Modèle gratuit de procès-verbal de réunion du conseil d'administration

Comment enregistrer avec succès le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif ?

La tenue du procès-verbal est essentielle au succès des réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif. Mais si vous avez déjà rédigé un procès-verbal, vous savez que c'est un travail ingrat qui est souvent négligé !

Apprendre à rédiger efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration vaut la peine de consacrer du temps et de l'énergie à cette tâche.

Pour vous faciliter la tâche lors de votre prochaine réunion, nous avons élaboré ce guide, qui comprend des pratiques exemplaires et des conseils pour rendre la prise de notes plus efficace que jamais. De plus, nous avons également créé un modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif afin que vous puissiez accélérer votre prise de notes et capturer facilement les mises à jour importantes.

(Cliquez ici pour télécharger notre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif et commencer tout de suite !)

Voici ce que nous allons couvrir :

• Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion du conseil d'administration ?
• Comment rédiger efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration
• Meilleures pratiques pour les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration
• Ce qu'il faut noter pendant les réunions du conseil d'administration
• Bonus : Le modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif de Sumac

Qu'est-ce qu'un procès-verbal de réunion du conseil d'administration ?

Le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration est un compte rendu légal de ce qui s'est passé lors d'une réunion du conseil d'administration - généralement noté par le secrétaire du conseil d'administration ou par un employé désigné à cet effet. Le procès-verbal rend compte des décisions concernant l'organisation, des motions adoptées et des principales délibérations associées aux points inscrits à l'ordre du jour d'une réunion du conseil d'administration.

Le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration n'enregistre pas toutes les interactions, mais documente et résume les principales discussions qui ont eu lieu au cours de la réunion. Il sert également de document d'orientation pour le conseil d'administration lors de la planification et de la prise de décisions futures pour l'organisation. Il est donc essentiel de veiller à ce que le procès-verbal reprenne clairement et succinctement les points de l'ordre du jour.

Le procès-verbal constitue également une preuve documentaire que votre conseil d'administration a suivi les procédures, s'est conformé aux lois en vigueur et a aligné ses décisions sur la mission de votre organisation.

Une fois le procès-verbal rédigé, il doit être distribué aux membres du conseil d'administration et aux directeurs, signé par eux, revu par une équipe juridique et archivé en toute sécurité pour référence ultérieure.

Comment rédiger efficacement les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration

La rédaction des procès-verbaux demande beaucoup de concentration. Il faut non seulement écouter tout ce qui se passe dans la salle, mais aussi prendre des notes, enregistrer les chiffres précis des votes et résumer le tout de manière à rendre compte des principaux résultats et discussions.

Pour vous faciliter la tâche, voici quelques conseils pour rendre votre prise de notes encore plus efficace :

Être cohérent

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration ne sont pas seulement partagés au sein de votre organisation, mais aussi avec les partenaires externes, les actionnaires, les investisseurs et les régulateurs. Il est donc d'autant plus important que les organisations suivent un format, un calendrier et un processus cohérents pour l'enregistrement des procès-verbaux. Un modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est un moyen utile de tout consigner de manière cohérente - et de s'assurer que vous n'omettez pas de détails essentiels !

Préparez-vous !

Créez ou choisissez un modèle de procès-verbal de réunion à but non lucratif bien avant votre réunion du conseil d'administration et assurez-vous de le lire attentivement. Vous pouvez également saisir des informations que vous connaissez déjà (comme la date, le nombre de membres et les titres de l'ordre du jour), de sorte que vous n'ayez pas à remplir ces détails le jour même. En fait, le fait de saisir les points de l'ordre du jour à l'avance peut vous aider à prendre rapidement des notes sous les rubriques correspondantes, ce qui vous permettra de les trier plus facilement par la suite. Enfin, familiarisez-vous avec les outils supplémentaires (tels que les enregistreurs audio ou les systèmes techniques) dont vous pourriez avoir besoin pendant la réunion. Ne perdez pas de temps à vous en occuper le jour J !

