Communiquer pendant COVID-19 : Un guide complet pour les organisations à but non lucratif et une liste de ressources

Par : Lisa Rupple, professionnelle de la communication à but non lucratif avec plus de 15 ans d'expérience dans l'élaboration de messages pour les organisations à but non lucratif et les fondations communautaires.

L'impact de l'épidémie mondiale de coronavirus et ses conséquences pour votre association peuvent changer en 24 heures. Que vous soyez directeur de la communication ou que la communication ne soit qu'une partie de votre description de poste, voici quelques conseils et un tour d'horizon des ressources pour vous aider.

Annulez votre contenu programmé dès maintenant

Annulez tous les messages programmés sur les médias sociaux, les courriels et les bulletins d'information. Vous ne voulez certainement pas envoyer des invitations pour un événement en avril qui a été annulé la semaine dernière.

Vous avez besoin de modèles liés au coronavirus pour vos communications imprimées et numériques ? Canva vous soutient.

Se familiariser avec la communication de crise

La communication en temps de crise est différente de votre travail quotidien.

Voici un ensemble complet de messages électroniques, textuels et de médias sociaux à remplir pour votre stratégie de communication avec les donateurs de Coronavirus.

Le Réseau de communication a compilé un kit de triage pour les communicateurs des organisations à but non lucratif. Il comprend des messages pour les situations auxquelles vous pourriez être confrontés aujourd'hui et dans les semaines à venir.

Prenez contact avec vos bailleurs de fonds

Vous n'êtes peut-être pas la personne de référence auprès des principaux bailleurs de fonds de votre association, mais ces ressources sont faciles à partager avec vos responsables de programme ou votre directeur général.

Les fondations sont également confrontées à l'ampleur de la situation et à ce qu'il convient de faire. La Fondation Rockefeller partage cet appel à contribution lancé par Openideo.com.

Les fondations relèvent le défi et nombre d'entre elles annoncent la création de fonds spéciaux en réponse à cette crise.

Adressez-vous à votre fondation communautaire locale, qui est géographiquement centrée sur la communauté desservie par votre organisation à but non lucratif. La TAG(Technology Association for Grantmakers) a récemment interrogé ses fondations membres pour savoir comment elles réagissaient.

Que peut faire de plus la #philanthropie à la lumière du #COVID19? Ajouter des fonds opérationnels, lever les restrictions et créer des fonds de réponse rapide. Bravo aux #communityfoundations qui montrent la voie en renforçant les capacités locales. pic.twitter.com/GBrP8O16SG - Technology Association of Grantmakers (@tagtechorg) March 17, 2020

S'inscrire aux webinaires pour les organisations à but non lucratif sur la réponse à l'épidémie de coronavirus

Il se peut que vous lisiez ceci après que ces émissions aient été diffusées en direct, mais vous pouvez toujours vous inscrire pour visionner les enregistrements ou les consulter une fois qu'ils auront été publiés.

• Rejoignez Tech Impact et 501 Commons pour découvrir les outils technologiques permettant d'adapter vos opérations et votre mission.
• Le réseau de communication a organisé un webinaire avec un expert en maladies infectieuses pour aider les responsables des communications à réagir avec précision et à éviter la désinformation.
• TechSoup a mis en ligne l'enregistrement de son récent webinaire sur les outils, les stratégies et les ressources permettant aux organisations à but non lucratif de gérer les travailleurs à distance.
• CharityHowTo organise une série de webinaires sur ce que vous devez savoir sur le report et l'annulation d'événements.

Après avoir annulé votre événement, pensez à tous les 2020

La plupart des activités de collecte de fonds et des programmes sont maintenant annulés pour mars et avril. Mais il est sans doute judicieux d'envisager le reste de l'année et de prévoir des plans d'urgence.

Si vous devez annuler votre événement, voici des conseils pour convertir éventuellement les ventes de billets en dons.

Vous avez un programme en personne qui se transforme en webinaire ? Voici un guide pour l'organisation d'un atelier en ligne.

Comment parler du coronavirus à vos donateurs ?

En temps de crise, l'action peut être un excellent moyen de soulager l'anxiété. Aidez vos donateurs à canaliser cette énergie vers l'action. L'expertise de votre association peut vous permettre de les informer sur l'impact du coronavirus. Par exemple, si votre mission porte sur l'insécurité alimentaire, expliquez-leur comment les achats de panique peuvent affecter les gens autour d'eux.

