Le publipostage permet aux destinataires de tenir votre lettre dans leurs mains, car il s'agit d'un objet tangible qu'ils peuvent lire, et si votre contenu est percutant... vous avez créé un gagnant !
Pourquoi les petites organisations à but non lucratif ne tirent-elles pas parti de la puissance du publipostage en ce moment ? Ne comprennent-elles pas son potentiel financier ?
Ces questions méritent d'être posées, ne serait-ce que parce que les réponses peuvent améliorer les revenus des petits groupes à but non lucratif, et probablement aussi des plus grands.
Assurez-vous de ne pas manquer d'étapes importantes dans le processus d'intégration en suivant les meilleures pratiques et en utilisant des listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles, et en suivant les meilleures pratiques.
Quelles sont les organisations à but non lucratif qui ont besoin d'un processus d'intégration ?
Toutes les organisations à but non lucratif peuvent bénéficier d'un processus clair et organisé d'accueil et de sélection des bénévoles et du personnel, mais il y a certains scénarios où cela est particulièrement important.
Les organisations à but non lucratif qui recrutent beaucoup de personnel et de bénévoles en même temps
Lorsqu'il s'agit d'intégrer de nombreux employés et bénévoles à la fois, il est facile d'oublier certaines étapes du processus d'intégration, en particulier si les délais sont serrés. Nous savons tous qu'il est facile d'oublier quelque chose lorsque l'on est très occupé et que l'on doit agir rapidement pour que les nouveaux employés et bénévoles soient opérationnels.
Les organisations à but non lucratif qui recrutent plusieurs bénévoles et membres du personnel en même temps sont les suivantes :
- Camps d'été pour l'intégration du personnel et des bénévoles en tant que conseillers de camp ou à d'autres postes
- Les théâtres locaux recrutent du personnel et des bénévoles pour la saison à venir
- Les banques alimentaires et vestimentaires qui recrutent une aide saisonnière pour les fêtes de fin d'année et qui ont besoin de recruter rapidement du personnel et des bénévoles.
Les organisations à but non lucratif qui soutiennent les populations vulnérables
La sélection des bénévoles et l'intégration des nouveaux employés sont très importantes pour les organisations à but non lucratif qui soutiennent les populations vulnérables, comme les organisations de services sociaux, les écoles ou les églises. Il est particulièrement important pour ces organisations à but non lucratif de prendre des mesures pour protéger leurs bénéficiaires et leurs clients, ainsi que pour la gestion des risques organisationnels.
Pour ces organisations, une étape manquée dans le processus d'intégration du personnel ou des bénévoles peut avoir des conséquences très graves pour l'organisation elle-même et pour la communauté qu'elle sert.
Les organisations qui doivent prendre des précautions supplémentaires en matière d'intégration du personnel et des bénévoles sont les suivantes :
- Les écoles
- Églises
- Programmes pour la jeunesse
- Refuges et organisations de services sociaux
Il est important pour toutes les organisations à but non lucratif de suivre les meilleures pratiques pour l'intégration des nouveaux employés et des bénévoles, mais c'est particulièrement important pour les organisations à but non lucratif qui servent des populations vulnérables.
Les organisations à but non lucratif qui soutiennent les populations vulnérables
Ce que vous devez inclure dans votre formation initiale varie en fonction de votre organisation et peut varier d'un poste à l'autre.
Si vous utilisez un logiciel d'intégration comme PartnerHR avec des plans d'action d'intégration automatisés, vous pouvez concevoir vos propres listes de contrôle d'intégration et inclure des étapes propres à votre organisation.
Voici quelques étapes standard que vous voudrez inclure dans vos listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles afin de suivre les meilleures pratiques.
1. Sélection et vérification des antécédents
Il est important d'inclure la vérification des antécédents dans le processus d'intégration du nouveau personnel et des bénévoles pour la gestion des risques et, plus important encore, pour la protection de la communauté que vous soutenez.
Déterminez le niveau de contrôle nécessaire pour protéger votre organisation à but non lucratif, vos clients et vos bénéficiaires, et veillez à ce que ces étapes soient incluses dans vos politiques d'intégration du nouveau personnel et des bénévoles.
2. La formation
Déterminez la formation dont chaque personne a besoin et incluez les étapes de sa mise en place dans vos politiques d'intégration. Par exemple, le responsable du recrutement doit-il organiser une formation avec le service informatique pour passer en revue les systèmes et équipements techniques ?
Votre organisation peut avoir d'autres formations à organiser, par exemple sur le harcèlement ou la sécurité au travail.
3. Visites de sites
Les nouveaux employés et bénévoles se sentiront beaucoup plus à l'aise si vous incluez une visite du site dans votre processus d'intégration.
La visite des lieux doit porter sur les éléments de sécurité importants, comme les sorties de secours et l'emplacement des trousses de premiers secours, mais aussi sur des éléments utiles, comme l'emplacement de la salle de repos ou de la cuisine et l'emplacement de certains services dans le bureau.
4. Technologie et comptes d'utilisateurs
Lorsque votre organisation intègre un nouvel employé, et dans certains cas de nouveaux bénévoles, vous devez leur créer un compte de messagerie et leur donner accès aux plates-formes utilisées par votre organisation à but non lucratif.
Vous devrez également leur fournir le matériel dont ils ont besoin, comme un ordinateur et des accessoires.
Votre processus d'intégration doit indiquer clairement quels comptes et équipements informatiques et techniques sont nécessaires. Vous devez également préciser quand ils doivent être mis en place par le service informatique et qui est responsable de la formation du personnel et des bénévoles aux systèmes et aux logiciels.
5. Mise en place des avantages sociaux et de la paie (pour le personnel)
La mise en place des avantages sociaux et de la paie fait partie intégrante de l'intégration des nouveaux employés et l'administrateur des ressources humaines de votre organisation est probablement très familier avec les exigences en la matière.
Cependant, en intégrant ces étapes dans votre processus d'intégration des nouveaux employés, vous vous assurerez de ne rien manquer !
- Assurez-vous que toutes les étapes nécessaires à la mise en place des comptes de paie et d'avantages sociaux sont effectuées par les RH.
- Inclure une formation pour le personnel sur les politiques de paie, la couverture des avantages sociaux et les politiques de vacances.
- Veillez à ce que les nouveaux employés soient au courant des formalités administratives qu'ils doivent remplir et à ce qu'ils aient accès à leurs comptes en ligne afin de pouvoir se connecter aux portails en ligne.
6. Signature des politiques
Vous devriez avoir une liste de politiques dans le cadre de l'intégration des nouveaux employés ou des bénévoles. Les politiques aident les nouveaux employés et les bénévoles à comprendre ce que l'on attend d'eux, et le fait d'avoir ces politiques signées dans les dossiers est utile pour votre organisation.
Voici quelques exemples de politiques d'intégration du personnel et des bénévoles :
- Politiques en matière de médias sociaux
- Utilisation des ordinateurs et de l'équipement de l'entreprise
- Politiques en matière de harcèlement et d'agression
- Politiques de vacances
- Politiques relatives aux frais remboursables
- Politiques de confidentialité et accords de non-divulgation
Exemples de listes de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants
Liste de contrôle pour l'intégration du nouveau personnel (général)
Comment gérer le processus d'intégration
Il ne fait aucun doute que l'intégration du personnel et des bénévoles comporte de nombreuses étapes si l'on suit les meilleures pratiques en la matière.
Utiliser un logiciel RH
Il ne fait aucun doute qu'en matière d'intégration du personnel et des bénévoles, les étapes sont nombreuses si l'on suit les meilleures pratiques d'intégration. logiciel RH pour les organisations communautaires comme PartnerHR, qui intègre des listes de contrôle automatisées intégrées pour vous aider à faire en sorte que les nouveaux employés et bénévoles soient rapidement opérationnels.
PartnerHR vous permet également de créer votre propre liste de contrôle personnalisée pour les besoins uniques de votre organisation non lucrative. Par exemple, voici un exemple de liste de contrôle pour l'intégration d'un bénévole dans un camp :
- Interview
- Contrôle des références
- Vérification des antécédents judiciaires
- Création d'un compte de messagerie
- Signer les politiques en matière de bénévolat
- Formation et orientation de 3 jours
- Visite du camping
Quel que soit votre processus d'intégration, l'omission d'une étape - en particulier la sélection et la vérification des antécédents - peut s'avérer désastreuse pour votre organisation.
Un logiciel RH est le meilleur moyen de gérer vos différentes listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles, afin de garantir que le processus est normalisé et rationalisé, et que les étapes importantes ne sont pas oubliées.
L'utilisation d'un logiciel RH pour les organisations non gouvernementales permet également de s'assurer que.. :
- Les responsables du recrutement contrôlent le processus, tout en permettant aux RH d'exercer une surveillance efficace sans être impliquées à chaque étape.
- Toutes les étapes sont complétées par des listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles.
- Vous recevez des rappels lorsque des éléments tels que les vérifications d'antécédents doivent être renouvelés, de sorte que rien n'est oublié.
- vous pouvez superviser l'ensemble de l'intégration et identifier les points de blocage
- Les documents d'intégration du personnel et des bénévoles sont stockés dans un endroit sécurisé.
Conserver les dossiers dans un endroit sûr
Le processus d'intégration comprend de nombreux documents que les nouveaux employés et bénévoles doivent remplir et signer, ainsi que d'autres documents tels que les vérifications des antécédents que votre association doit conserver dans ses dossiers.
Comme ces documents contiennent des informations personnelles, ils doivent être conservés dans un endroit sûr. Il est également important que votre association conserve ces documents, même lorsque la personne ne travaille plus pour elle, au cas où un incident surviendrait.
La conservation des documents papier prend beaucoup de place, ils peuvent être difficiles d'accès et ne sont pas sécurisés. Les dossiers électroniques, stockés dans un endroit sûr et sécurisé, sont le meilleur moyen pour votre association de gérer les documents d'accueil.
Pourquoi avez-vous besoin d'un processus d'intégration ?
Le processus d'intégration comprend de nombreux documents que les nouveaux employés et bénévoles doivent remplir et signer, ainsi que d'autres documents tels que les vérifications des antécédents que votre association doit conserver dans ses dossiers.
Comme ces documents contiennent des informations personnelles, ils doivent être conservés dans un endroit sûr. Il est également important que votre association conserve ces documents, même lorsque la personne ne travaille plus pour elle, au cas où un incident surviendrait.
La conservation des documents papier prend beaucoup de place, ils peuvent être difficiles d'accès et ne sont pas sécurisés. Les dossiers électroniques, stockés dans un endroit sûr et sécurisé, sont le meilleur moyen pour votre association de gérer les documents d'accueil.
Gestion des risques
En cas d'incident impliquant un membre du personnel ou un bénévole de votre organisation, il est important que vous disposiez d'une trace de la sélection et de l'intégration de cette personne au cours du processus d'intégration des bénévoles ou du personnel.
Des politiques et des processus appropriés de sélection, d'intégration et de tenue de dossiers sont un élément important de la gestion des risques de votre association. sont un élément important de la gestion des risques de votre association. Ceci est particulièrement important pour les associations dont le personnel et les bénévoles travaillent avec des populations vulnérables comme les enfants.
Maintenir la réputation de la profession
Un processus d'intégration et de sélection efficace et approfondi donne également à votre organisation une image professionnelle et organisée aux yeux des nouveaux employés et bénévoles. Elle permet également de s'assurer que les nouveaux employés et bénévoles reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin au cours du processus d'intégration pour être prêts à réussir.
Cela permettra de fidéliser le personnel et les bénévoles et contribuera à donner une bonne réputation à votre organisation à but non lucratif. Votre personnel et vos bénévoles diront à leurs amis à quel point il est agréable de travailler pour votre organisation et pourront recommander à leurs amis d'occuper des postes d'employés ou de bénévoles au sein de votre organisation.