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S'asseoir à côté du président de la réunion

Si possible, essayez de vous asseoir aussi près que possible du président du conseil d'administration. Cela vous permettra d'obtenir des clarifications immédiates ou des détails rapides de la part du président, sans perturber le déroulement de la réunion du conseil d'administration. La collecte de détails clés pendant la réunion du conseil d'administration s'avérera payante en fin de compte, car elle vous aidera à réduire le risque d'inexactitudes et les allers-retours après la réunion. Bien entendu, essayez d'interrompre le moins possible la réunion - et seulement pour quelques détails clés !

Écouter activement

Écouter pendant la réunion est la chose la plus importante - ne pensez pas que vous pouvez vous reposer sur vos lauriers si votre conseil d'administration vous autorise à utiliser un enregistreur (beaucoup ne le font pas). Même si vous êtes autorisé à enregistrer la réunion, le fait d'être attentif pendant la réunion vous aidera à compiler vos notes rapidement et facilement. Les enregistreurs ne pourront pas non plus saisir le nombre de voix lors de la prise de décision et risquent de ne pas enregistrer clairement chaque membre, de sorte que vous risquez de manquer des éléments essentiels lors des présentations, des discussions et des séances de questions-réponses. Essayez d'éviter autant que possible les distractions - par exemple, veillez à ce que votre téléphone soit en mode silencieux et abstenez-vous de le regarder pendant la réunion.

Obtenir la validation d'un tiers

Après avoir rédigé le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration, demandez à une tierce personne (idéalement, quelqu'un qui ne fait pas partie du conseil d'administration) de vous dire si vous avez fait preuve de partialité ou si vous avez utilisé des termes qui ne sont pas objectifs. Pour vous assurer que vous ne divulguez pas d'informations sensibles ou confidentielles à des personnes qui ne devraient pas y avoir accès, demandez à votre directeur exécutif ou à un membre du personnel de valider votre procès-verbal.

Meilleures pratiques pour les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration

Voici cinq bonnes pratiques à suivre pour rédiger le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration :

1. Saisir les points clés pour la planification et la prise de décision futures

L'un des principaux objectifs des procès-verbaux de réunions de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif est de récapituler facilement ce qui s'est passé précédemment. Cela permet de réduire le temps passé à examiner les affaires anciennes et à apprendre ce qui s'est passé lors des réunions précédentes, ainsi que de fournir des actions et des conclusions claires pour la planification et la mise en œuvre.

Les membres de votre conseil d'administration sont là pour prendre des décisions qui affecteront la santé et l'avenir de votre association. Veillez à ce que votre procès-verbal rende compte efficacement des questions abordées lors de la réunion, des prochaines étapes désignées et des responsables des projets à venir. Vous devez vous efforcer de rédiger un procès-verbal qui rende compte de manière succincte des priorités et des décisions de votre conseil d'administration, avec suffisamment de contexte pour que toute personne se référant aux notes de réunions antérieures puisse s'y retrouver.

2. Commencer à rassembler des informations avant la réunion du conseil d'administration

Avant le début de la réunion du conseil d'administration de l'association, assurez-vous d'avoir déjà compilé (et saisi) les informations concernant les participants, les invités, les orateurs et les présentations spéciales. Veillez à recevoir les présentations bien avant la réunion du conseil afin de vous assurer qu'il n'y aura pas de problèmes techniques au dernier moment. Vous devrez également passer en revue le procès-verbal de la réunion précédente et rassembler tous les documents relatifs aux réunions antérieures. Enfin, vous devez également noter les actions et les décisions à examiner et vous assurer qu'elles figurent à l'ordre du jour de la réunion en cours.

3. Demander à la même personne de rédiger le procès-verbal

Veillez à ce qu'une personne (généralement le secrétaire du conseil) rédige les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil de votre association. Cela permettra presque toujours de rédiger des procès-verbaux plus solides et plus clairs, car la personne en question sera familiarisée avec le processus. Le fait d'avoir une seule personne pour toutes les notes de réunion est également un moyen facile d'assurer la cohérence des procès-verbaux. Assurez-vous que cette personne est bien préparée avant la réunion et qu'elle dispose de tous les outils, de toutes les informations et de toute formation dont elle pourrait avoir besoin avant le début de la réunion. Vous pouvez également envisager de désigner un remplaçant en cas d'urgence.

