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À la fin de chaque exercice fiscal, lorsque la saison des rapports arrive, les organisations à but non lucratif commencent à se préoccuper des rapports annuels, et ce n'est pas sans raison !
Un rapport annuel attrayant est un puissant outil de collecte de fonds. Il vous permet de mettre en lumière les succès de votre association, d'exprimer votre gratitude à vos donateurs et d'inciter les donateurs potentiels à passer à l'action.
Mais résumer une année entière d'activités et de programmes peut s'avérer une tâche ardue.
C'est pourquoi nous sommes là ! Nous vous présenterons les principales sections nécessaires à la rédaction d'un rapport annuel, nous vous donnerons quelques exemples pour vous inspirer et nous vous proposerons des liens vers d'excellents modèles de rapports annuels d'organisations à but non lucratif que vous pourrez utiliser pour commencer à rédiger le vôtre.
Voici ce que nous allons couvrir :
- 7 sections indispensables pour les modèles de rapports annuels d'organisations à but non lucratif
- Avez-vous besoin d'un rapport annuel pour votre association ?
- Choisir un format pour votre modèle de rapport annuel à but non lucratif
- Comment rédiger un rapport annuel d'une organisation à but non lucratif en 5 étapes faciles
7 sections indispensables pour les modèles de rapports annuels d'organisations à but non lucratif
Voici 7 sections clés que vous devez inclure lorsque vous créez votre modèle de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif. Selon le type d'organisation que vous représentez, il se peut que vous ayez quelques sections particulières à inclure, mais assurez-vous de n'oublier aucune des sections énumérées ci-dessous.
#1 Message de votre fondateur ou directeur exécutif
Commencez votre rapport annuel par un message du directeur exécutif, du PDG ou du fondateur de votre organisation.
La plupart des rapports annuels incluent ce message pour donner le ton du rapport, résumer l'année, attirer l'attention du lecteur sur les faits marquants et délivrer un message stimulant. Si votre rapport annuel a un thème spécifique ou célèbre une occasion spéciale (comme le 25e anniversaire de votre association), c'est le bon endroit pour l'introduire et donner aux lecteurs quelques informations de base.
Certains rapports annuels peuvent contenir plusieurs messages du président du conseil d'administration, des directeurs de département et même du responsable financier, qui présente généralement le rapport d'un point de vue fiscal. Dans la mesure du possible, essayez de limiter le nombre de messages d'ouverture que vous incluez.
Exemple
Jetez un coup d'œil à l'avant-propos du président et au message du directeur général.
Conseils pour rédiger un message efficace :
- Votre fondateur ou directeur n'aura peut-être pas le temps de rédiger lui-même ce message. Il est donc préférable de rédiger vous-même une première version, puis de demander des corrections ou des changements. Vous pouvez également rédiger une liste de points à l'intention de votre directeur général afin de lui faciliter la tâche.
- N'incluez pas trop de messages de bienvenue dans votre rapport, car leur lecture peut s'avérer fastidieuse - visez un seul message d'ouverture fort ou rédigez un message combiné du fondateur et du président du conseil d'administration. N'incluez d'autres messages qu'en cas d'absolue nécessité.
- N'oubliez pas de reconnaître les efforts de votre personnel - c'est un excellent moyen de garder le moral !
Modèle
#2 Votre mission et votre vision
Il s'agit d'une section facile à inclure, alors n'oubliez pas de l'ajouter ! Votre mission, votre vision et vos valeurs sont un moyen important de mettre en évidence ce que représente votre association et la direction qu'elle prend pour l'avenir.
Idéalement, vous devriez présenter cette section le plus tôt possible, car elle contribue à donner le ton de votre rapport et vous pouvez y faire référence lorsque vous mettez en avant vos programmes, vos activités et votre impact. Cela permet de faire comprendre subtilement aux lecteurs que vos activités sont liées à votre mission globale et que la conception de votre programme tient compte de votre mission et de votre vision.
Exemple
Feeding America a souligné sa mission en utilisant une pleine page de son rapport annuel. Consultez le rapport complet ici.
Exemple
Utilisez ce modèle pour créer votre propre section sur la mission et la vision.
#3 Activités du programme
Les activités de votre programme constituent l'un des aspects les plus importants de votre rapport annuel. C'est là que vous mettez en évidence votre impact et que vous expliquez aux lecteurs ce sur quoi votre organisation a travaillé tout au long de l'année.