Pour les organisations à but non lucratif qui doivent intégrer un grand nombre d'employés et de bénévoles en même temps, il est important de mettre en place un processus d'intégration.
Dans ce guide, nous incluons des listes de contrôle pour l'intégration du personnel, des listes de contrôle pour l'intégration des bénévoles, et d'autres listes de contrôle pour l'intégration que vous pouvez utiliser dans votre organisation à but non lucratif. Nous présentons également quelques bonnes pratiques pour gérer le processus d'intégration, afin que les nouveaux employés et bénévoles soient rapidement opérationnels.
Assurez-vous de ne pas manquer d'étapes importantes dans le processus d'intégration en suivant les meilleures pratiques et en utilisant des listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles, et en suivant les meilleures pratiques.
Quelles sont les organisations à but non lucratif qui ont besoin d'un processus d'intégration ?
Chaque organisation à but non lucratif peut bénéficier d'un processus clair et organisé d'accueil et de sélection des bénévoles et du personnel, mais dans certains cas, ce processus est particulièrement important.
Les organisations à but non lucratif qui recrutent beaucoup de personnel et de bénévoles en même temps
Lorsqu'il s'agit d'intégrer de nombreux employés et bénévoles à la fois, il est facile d'oublier certaines étapes du processus d'intégration, en particulier si les délais sont serrés. Nous savons tous qu'il est facile d'oublier quelque chose lorsque l'on est très occupé et que l'on doit agir rapidement pour que les nouveaux employés et bénévoles soient opérationnels.
Les organisations à but non lucratif qui recrutent plusieurs bénévoles et membres du personnel en même temps sont les suivantes :
- Camps d'été pour l'intégration du personnel et des bénévoles en tant que conseillers de camp ou à d'autres postes
- Les théâtres locaux recrutent du personnel et des bénévoles pour la saison à venir
- Les banques alimentaires et vestimentaires qui recrutent une aide saisonnière pour les fêtes de fin d'année et qui ont besoin de recruter rapidement du personnel et des bénévoles.
Les organisations à but non lucratif qui soutiennent les populations vulnérables
La sélection des bénévoles et l'intégration des nouveaux employés sont très importantes pour les organisations à but non lucratif qui soutiennent les populations vulnérables, comme les organisations de services sociaux, les écoles ou les églises. Il est particulièrement important pour ces organisations à but non lucratif de prendre des mesures pour protéger leurs bénéficiaires et leurs clients, ainsi que pour la gestion des risques organisationnels.
Pour ces organisations, une étape manquée dans le processus d'intégration du personnel ou des bénévoles peut avoir des conséquences très graves pour l'organisation elle-même et pour la communauté qu'elle sert.
Les organisations qui doivent prendre des précautions supplémentaires en matière d'intégration du personnel et des bénévoles sont les suivantes :
- Les écoles
- Églises
- Programmes pour la jeunesse
- Refuges et organisations de services sociaux
Il est important pour toutes les organisations à but non lucratif de suivre les meilleures pratiques pour l'intégration des nouveaux employés et des bénévoles, mais c'est particulièrement important pour les organisations à but non lucratif qui servent des populations vulnérables.
Ce qu'il faut inclure dans l'intégration du personnel et des bénévoles
Ce que vous devez inclure dans votre formation initiale varie en fonction de votre organisation et peut varier d'un poste à l'autre.
Si vous utilisez un logiciel d'intégration comme PartnerHR avec des plans d'action d'intégration automatisés, vous pouvez concevoir vos propres listes de contrôle d'intégration et inclure des étapes propres à votre organisation.
Voici quelques étapes standard que vous voudrez inclure dans vos listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles afin de suivre les meilleures pratiques.
1. Sélection et vérification des antécédents
Il est important d'inclure la vérification des antécédents dans le processus d'intégration du nouveau personnel et des bénévoles pour la gestion des risques et, plus important encore, pour la protection de la communauté que vous soutenez.
