Le logiciel de gestion de la relation client à but non lucratif est la clé qui vous permettra d'accéder à l'actif le plus important de votre association : vos données. Un logiciel de gestion de la relation client ne se contente pas de stocker vos données, mais vous permet d'accéder à des fonctions clés telles que , des rapports et des requêtes, l'historique des dons, et bien d'autres choses encore.
Il y a tellement d'options sur le marché qu'il peut être difficile de choisir un CRM pour les organisations à but non lucratif. Il est difficile de savoir par où commencer, mais un processus organisé vous permettra de rester sur la bonne voie ! Ce guide vous donnera des étapes concrètes à suivre pour explorer vos options et choisir votre logiciel de CRM pour les organisations à but non lucratif.
Étape 1 : Former un comité de sélection
La première étape du choix de votre CRM à but non lucratif consiste à réunir un comité de sélection. Il s'agit d'une tâche importante et le fait de répartir le travail entre plusieurs personnes facilitera la détermination de vos besoins et le partage de la recherche.
C'est l'une des étapes les plus importantes. Voici quelques éléments à prendre en compte :
- Tous vos départements ou équipes ont besoin de quelque chose de différent du logiciel de CRM pour les organisations à but non lucratif que vous allez utiliser.
- Ne prenez pas cette décision importante en vase clos, votre CRM pour les organisations à but non lucratif affecte toutes les facettes de votre organisation, alors assurez-vous que tout le monde est impliqué.
- Un comité de sélection vous permettra de bénéficier de l'expérience et des connaissances de chaque personne en matière de logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou de logiciel d'adhésion pour les organisations à but non lucratif.
- Veillez à ce que votre personnel ait la possibilité de peser sur le CRM à but non lucratif que vous choisissez et à ce qu'il se sente écouté.
Conseils pour constituer votre comité de sélection :
Limitez autant que possible le nombre de participants. Vous avez probablement entendu l'expression "trop de cuisiniers dans la cuisine". Ce n'est pas parce que vous devez impliquer toutes les équipes que vous devez impliquer tous les membres de l'équipe.
- Demandez à 1 ou 2 personnes de ce département ou de cette équipe de se joindre à vous et de représenter les intérêts de l'ensemble de l'équipe.
- Il leur appartiendra de tenir leur équipe informée et de faire part au comité de leurs réactions ou de leurs questions.
Définir clairement les rôles: si quelqu'un est là pour représenter les finances, c'est la vision qu'il doit apporter. Désigner un chef de projet pour s'assurer que le processus progresse, respecte un calendrier et reste organisé.
- Cette personne organisera toutes les démonstrations et les réunions de discussion et recueillera les évaluations de l'ensemble du comité.
Équipes à inviter au comité de sélection :
- Développement des recettes/collecte de fonds
- Evénements
- Finances
- Gestion des technologies de l'information et des données
- Gestion des bénévoles
Selon la taille de votre association, il se peut que vous ne disposiez pas de tous ces services, ou que certaines de vos équipes soient polyvalentes et remplissent au moins deux des fonctions ci-dessous. Tant que vous avez couvert toutes les bases avec votre comité, vous serez prêts à prendre une décision ensemble.
Étape 2 : Déterminer vos besoins
Il existe de nombreux logiciels de gestion de la relation client (CRM) pour les organisations à but non lucratif sur le marché, et tous ne conviennent pas forcément à votre organisation. Certains CRM pour les organisations à but non lucratif offrent des outils et des fonctions très personnalisés, tandis que d'autres sont conçus pour être très personnalisables, comme par exemple Sumac CRM, qui offre de nombreuses options de personnalisation et d'extension..
Pour savoir quel logiciel CRM convient le mieux à votre association, vous devez d'abord comprendre ses besoins.
Veillez à effectuer cette partie du processus avec l'ensemble de votre comité de sélection afin de comprendre les besoins de chaque département. Demandez à chaque membre d'envoyer ses besoins spécifiques à votre chef de projet, qui les rassemblera dans un document consolidé.
Besoins à prendre en compte :
- Fonctionnalités. Quelles sont les données que le CRM doit contenir, quelles sont les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin ? Les fonctionnalités comprennent des éléments tels que
- Rapports et fonctions d'analyse
- Les requêtes et les critères que vous pouvez utiliser pour filtrer les données
- Intégrations avec d'autres systèmes tels que votre logiciel financier ou des plateformes en ligne
- L'importation et l'exportation, ou comment faire entrer et sortir vos données du CRM de votre association.
- Registres des électeurs. Combien en avez-vous et quels types d'électeurs devez-vous enregistrer ? Existe-t-il des champs spécifiques que les dossiers des administrés doivent contenir ?
- Personnalisation. Un logiciel de CRM pour les organisations à but non lucratif prêt à l'emploi sera-t-il suffisant ou devrez-vous le personnaliser pour qu'il réponde à vos besoins ?
- Formation et soutien du personnel. Aurez-vous besoin ou souhaiterez-vous des possibilités de formation continue pour votre personnel ? De quelle assistance technique votre personnel aura-t-il besoin au fur et à mesure qu'il utilisera le CRM ?
