Skip to content Pour les organisations à but non lucratif, le COVID-19 crée de nouveaux défis à relever afin de maintenir l'engagement des donateurs et de minimiser les interruptions de leurs campagnes de collecte de fonds. campagnes de collecte de fonds.
Les outils de conférence en ligne sont devenus un moyen populaire de communiquer avec la famille, les amis et les organisations qui leur sont chères. Si vous avez géré des événements en personnevous constaterez qu'il est très facile d'organiser des collectes de fonds en ligne à l'aide des webinaires Zoom.
Comment organiser votre première conférence en ligne
Vous voudrez bien faire des plans pour.. :
- Le thème central ou le sujet de l'événement de collecte de fonds en ligne
- Montant de l'objectif de votre don financier
- Si vous souhaitez faire payer les participants pour qu'ils assistent à votre webinaire, ou si la participation est gratuite.
- Combien de participants prévoyez-vous de s'inscrire à l'événement, d'y assister en direct et de regarder l'événement enregistré ?
- Votre profil de participant, tel que l'âge, la localisation et d'autres caractéristiques démographiques.
- Comment vous inviterez les participants potentiels, que ce soit par le biais de vos listes d'adresses électroniques, d'appels téléphoniques ou d'autres moyens de communication ? téléphoneou des médias sociaux
- Combien de panélistes souhaitez-vous faire intervenir lors de l'événement, qui sont-ils, et s'ils ont des des histoires inspirantes à raconter à votre public.
- Création d'arrière-plans de marque ou adaptés à la marque pour les panélistes
- Les canaux sur lesquels les participants peuvent regarder, tels que Facebook Live, Facebook Workplace, YouTubeet/ou l'application Zoom. Vous voudrez probablement limiter votre webinaire au public qui y participe via l'application web Zoom, mais vous pouvez toujours restreindre l'accès à une URL vidéo YouTube privée.
Comment organiser une conférence Web sur Zoom
1 : Obtenir un compte Zoom
Si vous souhaitez organiser un webinaire sur Zoom, la première chose à faire est de vous inscrire pour obtenir un compte auprès du service local de TechSoup de votre pays. Zoom propose un plan gratuit, mais vous ne pouvez organiser qu'un seul webinaire à la fois et, une fois la pandémie terminée, les réunions sont limitées à 40 minutes et à 100 participants. Les plans payants Pro et Business offrent également un accès à l'API REST de Zoom, à l'enregistrement des réunions, aux rapports d'événements et à d'autres fonctionnalités.
Si vous souhaitez organiser une réunion avec moins de 40 participants, rendez-vous sur la page d'accueil de Zoom. page d'accueil de Zoomet cliquez sur le bouton "Sign up It's Free". Vous pouvez vous inscrire pour vous connecter avec vos identifiants Google ou Facebook pour faciliter l'accès.
2 : Télécharger Zoom
Ensuite, vous devez vous rendre sur la page Zoom.us/download pour télécharger le client Zoom, l'intégration Office 365 et les plugins de navigateur pour Google Chrome et Firefox.
3 : Décider d'une réunion ou d'un webinaire
4 : