, qui leur permettra de connaître le nombre de jours de maladie et de vacances qu'il leur reste et de demander des congés.
Les profils des employés aident également les responsables à se tenir informés des congés restants, ainsi que du type d'employé et d'autres informations importantes.
4. AMÉLIORATION DE LA DOTATION EN PERSONNEL ET DE LA PROGRAMMATION
Un logiciel de suivi des heures de travail des employés ou des bénévoles vous permet d'éviter les conjectures en matière de dotation en personnel et de planification des horaires. En consultant votre calendrier de travail partagé, les responsables peuvent rapidement identifier les employés et les bénévoles qui sont en congé.
Ce type de vue d'ensemble de toutes les personnes disponibles à une période donnée est difficile à créer sur une feuille Excel. En ayant une idée précise du temps nécessaire et des horaires actualisés, vous gagnerez du temps et serez en mesure de prendre des décisions fondées sur des données en matière de recrutement et d'horaires.
5. RAPPORTS COMPLETS
L'un des principaux avantages des logiciels de gestion du personnel par rapport aux tableurs de suivi des congés et des congés maladie réside dans les rapports détaillés qu'ils permettent d'obtenir d'un simple clic.
Un logiciel comme PartnerHR permet d'obtenir immédiatement un certain nombre de rapports variés sur les différents projets, les dépenses, les congés et la disponibilité de chaque employé. Accomplir les mêmes tâches sur une feuille Excel prendrait beaucoup de temps et d'efforts.
6. INTEGRATIONS
Les intégrations sont un élément clé de la plupart des solutions de suivi du temps ou de gestion des bénévoles, car elles évitent la duplication des données et réduisent la nécessité de passer d'une plateforme à l'autre pour accomplir des tâches simples.
Par exemple, PartnerHR s'intègre à Google Calendar, de sorte que lorsque les vacances d'un employé sont approuvées, elles sont automatiquement ajoutées à un calendrier de travail partagé. L'équipe est ainsi informée, sans que personne n'ait à se connecter au portail principal, ce qui rend la planification plus facile que jamais.
En fin de compte, même si vous êtes une petite organisation, le temps et les efforts qu'une solution logicielle vous permettra d'économiser sont un aspect important à prendre en considération. à prendre en compte. Les organisations dotées de petites équipes bénéficieront tout particulièrement des avantages suivants logiciel de suivi des vacances et des congés maladie libère les employés pour qu'ils se concentrent sur des tâches plus importantes.
Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de suivi du temps
Si vous envisagez d'abandonner votre modèle excel de suivi du temps pour une solution logicielle plus complète, vous devrez réfléchir à certains points avant d'en choisir une. Voici les 5 principales caractéristiques que les organisations à but non lucratif devraient rechercher dans un logiciel de suivi du temps des bénévoles :
- Automatisation : C'est la principale raison pour laquelle la plupart des organisations à but non lucratif optent pour un logiciel. Assurez-vous donc que le logiciel que vous choisissez calcule automatiquement les rapports, y compris le suivi des vacances et des congés maladie, afin de ne plus avoir à le faire vous-même.
- Notifications et rapports quotidiens et hebdomadaires : Aidez les gestionnaires à garder le contrôle sur les congés de leurs employés et sur la planification des projets en vous assurant que le logiciel que vous avez choisi envoie des notifications et des rapports. Un rappel avant que quelqu'un ne parte en vacances peut faire gagner beaucoup de temps lors de l'affectation des ressources aux projets.
- Intégrations : Avec Excel, les données relatives au temps et au budget constituent une île. Il est difficile de partager ces informations critiques avec votre comptabilité, votre gestion de projet, votre CRM ou d'autres logiciels. Une plateforme de gestion des temps qui s'intègre à vos systèmes existants réduit les erreurs, les doubles saisies et, surtout, vous permet d'avoir une vue à 360 degrés de votre organisation.
- Portail libre-service pour les employés : Un portail en libre-service signifie que les employés peuvent se connecter pour demander des congés et des jours de maladie et vérifier leur solde de congés. Cela signifie également qu'ils peuvent mettre à jour eux-mêmes leur photo de profil, leur adresse et leurs coordonnées, de sorte qu'ils restent à jour.
- Facilité d'utilisation : Enfin, veillez à choisir un logiciel que votre équipe utilisera ! Il ne sert à rien de payer pour un logiciel si complexe que les feuilles Excel semblent être une meilleure idée. Choisissez un logiciel qui répond à vos besoins les plus importants tout en étant facile à utiliser. Cela permettra également à votre équipe de s'adapter rapidement et facilement au nouveau logiciel.
5 bonnes pratiques pour le suivi des vacances et des congés maladie dans les organisations à but non lucratif
Que vous utilisiez une feuille de calcul pour le suivi des congés et des congés maladie ou un logiciel de suivi du temps, vous devez vous assurer que les employés et les responsables utilisent ces données de manière efficace et conforme à leur destination.
Les logiciels de suivi du temps peuvent donner aux employés l'impression que la direction les surveille, ce qui crée une atmosphère de méfiance et de tension au sein de l'organisation. Pour que les employés soient satisfaits tout en gardant le cap sur la gestion des congés, du personnel et des bénévoles, suivez ces cinq bonnes pratiques.
1. Communiquer sur les raisons pour lesquelles les employés doivent suivre leur temps de travail
Il ne suffit pas d'intégrer un nouveau logiciel ou de mettre en place une feuille de calcul pour le suivi des vacances et des congés maladie. Vous devrez également le présenter à vos employés.