- Nombre d'utilisateurs uniques. Combien d'utilisateurs devront accéder à votre CRM pour organisations à but non lucratif et aurez-vous besoin de différents niveaux d'accès ou d'autorisations pour différents types d'utilisateurs ?
- Hébergement et sécurité des données. Cherchez-vous une solution basée sur le cloud ? Quelles sont les politiques de données de votre organisation qui peuvent affecter votre choix de CRM pour les organisations à but non lucratif ?
La définition de vos besoins inclut également celle de votre budget. Assurez-vous d'entamer le processus avec une idée concrète de ce que vous pouvez dépenser pour un CRM pour organisations à but non lucratif. Ainsi, vous aurez toujours cette idée en tête et vous ne tomberez pas amoureux d'un logiciel que vous ne pouvez pas vous permettre. Cela dit, ne vous laissez pas aveugler par le budget - n'optez pas pour un CRM qui ne répondra pas à tous vos besoins parce qu'il est bon marché !
Penser à long terme
Après avoir dressé la liste de vos besoins actuels, réfléchissez à ce dont vous pourriez avoir besoin dans quelques années. Votre CRM pour organisations à but non lucratif à but non lucratif est un outil que vous voudrez utiliser à long terme, et non pas quelque chose que vous voudrez changer à plusieurs reprises après seulement quelques années, car vous ne pourrez plus l'utiliser.
Bien sûr, il est impossible de savoir exactement ce dont vous aurez besoin à l'avenir, mais le fait d'en avoir une idée approximative vous aidera à choisir un CRM pour les organisations à but non lucratif qui convient à l'heure actuelle et qui contribuera à la croissance de votre organisation.
- Aurez-vous plus d'électeurs à l'avenir, cela vous coûtera-t-il plus cher ?
- Aurez-vous besoin de plus de comptes d'utilisateurs à l'avenir ? Aurez-vous besoin de différents niveaux d'accès pour ces nouveaux utilisateurs ?
- Souhaitez-vous disposer de rapports avancés et d'analyses prédictives pour améliorer le développement des revenus ?
- Souhaiterez-vous une intégration avec des outils de marketing en ligne et de marketing par courrier électronique, si vous n'en avez pas besoin pour l'instant ?
Établissez des priorités entre vos besoins et vos désirs
Une fois que vous avez défini vos besoins essentiels, il est temps de dresser la liste des fonctions que vous souhaitez, mais dont vous pouvez vous passer. Ces éléments ne sont pas indispensables, mais ils vous faciliteront la vie ou vous aideront à vous développer plus rapidement.
Assurez-vous de bien comprendre ce qui est nécessaire et ce qui est agréable. Si vous vous concentrez trop sur les souhaits, vous risquez de trouver un CRM pour les organisations à but non lucratif qui a l'air très bien et de vous rendre compte une fois qu'il est trop tard qu'il lui manque quelque chose de crucial pour votre organisation.
Pendant que vous établissez vos priorités, signalez les éléments que vous êtes prêt à payer plus cher si vous disposez d'un peu plus de budget et définissez ce que serait ce budget supplémentaire. Par exemple, êtes-vous prêt à payer un peu plus cher si cela signifie obtenir un CRM pour les organisations à but non lucratif qui a beaucoup d'automatisation intégrée.
Étape 3 : Élaborer un outil d'évaluation
Vous souvenez-vous des grilles d'évaluation que vous utilisiez à l'école ? Créez un document similaire pour noter chaque fournisseur de CRM en fonction de vos besoins. Cela vous permettra d'évaluer tous les fournisseurs de la même manière et d'effectuer des comparaisons rapides et efficaces avec votre comité de sélection.
En plus de la notation basée sur vos besoins définis à l'étape 2, vous devez également inclure :
- Convivialité. Vous souhaitez un outil intuitif et convivial pour votre personnel.
- Service clientèle, support technique. Serez-vous en mesure de contacter quelqu'un facilement si vous avez besoin d'aide et à quelle vitesse cette personne vous répondra-t-elle ? Certains éditeurs de logiciels de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratif proposent également des opportunités de formation et des ressources à leurs clients, comme des webinaires et du contenu en ligne.
- Fiabilité du fournisseur. Vous pouvez vous faire une idée de la fiabilité d'un fournisseur en lisant les avis et les commentaires sur des sites web tels que Capterraen discutant avec vos homologues du secteur ou en demandant des références aux fournisseurs.
- Sécurité. La confidentialité, la sécurité et la propriété sont des éléments importants à prendre en compte lors de l'achat d'un nouveau logiciel de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratif, car il va contenir les informations personnelles et l'historique des dons de vos administrés.
Étape 4 : Recherche de solutions
Une fois l'outil d'évaluation prêt, la recherche peut commencer. Commencez par ratisser large. Examinez une variété de logiciels de gestion de la relation client à but non lucratif à but non lucratif, afin de dresser une liste restreinte de logiciels de gestion de la relation client à considérer plus sérieusement.