4. Rédiger de manière aussi objective que possible

Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif doivent toujours être rédigés de manière objective, d'autant plus que ces réunions comportent souvent des questions controversées ou des votes litigieux. En tentant de résumer ces débats et ces arguments, vous devez veiller à ne pas insérer votre propre opinion ou à ne pas ajouter par inadvertance des commentaires ou des jugements inutiles. Lors de la relecture, veillez à éliminer toute déclaration émotionnelle et à vous en tenir aux faits.

5. Partager les procès-verbaux rapidement et en toute sécurité

Essayez de relire et de valider le procès-verbal le plus rapidement possible afin que les membres du conseil d'administration des organisations à but non lucratif reçoivent le procès-verbal alors que la réunion est encore fraîche dans leur mémoire. En procédant rapidement, vous pourrez compiler les notes plus efficacement et recevoir des commentaires pertinents. Les membres du conseil d'administration ont souvent des responsabilités multiples et sont plus susceptibles d'être réactifs (et de rester engagés auprès de votre organisation) s'ils reçoivent le procès-verbal en temps voulu. Assurez-vous que les procès-verbaux de vos réunions sont facilement accessibles aux membres du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif pour consultation ultérieure - pensez à utiliser une plateforme de stockage sécurisée dans le nuage. Comme les procès-verbaux contiennent souvent des informations confidentielles, il est important qu'ils soient stockés avec un niveau de sécurité approprié.

Que devriez-vous enregistrer lors des réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif ?

Voici quelques éléments que vous devez consigner dans votre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif :

• La date, l'heure et le lieu de la réunion
• Préciser s'il s'agit d'une réunion régulière ou d'une réunion spéciale
• Une liste des présidents de séance, des directeurs, du personnel et de tous les autres participants, y compris les participants sans droit de vote, avec leur nom, leur titre et les raisons de leur présence.
• L'existence ou non d'un quorum.
• Une déclaration indiquant si le procès-verbal de la réunion précédente a été lu et approuvé
• Mentionner tout matériel présenté pour discussion ou examen
• Une vue d'ensemble ou un résumé de la réunion avec les décisions clés et les prochaines étapes
• L'heure à laquelle la réunion a été ouverte et l'heure à laquelle elle a été ajournée.
• Un registre des motions, des secondes et de l'adoption ou non de la motion.

Voici ce qu'il ne faut pas inclure :

• N'enregistrez pas les discussions mot à mot
• N'entrez pas dans les détails des documents mentionnés au cours de la réunion, afin que les membres n'aient pas à parcourir des informations superflues lorsqu'ils liront le procès-verbal. Indiquez plutôt où ils peuvent être obtenus (et incluez des liens si possible).
• N'indiquez pas comment les personnes ont voté, car cela pourrait inciter les membres du conseil d'administration à ne pas se prononcer.
• S'abstenir d'utiliser des termes juridiques inutiles ou des plaisanteries politiques.
• N'enregistrez pas les discussions parallèles ou les commentaires officieux. Si une question mérite d'être clarifiée, notez que les administrateurs ont pris le temps de discuter de points qui ne figuraient pas à l'ordre du jour.

Bonus : Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif de Sumac

L'un des moyens les plus simples de s'assurer que vous respectez les meilleures pratiques que nous venons de décrire est d'utiliser un modèle de procès-verbal, en particulier si vous êtes novice en la matière.

Un modèle standard de procès-verbal de réunion du conseil d'administration permet d'assurer la cohérence et l'exactitude du document et de créer un document facile à lire et exploitable par les décideurs.

Cliquez ici pour télécharger notre modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif !

N'hésitez pas à adapter le modèle de compte rendu de réunion ci-dessus aux besoins de votre conseil d'administration, car chaque organisation est unique et peut avoir besoin de hiérarchiser des informations différentes.

Entre la documentation des discussions clés, les questions-réponses, les décisions de vote et la rédaction de tout cela dans un format facile à lire et à présenter, rédiger le procès-verbal d'une réunion du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif peut s'avérer difficile. Si vous ne savez pas par où (ou comment) commencer, utilisez le modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif ci-dessus pour vous faciliter la tâche !