Expliquez pourquoi vous avez besoin de ces données, comment elles seront utilisées, démontrez leur valeur pour votre organisation et encouragez les employés à continuer à comptabiliser leur temps. Précisez clairement que vous ne faites pas cela pour contrôler les employés et que les feuilles de temps ne seront pas utilisées pour évaluer la qualité du travail ou les performances des employés.
Une fois que les gens auront compris pourquoi le suivi est important, il sera beaucoup plus facile d'amener les employés à adopter le système - s'ils peuvent voir les avantages pour votre association, ils pourraient même vous aider davantage à obtenir les données dont vous avez besoin !
Veillez à ce que les employés remplissent les feuilles de temps à la fin de chaque journée - plutôt qu'à la fin de la semaine. La saisie d'un grand nombre d'heures en une seule fois prend plus de temps et est moins précise, car beaucoup ne se souviendront pas du temps exact passé sur les tâches et perdront du temps à consulter leurs calendriers et leurs courriels.
Même si vous avez l'impression de demander à vos employés de faire quelque chose tous les jours (plutôt qu'une fois par semaine), plus tôt la feuille de temps est remplie, mieux c'est pour tout le monde.
Une stratégie utile pour saisir le temps consiste à noter tout ce que vous voulez faire au début de la journée et, à la fin de la journée, à vérifier la liste et à saisir les temps approximatifs pour chaque activité.
3. Rendre les données de suivi du temps transparentes
Dans la mesure du possible, assurez la transparence de vos données de suivi du temps. Bien qu'il soit judicieux de limiter le nombre de personnes autorisées à consulter certaines entrées, essayez de mettre ces données à la disposition de tous les employés afin de favoriser une culture de la transparence. Cela aidera également les employés à suivre facilement les vacances ou les congés de maladie des autres et à mieux planifier. (Il n'y a pas de mal à limiter certaines données aux administrateurs en cas d'informations privées).
Cela peut également aider votre équipe à adopter plus rapidement les feuilles de temps, puisqu'elle peut voir ce que les autres remplissent et être motivée pour faire de même. Si votre équipe aime la compétition, activez le tableau de bord de l'équipe pour que les gens puissent voir qui a suivi le plus de temps. Un peu de compétition est une bonne chose, tant qu'il n'y a pas de récompense extrinsèque.
4. Normaliser et documenter le processus
Une fois que le suivi du temps fait partie de votre routine quotidienne, pensez à normaliser le processus en définissant des attentes claires.
Vous pouvez également documenter le processus et créer une politique ou un guide de suivi du temps. Cela sera utile pour les nouveaux employés ou les fournisseurs externes qui doivent également suivre le temps sur votre logiciel ou votre feuille de calcul.
Un document de normalisation doit répondre à des questions utiles telles que
- Comment classer le temps que je consacre à la rédaction de courriels ?
- Qu'en est-il de l'aide apportée aux autres ? Dois-je également comptabiliser ce temps ?
- Comment comptabiliser le temps que je passe à jongler avec plusieurs projets ?
- Que se passe-t-il si je fais des recherches liées à deux projets différents ?
Commencez à travailler sur le document dès que vous avez mis en place un système de base, afin qu'il soit facile à mettre à jour par la suite.
5. Être ouvert au retour d'information et au changement
La gestion des bénévoles et le suivi du temps de travail ne sont pas une science exacte. Comme pour tout nouveau programme ou politique que vous mettez en œuvre, soyez prêt à faire des ajustements et des concessions en cours de route.
Il est important d'être à l'écoute de vos employés et de leurs difficultés, car ce sont eux qui utilisent ce système. Vous serez en mesure d'identifier et de corriger les problèmes avec plus de précision si les employés savent que vous les écoutez.
La mise en œuvre du suivi du temps dans la routine de travail de votre entreprise peut être un défi - nous espérons que cela vous a aidé !
Si vous envisagez d'utiliser un logiciel pour le suivi des vacances et des congés maladie, PartnerHR est une excellente option pour rationaliser et automatiser l'intégration des nouveaux employés et bénévoles. Le premier mois est gratuit à 100 % et le prix ne s'élève qu'à 20 $/mois par la suite, de sorte que vous n'avez pas besoin d'un gros budget pour commencer.
Comment utiliser le modèle excel de suivi des vacances et des congés maladie ?
- Téléchargez le modèle Excel de suivi des vacances et des congés maladie.
- Ouvrir Microsoft Excel
- Changez le nom de l'organisation à but non lucratif dans le champ Nom du fichier et enregistrez votre fichier dans un dossier approprié.
- Rouvrez le fichier et commencez à saisir les noms et les détails de vos employés et de vos projets ! projets !
Comment utiliser la feuille de calcul gratuite pour les vacances et les congés de maladie (Google Docs) ?
- Cliquez ici pour ouvrir la feuille de calcul gratuite pour le suivi des vacances et des congés maladie sur Google Docs.
- Si vous n'êtes pas encore connecté à Gmail, connectez-vous ou créez un compte.
- Pour commencer à modifier votre feuille de calcul de suivi des congés payés et des congés maladie, allez dans Fichier et sélectionnez Faire une copie. Cela vous permettra d'ouvrir le modèle sur votre propre disque dur afin de le modifier.
- Renommez le fichier pour y inclure le nom de votre organisation et commencez à remplir la feuille de calcul !