Dressez une liste des CRM à but non lucratif à utiliser pour vos recherches :
- Demander des suggestions à votre comité de sélection
- Utilisation d'un moteur de recherche comme Google
- Demandez à vos relations dans d'autres organisations quels sont les logiciels de gestion des membres et de CRM qu'elles utilisent ou ont utilisés dans le passé.
Vous pouvez compléter vos recherches en consultant Le guide du consommateur des systèmes de gestion des donateurs à bas prix de NTEN et Idealware. Ce guide passe en revue et évalue plusieurs systèmes de gestion de la relation client (CRM) à bas prix pour les organisations à but non lucratif.
Étape 5 : Obtenir des démonstrations
Invitez les candidats présélectionnés à faire une démonstration de leur logiciel de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratif. Les démonstrations vous donnent l'occasion de voir le CRM en action. Cela vous permettra de voir directement si le CRM offre les fonctionnalités dont votre association a besoin.
Voici quelques conseils pour une démonstration réussie :
- Dressez une liste des caractéristiques que vous souhaitez voir présentées. Ainsi, vous n'oublierez aucun de vos incontournables lors de la présentation.
- Incluez votre comité de sélection afin qu'il puisse voir la démo complète et poser des questions.
- Évaluez après coup. Demandez à chaque membre de votre comité de remplir une évaluation juste après la démonstration, pendant qu'elle est encore fraîche.
Étape 6 : Choisir votre CRM pour organisations à but non lucratif
Rencontrez votre comité de sélection
Une fois les démonstrations terminées, organisez une réunion avec votre comité de sélection pour discuter et partager leurs évaluations. L'objectif de cette réunion est de prendre une décision sur le CRM à but non lucratif que vous choisirez.
Veillez à ce que vos discussions tournent autour de l'outil d'évaluation standardisé, car il vous aidera : Ne perdez pas de vue vos besoins. Évitez de vous laisser entraîner dans des discussions qui ne sont pas aussi importantes que votre liste de besoins prioritaires, comme l'apparence d'un système par rapport à son fonctionnement.
Prenez une décision si vous ne parvenez pas à un consensus. Il se peut que vous ne puissiez pas adhérer au premier choix de chacun, mais si vous choisissez un CRM pour organisations à but non lucratif qui correspond à vos priorités, vous disposerez d'un système qui répondra aux besoins de tout le monde. Donnez la priorité aux bons facteurs. Les fournisseurs de CRM pour les organisations à but non lucratif peuvent vous proposer des offres spéciales ou une prime à la signature lorsqu'ils savent qu'ils sont en concurrence avec vous. Tout le monde aime les bonnes affaires et cela peut être une bonne occasion d'accéder à des fonctionnalités supplémentaires ou à des prix spéciaux, mais ne sacrifiez pas vos besoins pour une affaire tape-à-l'œil.
Contactez tous les candidats de votre liste de présélection
Avant de communiquer la bonne nouvelle au fournisseur de CRM pour les organisations à but non lucratif que vous avez sélectionné, assurez un suivi auprès de chacun des candidats non retenus. Ces fournisseurs vous contacteront de toute façon, ne les laissez pas en suspens. Vous pouvez transformer une mauvaise nouvelle en une conversation positive.
- Dites-leur pourquoi. Soyez franc dans vos évaluations et dites-leur s'ils n'ont pas été en mesure de répondre à un besoin spécifique.
- Terminez sur une note positive. S'ils sont professionnels, ce qui est probablement le cas, ils ne vous feront pas sentir mal et se montreront aimables et compréhensifs. Après tout, il ne s'agit que d'affaires et non d'une affaire personnelle !
- Ne brûlez pas les ponts ! Ce n'est pas parce que ce CRM ne vous convenait pas qu'il ne s'agit pas d'un lien précieux pour vous et pour votre organisation.
Étape 7 : Transitions et prochaines étapes
Félicitations, vous avez obtenu votre nouveau CRM pour les organisations à but non lucratif ! Il est temps de passer au nouveau système et de l'intégrer à vos activités quotidiennes.
- Obtenez un plan de transition détaillé de la part de votre fournisseur de CRM pour les organisations à but non lucratif, y compris un calendrier.
- Travaillez avec votre nouveau partenaire sur les personnalisations dont votre association a besoin.
- Commencez à prendre les mesures internes nécessaires pour assurer la réussite de votre association.
- Organiser des sessions de formation avec votre personnel afin qu'il soit expert dans l'utilisation du nouveau système.
- Gardez l'œil ouvert sur les nouveaux automatismes et les innovations que votre équipe peut intégrer au fur et à mesure que votre connaissance de votre CRM pour les organisations à but non lucratif se développe.
Le choix d'un CRM pour les organisations à but non lucratif est une décision importante, qui peut sembler insurmontable. Ce nouvel outil va vous aider à stocker, suivre et tirer le meilleur parti de vos données. Les étapes de ce guide vous aideront à choisir le meilleur logiciel de gestion de la relation client à but non lucratif pour aider votre association à trouver le succès et la croissance pour les années à venir.
.png)