Les consultants sont une ressource très précieuse pour les organisations à but non lucratif. Ils apportent une expertise et un regard neuf qui peuvent faire défaut à votre organisation et peuvent vous aider à surmonter des obstacles considérables.
Cependant, la relation est parfois délicate et, en fin de compte, les organisations à but non lucratif n'en tirent pas toujours tous les avantages. Dans cet article, des consultants expliquent ce qui les frustre et donnent quatre conseils précieux pour tirer le meilleur parti de cette relation et obtenir les résultats que vous souhaitez pour votre organisation.
1. Savoir où l'on se situe
Avant de chercher un consultant, vous devez avoir une bonne compréhension de la situation de votre organisation. Selon Kathleen Reich, chargée de programme pour l'efficacité organisationnelle à la Fondation David et Lucile Packardun organisme à but non lucratif "doit avoir une certaine connaissance de la santé de son organisation... Il doit savoir ce dont il a besoin".
Commencez donc à réfléchir au problème, à la situation que vous souhaitez atteindre et à la question de savoir si vous êtes prêt, d'un point de vue organisationnel et financier, à faire face à ce type de changement.
2. Trouver une bonne adéquation
Lorsque vous déciderez que vous êtes prêt, pensez à trouver un consultant qui s'adaptera bien à votre organisation. La consultation s'apparente à une relation. "Le processus doit être une responsabilité conjointe et partagée", explique M. Reich, ce qui revient à embaucher un employé. Vous devez vous assurer "qu'ils sont en phase avec la mission, la passion et la façon de travailler de l'organisation à but non lucratif".
Vous devez également vous assurer qu'il possède l'expertise dont vous avez besoin pour mener à bien votre mission. Aucun consultant ne peut effectuer toutes les tâches de conseil. Un consultant chargé d'intégrer un site web à une base de données est probablement une personne très différente d'un consultant capable de planifier une vaste campagne de collecte de fonds, alors assurez-vous de trouver un consultant qui possède l'expérience et l'expertise appropriées.
Enfin, trouver la bonne personne signifie également trouver quelqu'un qui corresponde à votre budget. Il ne sert à rien de faire appel à un consultant qui demande 250 dollars de l'heure, alors que vous savez pertinemment que c'est hors de votre budget.
3. Sachez ce que vous voulez et dites-le
Une fois que vous aurez choisi un consultant, vous passerez par un premier entretien et une phase de planification. Assurez-vous que vous et le consultant êtes d'emblée au clair sur ce qui doit être fait, le coût, la durée et les "produits livrables".
Si vous souhaitez un examen stratégique général, dites-le. Si vous avez besoin d'aide pour réaliser quelque chose de plus spécifique, dites-le. Il est très important d'être clair dès le départ. Cela vous permettra d'être tous les deux sur la même longueur d'onde et de vous assurer que le résultat correspond à vos attentes.
4. Être prêt pour le changement
L'une des plus grandes frustrations exprimées par les consultants est que les organisations à but non lucratif les engagent pour leur expertise, mais que leurs recommandations ne sont souvent pas adoptées. En voici un exemple :
L'un de nos clients a connu une défaillance catastrophique de son système financier, ce qui a nécessité la restauration de données financières à partir de sources archivées. Au début du processus de restauration, il a été découvert que les 8 derniers mois de données archivées étaient inutilisables en raison de défaillances du contrôle de qualité interne.
Après que nos consultants aient passé près de six mois à faire des recherches et à saisir à la main 14 mois de transactions financières, nous avons présenté à l'organisation une série de contrôles et de procédures internes visant à prévenir une telle catastrophe.
Au lieu de mettre en œuvre nos suggestions, ils ont ignoré le problème et ont continué à fonctionner comme avant. À ce stade, notre seule option était de rompre la relation, car nous ne pouvons pas aider des organisations qui n'écoutent pas ou ne veulent pas écouter les personnes qu'elles ont embauchées.
Bien sûr, il existe des raisons légitimes pour lesquelles cela se produit. Dans certains cas, l'organisation n'est pas en mesure d'adopter les changements parce qu'elle ne peut pas obtenir l'approbation interne ou parce qu'elle ne dispose pas des ressources nécessaires pour effectuer les changements.
Penelope Burk, présidente de Cygnus Applied Researchsouligne que, souvent, le conseil s'arrête aux recommandations et que le client doit se charger de la partie la plus difficile : la mise en œuvre des changements. Selon elle, les organisations à but non lucratif ont souvent besoin d'un autre consultant pour cela.
Dans certains cas, cependant, l'organisation n'est tout simplement pas prête pour le changement. Cette situation peut être frustrante pour les consultants qui s'investissent et veulent voir l'organisation réussir.
Selon M. Reich, être prêt signifie que le PDG, les cadres supérieurs et le conseil d'administration sont "réellement engagés dans un processus de changement", qu'ils investissent le temps, l'argent et l'énergie nécessaires et qu'ils sont prêts à "agir en fonction des recommandations du consultant".
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