N'oubliez pas que vos activités et vos mises à jour doivent être concises et intéressantes. Il n'est pas nécessaire d'énumérer tous les projets sur lesquels votre organisation a travaillé. Limitez-vous plutôt à quelques résultats clés accompagnés de statistiques qui mettent en évidence votre meilleur travail et les projets qui ont généré des résultats importants.
Vous avez du mal à obtenir des statistiques sur vos programmes pour les ajouter à votre rapport ? Un bon CRM pour les organisations à but non lucratif vous donnera accès à des données en temps réel sur les programmes et à des indicateurs clés qui vous aideront non seulement à rédiger vos rapports annuels, mais aussi à rendre compte à vos principaux donateurs et bailleurs de fonds. Planifiez une démonstration de Sumac CRM pour voir à quel point il peut être facile de recueillir des statistiques sur les programmes.
Exemple 1
Les statistiques et les chiffres d'impact communiquent clairement l'impact de votre travail et les gens aiment voir des données fiables ! Charity Water l'a très bien fait dans son rapport annuel 2018. Voici comment ils ont résumé leur année entière en chiffres avec 3 statistiques clés.
Exemple 2
Si l'année a été exceptionnellement difficile, vous voudrez peut-être parler des problèmes auxquels vous avez été confrontés. Par exemple, le COVID-19 a eu un impact sur les flux de revenus de nombreuses associations et sur leur capacité à mettre en œuvre leurs programmes. Il peut être utile d'en parler, car cela permet de démontrer un besoin pour l'année à venir. Regardez comment la San Diego Foundation a procédé dans son rapport annuel 2021.
Modèle
Créez vos propres points forts pour les activités du programme à l'aide de ce modèle.
#4 Histoires de changement
Bien que vous puissiez considérer les histoires de changement comme faisant partie des activités de votre programme, il est utile de les considérer comme une section distincte lorsque vous rassemblez et planifiez votre modèle de rapport annuel d'organisation à but non lucratif.
Les histoires de changement sont un moyen puissant de mettre les lecteurs en contact avec vos bénéficiaires et de communiquer l'impact de votre action. Alors que les chiffres et les activités des programmes donnent aux gens une idée de la situation dans son ensemble, les études de cas et les histoires donnent vie à votre mission, donnant aux lecteurs la possibilité de se connecter émotionnellement à ces histoires et d'apprendre comment votre association travaille pour améliorer des vies, ce qui les encouragera à faire un don !
Exemple
Habitat for Humanity a frappé un grand coup avec son rapport annuel 2021, qui présente des dessins simples et des histoires d'enfants ayant vécu dans des maisons financées par Habitat. L'ensemble du rapport est axé sur l'histoire et met les bénéficiaires au premier plan.
D'autres parties du rapport, comme les états financiers et les listes de donateurs, sont présentées sous forme de fichiers séparés et de pièces jointes afin de ne pas détourner l'attention de l'impact des histoires des enfants. La Commission a également publié une version en ligne du rapport, qui comprend une vidéo!
Modèle
Créez vos propres histoires de changement avec ce modèle de rapport annuel pour les organisations à but non lucratif.
#5 États financiers
La divulgation des revenus, des frais généraux et des dépenses de votre association est l'un des meilleurs moyens d'établir la crédibilité et la confiance en montrant que vous êtes transparent sur vos dépenses.
La plupart des organisations à but non lucratif publient des rapports annuels en même temps que leurs déclarations annuelles (qui sont exigées par l'IRS) et incluent ces états financiers vérifiés dans leurs rapports annuels. Vous pouvez choisir d'inclure des chiffres importants ou des états financiers complets.
Dans les deux cas, vous devez mettre en évidence les chiffres significatifs et inclure de brèves explications sur la manière dont ils illustrent vos succès ou vos échecs. Vous pouvez également ajouter des objectifs financiers pour l'année à venir afin de donner aux lecteurs le sentiment que vous avez un plan concret pour l'avenir et de les encourager à contribuer à sa réalisation !
Si vous utilisez un CRM pour associations comme Sumac, vous pouvez facilement générer des rapports financiers à partir des données déjà présentes dans le système et même comparer les données financières des années précédentes pour créer des résumés comparatifs pour votre modèle de rapport annuel d'association.
Exemple
La Fondation de San Diego le fait très bien dans son rapport annuel, non seulement en mettant en évidence les chiffres existants, mais aussi en fournissant aux personnes intéressées un rapport financier complet pour chaque catégorie.
