De nombreuses organisations ont déjà commencé à rédiger leur rapport de fin d'année à l'intention de leurs donateurs, investisseurs et autres parties prenantes. Voici sept étapes pour rédiger un rapport annuel parfait, qui vous permettra de vous démarquer :
1. Tout centrer sur les donateurs
L'une des plus grandes erreurs que les organisations répètent dans leur bulletin d'information et leur rapport annuel est qu'elles oublient de lier leurs donateurs à la réussite de l'organisation.
Selon Katya Andresen, spécialiste du marketing associatif, un thème récurrent consiste à placer les donateurs au centre du rapport, à en faire les héros de votre histoire et les vedettes de votre spectacle. Selon Katya, le fait d'accorder le mérite aux donateurs rend le rapport annuel incroyablement efficace, car vous leur montrez que leur soutien est vraiment important. Ce rapport annuel du Austin Children's Shelter fait un très bon travail dans ce sens !
N'oubliez jamais de relier vos donateurs, et leurs dons, à vos réalisations. Il est agréable de lire que Ryan a pu aller en seconde ou que 500 000 arbres ont été plantés dans la forêt tropicale, mais qui en est à l'origine ? Voici quelques exemples créatifs de la façon d'améliorer les titres et de donner du crédit :
- "Jerry de Brooklyn rencontre Mikey du Bronx : comment Jerry aide Mikey à réussir à l'école et comment Mikey apprend à Jerry à rester actif.
- "La durabilité de l'entreprise prend une toute nouvelle signification chez Prompt Marketing Inc : planter un arbre pour chaque délai respecté.
Les titres de ce type créent une unité et démontrent l'alignement entre les valeurs des organisations et les personnes qui soutiennent l'organisation.
Vous pouvez également envisager d'inclure une liste de donateurs dans votre rapport annuel. Si vous avez des centaines de sympathisants, Network for Good suggère de dresser la liste des donateurs par ordre alphabétique ou par tranche de montant de don.
2. Équilibre entre la narration et les statistiques
Un équilibre entre la narration et les statistiques est une bonne approche à adopter lors de la rédaction de votre rapport annuel.
Des statistiques telles que celles utilisées par Heart to Heart International permet de montrer l'impact de l'action.
Le rapport annuel 2016 de DREAMLe rapport annuel 2016 de DREAM fait également un usage incroyable des statistiques. DREAM commence son rapport par des statistiques simples et des images vibrantes. Moins, c'est plus. En incluant moins de statistiques, l'organisation peut déterminer les informations sur lesquelles elle souhaite attirer l'attention de ses lecteurs.
Dans les pages qui suivent, l'organisation met également en lumière les histoires de nombreux enfants qui ont eu la possibilité de recevoir une éducation grâce à son aide.
L'histoire de Kenny est une source d'inspiration et elle est restée courte et agréable. Avec l'aide de DREAM, Kenny fait partie de l'équipe sportive des Eagles. Il est maintenant sur la bonne voie pour devenir médecin. En revanche, sa sœur, présentée à la page précédente du rapport, s'est découvert une passion pour le softball. Elle veut devenir obstétricienne avec le soutien du personnel de DREAM et des tuteurs scolaires.
La narration peut assurer la continuité d'un rapport. Ce rapport annuel de Crisis fait un très bon travail de narration et vaut la peine d'être consulté.
3. Des appels à l'action subtils
Les appels à l'action dans votre rapport de fin d'année doivent être subtils. Lorsque vous saisissez l'occasion de remercier les donateurs et de leur faire part des progrès accomplis, l'accent doit être mis sur ce point, mais vous pouvez également profiter de l'occasion pour leur demander de continuer à donner. Voici quelques phrases créatives pour encourager les donateurs à continuer à vous soutenir :
Reconnaissez-les : "Vous avez rendu possibles les rêves de ces enfants et vous pouvez continuer à le faire en 2020.
Remerciez-les : "Nous vous sommes reconnaissants de votre soutien continu".
Incluez-les : "Ensemble, nous pouvons continuer à reboiser le Brésil.
Il ne s'agit pas d'appels à l'action explicites. Cependant, ils laissent entendre que votre organisation espère que les donateurs continueront à la soutenir dans les années à venir.
Là encore, DREAM fait un excellent travail en incluant et en reconnaissant ses partisans en les appelant "membres de l'équipe". Ils laissent entendre qu'ils réalisent quelque chose collectivement et que leurs progrès ne sont valables que dans la mesure où chaque membre contribue à leur objectif commun.