Lorsque vous faites des provisions pour #SocialDistancing... Si vous voyez un produit étiqueté "WIC", veuillez choisir une autre marque. Les personnes qui dépendent des produits WIC pour nourrir leurs enfants ne le peuvent pas. Nous sommes tous dans le même bateau 🙏🏾 pic.twitter.com/3OwhR650m4 - kerry washington (@kerrywashington) 16 mars 2020

Le simple fait de prendre des nouvelles de vos donateurs est d'une importance capitale en ce moment. Voici un script d'appel de Pamela Grow pour vous aider.

Aidez vos donateurs à comprendre que la demande pour les services que vous fournissez va augmenter de façon exponentielle et qu'ils peuvent vous aider à répondre à ce besoin. Faire un don en ligne à votre organisation (au lieu de déposer de la nourriture à la banque alimentaire, par exemple) est un moyen beaucoup plus souple et immédiat d'aider et est parfait pour la distanciation sociale.

Définir votre bureau à domicile

Si, comme beaucoup, vous êtes novice en matière de travail à distance, il se peut que vous travailliez pour l'instant depuis la table de la cuisine. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe des tonnes de ressources en matière de bureaux virtuels.

• TechSoup a rassemblé des ressources non lucratives pour le travail à distance pendant l'épidémie de COVID-19.
• Creative Commons est une organisation à but non lucratif entièrement délocalisée et a expliqué son mode de fonctionnement dans cet article très utile.

• Si vous utilisez Microsoft Office, l'entreprise vient de mettre gratuitement à la disposition des organisations à but non lucratif l'outil Teams pour faciliter la transition vers une équipe distribuée.
• NTEN est une excellente ressource pour tout ce qui concerne la technologie et les organisations à but non lucratif. Il organise une série d'appels communautaires pour approfondir la question du travail à distance.
• FlexJobs fournit de nombreux conseils à ceux qui débutent dans la gestion d'équipes à distance et l'organisation de réunions.

Votre fil d'actualité LinkedIn est probablement rempli de personnes qui proposent de partager des conseils et même des photos de leur bureau à domicile. Vous pouvez également rechercher ces hashtags : #remotework #nonprofit #nptech #virtualteams

Se familiariser avec la gestion d'équipes virtuelles

Avec toute cette distanciation sociale, vous pourriez avoir besoin de quelques recommandations de livres.

À distance : Le bureau n'est pas nécessaire par Jason Fried, David Heinemeier Hansson, l'équipe qui a créé Basecamp, le logiciel de gestion de projet SaaS.

The Unashamed Guide to Virtual Management, par Ben Bisbee et Kathy Wisniewski, pour la gestion des employés virtuels. Ben Bisbee a une longue expérience dans le secteur à but non lucratif et propose une approche légère de cette nouvelle normalité que nous sommes tous en train de découvrir.

Consacrer du temps au développement professionnel

Vous voulez vous tenir au courant des derniers conseils concernant les subventions publicitaires de Google pour les organisations à but non lucratif ou la stratégie numérique ? Les généreux membres du NTEN ont offert un espace aux présentateurs de sa conférence, désormais annulée, pour qu'ils puissent publier leurs présentations. Tout cela gratuitement.

Pour le reste, voici des méga-listes pour COVID-19 et les organisations à but non lucratif

• Répondre à l'épidémie de coronavirus de Philanthropy.com

• Les organisations à but non lucratif et le coronavirus, COVID-19 du National Council of Nonprofits (Conseil national des organisations à but non lucratif)
• Beth Kanter a également dressé une liste de ressources pour les organisations à but non lucratif pour le COVID-19, y compris des ressources d'autosoins, et recommande d'utiliser #NPCOVID19.

Comme toujours, consultez le blog Sumac et abonnez-vous à la lettre d'information mensuelle pour obtenir d'autres conseils et ressources utiles pour votre organisation à but non lucratif.

Portez-vous bien, restez à la maison si vous le pouvez, et nous nous en sortirons ensemble !

A propos de l'auteur: Lisa Rupple est une professionnelle de la communication à but non lucratif avec plus de 15 ans d'expérience dans l'élaboration de messages pour les organisations à but non lucratif et les fondations communautaires.

Voir la liste complète des ressources COVID-19 pour les organisations à but non lucratif .