Déterminez le niveau de contrôle nécessaire pour protéger votre organisation à but non lucratif, vos clients et vos bénéficiaires, et veillez à ce que ces étapes soient incluses dans vos politiques d'intégration du nouveau personnel et des bénévoles.
2. La formation
Déterminez la formation dont chaque personne a besoin et incluez les étapes de sa mise en place dans vos politiques d'intégration. Par exemple, le responsable du recrutement doit-il organiser une formation avec le service informatique pour passer en revue les systèmes et équipements techniques ?
Votre organisation peut avoir d'autres formations à organiser, par exemple sur le harcèlement ou la sécurité au travail.
3. Visites de sites
Les nouveaux employés et bénévoles se sentiront beaucoup plus à l'aise si vous incluez une visite du site dans votre processus d'intégration.
La visite des lieux doit porter sur les éléments de sécurité importants, comme les sorties de secours et l'emplacement des trousses de premiers secours, mais aussi sur des éléments utiles, comme l'emplacement de la salle de repos ou de la cuisine et l'emplacement de certains services dans le bureau.
4. Technologie et comptes d'utilisateurs
Lorsque votre organisation intègre un nouvel employé, et dans certains cas de nouveaux bénévoles, vous devez leur créer un compte de messagerie et leur donner accès aux plates-formes utilisées par votre organisation à but non lucratif.
Vous devrez également leur fournir le matériel dont ils ont besoin, comme un ordinateur et des accessoires.
Votre processus d'intégration doit indiquer clairement quels comptes et équipements informatiques et techniques sont nécessaires. Vous devez également préciser quand ils doivent être mis en place par le service informatique et qui est responsable de la formation du personnel et des bénévoles aux systèmes et aux logiciels.
5. Mise en place des avantages sociaux et de la paie (pour le personnel)
La mise en place des avantages sociaux et de la paie fait partie intégrante de l'intégration des nouveaux employés et l'administrateur des ressources humaines de votre organisation est probablement très familier avec les exigences en la matière.
Cependant, en intégrant ces étapes dans votre processus d'intégration des nouveaux employés, vous vous assurerez de ne rien manquer !
- Assurez-vous que toutes les étapes nécessaires à la mise en place des comptes de paie et d'avantages sociaux sont effectuées par les RH.
- Inclure une formation pour le personnel sur les politiques de paie, la couverture des avantages sociaux et les politiques de vacances.
- Veillez à ce que les nouveaux employés soient au courant des formalités administratives qu'ils doivent remplir et à ce qu'ils aient accès à leurs comptes en ligne afin de pouvoir se connecter aux portails en ligne.
6. Signature des politiques
Vous devriez avoir une liste de politiques dans le cadre de l'intégration des nouveaux employés ou des bénévoles. Les politiques aident les nouveaux employés et les bénévoles à comprendre ce que l'on attend d'eux, et le fait d'avoir ces politiques signées dans les dossiers est utile pour votre organisation.
Voici quelques exemples de politiques d'intégration du personnel et des bénévoles :
- Politiques en matière de médias sociaux
- Utilisation des ordinateurs et de l'équipement de l'entreprise
- Politiques en matière de harcèlement et d'agression
- Politiques de vacances
- Politiques relatives aux frais remboursables
- Politiques de confidentialité et accords de non-divulgation
Exemples de listes de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants
Liste de contrôle pour l'intégration du nouveau personnel (général)
Liste de contrôle pour l'intégration des nouveaux bénévoles (général)
Liste de contrôle pour l'intégration du personnel saisonnier
Liste de contrôle pour l'intégration des bénévoles dans les événements
Comment gérer le processus d'intégration
Il ne fait aucun doute que l'intégration du personnel et des bénévoles comporte de nombreuses étapes si l'on suit les meilleures pratiques en la matière.
Utiliser un logiciel RH
Maîtrisez le processus d'intégration grâce à un logiciel RH pour organisations communautaires comme PartnerHR, qui intègre des listes de contrôle automatisées pour aider les nouveaux employés et bénévoles à être rapidement opérationnels.