4. Utiliser des lignes de temps pour mettre en évidence les étapes importantes
Les lignes du temps sont une aide visuelle pratique pour communiquer les étapes mensuelles et trimestrielles de votre organisation. Elles encouragent également les concepteurs à garder l'information concise. (Il est difficile de trouver beaucoup de texte lisible dans une ligne du temps).
Les chronologies assurent la continuité d'une histoire ou montrent une séquence d'événements. La plupart des organisations ont de nombreux faits marquants au cours de l'année ; se contenter de les décrire peut être ennuyeux et la plupart des lecteurs risquent de ne pas terminer la lecture de la page.
Les matches de la Coupe du monde de football utilise un tableau chronologique défilant. Il montre les équipes qui ont accueilli et gagné la Coupe du monde de la FIFA par année.
5. Les espaces blancs contribuent grandement à l'élimination du désordre
Votre organisation contrôle ce que le lecteur retient de votre rapport de fin d'année. L'utilisation efficace des espaces blancs augmente la lisibilité du contenu, favorise les interactions entre le contenu et le lecteur (le fait réfléchir) et fait ressortir davantage vos appels à l'action.
Mettre l'accent sur l'espace blanc vous obligera également à choisir les informations à inclure dans votre rapport annuel. Un excès d'informations risque de submerger le lecteur et d'affecter le message qu'il souhaite faire passer.
L'Œuvre des Manoirs Ronald McDonald Œuvres des Manoirs Ronald McDonald font un excellent usage de l'espace blanc dans leur rapport annuel 2021. Toutes les deux pages, elles présentent une citation ou une statistique sur laquelle elles souhaitent attirer l'attention du lecteur.
Il existe deux outils gratuits qui proposent des milliers de modèles si la conception n'est pas votre fort. Les deux Adobe Spark et Canva facilitent la conception d'un rapport annuel d'aspect professionnel. Canva propose des modèles utiles, faciles à personnaliser en fonction de votre organisation, et son utilisation est gratuite.
6. Utiliser des images vibrantes et significatives
Dans le rapport annuel de DREAM, les images se concentrent sur les enfants qui bénéficient de leur programme et qui réussissent. L'utilisation d'images fortes comme celle-ci permet au lecteur de voir ce que votre organisation a accompli d'une manière que les mots n'auraient jamais pu faire. Ce type d'images personnalise la lecture et crée un lien émotionnel avec le lecteur.Ce type d'images personnalise l'expérience de lecture, crée un lien émotionnel avec le lecteur et laisse une impression durable.
7. Le rendre accessible
Le dernier conseil pour rédiger le rapport annuel parfait est de s'assurer qu'il se retrouve entre les mains des donateurs, car à quoi sert un rapport annuel brillamment rédigé si personne ne le lit ?
Bien que les pop-ups puissent être agaçants, ils sont très interactifs et constituent un excellent moyen d'informer les visiteurs d'un site web. Si votre rapport annuel est en ligne ou sur une page d'accueil interactive, les pop-ups sont des moyens efficaces de remercier les donateurs. Un arbre planté utilise des fenêtres contextuelles en bas à gauche de l'écran pour informer les visiteurs du site que quelqu'un vient de planter des arbres.
En créant une page d'atterrissage exclusivement pour votre rapport annuel, il est facile d'y envoyer des personnes par courrier électronique, par un lien retour sur votre site web ou par une carte postale. Vous pourriez même envisager d'en faire votre page d'accueil pendant quelques mois. Un excellent exemple est celui de Les filles qui codent a intégré son rapport annuel sur leur site web de manière interactive !
Tout dépend de la manière dont votre organisation décide de présenter ce que vous avez accompli et de votre définition de la réussite. Le dernier conseil de ce guide est de définir ce que votre organisation considère comme une réussite. Ce qui détermine le succès change d'une organisation à l'autre, et il est important que vos lecteurs sachent ce que le succès signifie pour vous, afin qu'ils sachent que vous y êtes arrivé et qu'ils continueront à soutenir votre organisation pour vous aider à y arriver à nouveau, année après année.
A propos de l'auteur: Sumac fait partie du réseau Societ.com une entreprise qui se consacre à la fourniture de logiciels et de services exceptionnels aux organisations à but non lucratif. Avec plus de 25 ans de service, Silent Partner a aidé des organisations à gérer plus de 3 millions de donateurs et de contacts à travers les Etats-Unis, le Canada, le Royaume-Uni et l'Europe. Pour en savoir plus.
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