Comme le rapport est une page web, les personnes intéressées peuvent cliquer sur une catégorie pour ouvrir l'état financier correspondant. Par exemple, lorsque vous cliquez sur Jeunesse et développement, vous pouvez voir les dépenses de l'année :
Modèle
Créez vos propres états financiers à l'aide de ce modèle.
#6 Mentions spéciales et remerciements
Le rapport annuel de votre association est probablement l'un des documents les plus visibles que votre organisation publiera. C'est donc l'endroit idéal pour souligner les contributions des personnes et des autres organisations qui vous ont aidé à atteindre vos objectifs.
Rédigez un message de gratitude sincère à l'intention de vos sympathisants, bénévoles, donateurs et membres du personnel. Vous pouvez également remercier nommément les principaux donateurs et les entreprises mécènes.
Quelques conseils pour votre rubrique "mentions spéciales" :
- Si vous le pouvez, essayez d'inclure des messages de remerciement de la part de vos bénéficiaires pour un impact encore plus fort.
- Vous pouvez inclure une liste de donateurs individuels dans l'annexe, mais ne les mentionnez pas dans le corps du rapport, car cela risque d'allonger inutilement le rapport. Remerciez plutôt les principaux donateurs par leur nom et adressez un message général aux autres donateurs.
Exemple
Modèle
Utilisez ce modèle pour créer votre propre section de mentions spéciales ou de remerciements.
#7 Objectifs futurs
Terminez votre rapport annuel en vous tournant vers l'avenir. Une fois que vous avez montré à tout le monde ce que votre association a réalisé au cours de l'année écoulée, il est bon de leur montrer où vous allez. Cela donnera aux lecteurs un sentiment d'orientation et d'utilité.
Veillez à inclure les changements à venir, les objectifs et votre plan pour l'année à venir. N'oubliez pas d'indiquer comment cela s'inscrit dans la vision globale de votre organisation.
En mettant l'accent sur les projets futurs, vous donnez aux donateurs une idée claire de ce qui les attend. Bien que vous ne deviez pas inclure une demande directe dans votre rapport, vous pouvez subtilement souligner les façons dont les lecteurs peuvent contribuer à soutenir vos objectifs futurs.
Même si vous ne sollicitez pas de dons dans le rapport, les rapports annuels constituent un excellent document à distribuer aux donateurs avant de les solliciter directement. Il est donc essentiel d'y inclure vos objectifs pour l'avenir !
Exemple
Girls Who Code a combiné un appel à un financement futur avec sa vision pour l'année à venir dans une lettre convaincante qui clôturait son rapport annuel. Il s'agit également d'un excellent exemple de rapport véritablement interactif. Consultez la version en ligne ici!
Modèle
Pour rédiger votre propre section sur les objectifs futurs, utilisez ce modèle.
Avez-vous besoin d'un rapport annuel pour votre association ?
Avant d'aborder les différentes sections du rapport annuel, il convient d'expliquer pourquoi les rapports annuels sont si importants. Bien qu'ils ne soient pas exigés par l'IRS, ce qui signifie que vous n'aurez pas de problèmes juridiques si vous n'en publiez pas, ils sont importants pour une foule d'autres raisons.
Les rapports annuels sont un moyen d'instaurer la confiance grâce à la transparence financière, de présenter les principales réalisations et réussites de l'année, d'inspirer les lecteurs avec votre mission et de remercier les donateurs pour leur soutien. Ils constituent également un excellent outil pour cultiver de nouveaux partenariats avec des donateurs et des sponsors importants.
Avant de vous lancer, vous pouvez réfléchir aux objectifs de votre rapport - souhaitez-vous augmenter le nombre de donateurs ou engager les parties prenantes existantes ? Le fait d'avoir un objectif clair, ou même quelques priorités, peut vous aider à sélectionner, organiser et éditer facilement votre modèle de rapport annuel d'organisation à but non lucratif.
Choisir un format pour votre modèle de rapport annuel à but non lucratif
Une fois que les informations sont prêtes, vous devez réfléchir à la manière de concevoir et de présenter votre rapport.