PartnerHR vous permet également de créer votre propre liste de contrôle personnalisée pour les besoins uniques de votre organisation non lucrative. Par exemple, voici un exemple de liste de contrôle pour l'intégration d'un bénévole dans un camp :
- Interview
- Contrôle des références
- Vérification des antécédents judiciaires
- Création d'un compte de messagerie
- Signer les politiques en matière de bénévolat
- Formation et orientation de 3 jours
- Visite du camping
Quel que soit votre processus d'intégration, l'omission d'une étape - en particulier la sélection et la vérification des antécédents - peut s'avérer désastreuse pour votre organisation.
Un logiciel RH est le meilleur moyen de gérer vos différentes listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles, afin de garantir que le processus est normalisé et rationalisé, et que les étapes importantes ne sont pas oubliées.
L'utilisation d'un logiciel RH pour les organisations non gouvernementales permet également de s'assurer que.. :
- Les responsables du recrutement contrôlent le processus, tout en permettant aux RH d'exercer une surveillance efficace sans être impliquées à chaque étape.
- Toutes les étapes sont complétées par des listes de contrôle pour l'intégration du personnel et des bénévoles.
- Vous recevez des rappels lorsque des éléments tels que les vérifications d'antécédents doivent être renouvelés, de sorte que rien n'est oublié.
- vous pouvez superviser l'ensemble de l'intégration et identifier les points de blocage
- Les documents d'intégration du personnel et des bénévoles sont stockés dans un endroit sécurisé.
Conserver les dossiers dans un endroit sûr
Le processus d'intégration comprend de nombreux documents que les nouveaux employés et bénévoles doivent remplir et signer, ainsi que d'autres documents tels que les vérifications des antécédents que votre association doit conserver dans ses dossiers.
Comme ces documents contiennent des informations personnelles, ils doivent être conservés dans un endroit sûr. Il est également important que votre association conserve ces documents, même lorsque la personne ne travaille plus pour elle, au cas où un incident surviendrait.
La conservation des documents papier prend beaucoup de place, ils peuvent être difficiles d'accès et ne sont pas sécurisés. Les dossiers électroniques, stockés dans un endroit sûr et sécurisé, sont le meilleur moyen pour votre association de gérer les documents d'accueil.
Pourquoi avez-vous besoin d'un processus d'intégration ?
La meilleure façon de gérer l'intégration des nouveaux membres du personnel et des bénévoles est de mettre en place un processus clair de sélection et d'intégration.
Vous devez mettre en place un processus pour vous assurer que chaque étape du processus est respectée. Si des étapes sont sautées ou manquées, cela peut être désastreux pour votre organisation.
Gestion des risques
En cas d'incident impliquant un membre du personnel ou un bénévole de votre organisation, il est important que vous disposiez d'une trace de la sélection et de l'intégration de cette personne au cours du processus d'intégration des bénévoles ou du personnel.
Des politiques et des processus appropriés de sélection, d'intégration et de tenue de dossiers constituent une partie importante de la gestion des risques de votre association. Ceci est particulièrement important pour les associations dont le personnel et les bénévoles travaillent avec des populations vulnérables comme les enfants.
Maintenir la réputation de la profession
Un processus d'intégration et de sélection efficace et approfondi donne également à votre organisation une image professionnelle et organisée aux yeux des nouveaux employés et bénévoles. Elle permet également de s'assurer que les nouveaux employés et bénévoles reçoivent toutes les informations dont ils ont besoin au cours du processus d'intégration pour être prêts à réussir.
Cela permettra de fidéliser le personnel et les bénévoles et contribuera à donner une bonne réputation à votre organisation à but non lucratif. Votre personnel et vos bénévoles diront à leurs amis à quel point il est agréable de travailler pour votre organisation et pourront recommander à leurs amis d'occuper des postes d'employés ou de bénévoles au sein de votre organisation.
.png)