Comme nous l'avons vu dans certains des exemples ci-dessus, de nombreuses organisations à but non lucratif choisissent aujourd'hui de publier un rapport en ligne ainsi qu'une version imprimée de leur rapport annuel. Les lecteurs bénéficient ainsi d'une expérience homogène, quel que soit l'endroit où ils choisissent de lire le rapport. Les rapports sur le web sont très populaires car ils sont facilement partageables et offrent la possibilité de créer une expérience interactive pour les lecteurs. Mais les sites web interactifs ne sont pas votre seul choix. Vous pouvez également créer un rapport vidéo, une infographie, une carte postale ou un document d'une page contenant uniquement vos statistiques clés pour l'année.
Bien entendu, le format de votre modèle de rapport annuel dépend également de votre budget, de votre bande passante, de la taille de votre organisation et de vos principaux publics. Si la plupart de vos donateurs ne sont pas des internautes, la création d'un site web à leur intention ne servira pas à grand-chose.
Voici quelques éléments à prendre en compte au moment de choisir entre l'imprimé et le numérique :
| Rapport annuel numérique (site web) | Rapport annuel imprimé (livre ou PDF) |
|---|---|
Pour
| Pour
|
En général, une combinaison de documents papier et numériques pour le rapport annuel permet d'atteindre le public le plus large, mais c'est à vous de décider quel format convient le mieux à votre association.
Assurez-vous d'être conscient du niveau d'intérêt de chaque donateur et fournissez-lui un type de rapport approprié. Vous pouvez diviser votre rapport principal en pages individuelles ou envoyer un courriel contenant les points saillants aux donateurs qui ne s'investissent pas autant. Les rapports imprimés ne devraient être envoyés qu'aux donateurs de haut niveau et aux bailleurs de fonds qui souhaitent lire votre rapport en détail. (Cela vous évitera également d'imprimer des centaines de rapports que les gens ne liront peut-être même pas).
Quel que soit le format choisi, veillez à ce que votre rapport annuel soit un document digeste et attrayant.
Comment rédiger un rapport annuel d'une organisation à but non lucratif en 5 étapes faciles
Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger votre rapport annuel.
01. Définir votre impact
Commencez par dresser la liste de vos réalisations et de l'impact que vous avez eu au cours de l'année. Qu'est-ce qui a changé dans votre communauté ou dans votre domaine grâce à votre travail au cours de l'année écoulée ? Dressez une liste de 3 à 5 activités et événements majeurs et rassemblez des chiffres et des statistiques pour étayer vos réalisations globales de l'année.
02. Mener des entretiens avec les bénéficiaires
Dressez une liste des bénéficiaires qui auront probablement quelque chose d'intéressant à dire sur votre association. Vous pouvez viser à compiler une série de citations à saupoudrer dans votre rapport annuel ou réaliser un entretien approfondi avec une ou deux personnes et en faire des études de cas pour le rapport.
03. Donnez du sens à vos finances
Même si vous choisissez d'inclure les états financiers complets de l'année, il est essentiel de résumer ces chiffres et de les replacer dans leur contexte ! Organisez une réunion avec votre responsable financier et travaillez avec lui et les auditeurs pour présenter une vue d'ensemble claire et complète de vos finances. Envisagez d'utiliser des graphiques, des diagrammes à secteurs et d'autres graphiques pour représenter visuellement vos données.
04. Établir des listes de contributeurs clés et de membres du conseil d'administration
Les rapports annuels doivent contenir une liste des membres du conseil d'administration et du personnel de direction. Vous pouvez également choisir d'inclure une liste des principaux donateurs et entreprises sponsors (fixez un niveau de don minimum pour rendre cette liste plus facile à gérer). Si vous utilisez un système de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratif, vous pourrez obtenir toutes ces informations d'un simple clic !
05. Concevoir votre rapport
Choisissez la manière dont vous souhaitez publier ces informations et travaillez avec des designers ou des développeurs web pour concevoir le rapport. Si vous disposez d'un budget suffisant, envisagez d'engager une société de conception pour le faire à votre place - mais les modèles gratuits de rapport annuel pour les organisations à but non lucratif conviennent également. N'oubliez pas d'inclure un grand nombre de photos pour rendre votre rapport visuellement attrayant !
Le rapport annuel de votre association est l'occasion de faire connaître votre impact à des donateurs potentiels, à des entreprises partenaires et à d'autres personnes intéressées à soutenir votre cause. N'oubliez pas que vous avez passé toute l'année à faire le plus dur - c'est maintenant le moment de célébrer vos réussites et de prendre de l'élan pour avoir plus d'impact demain !
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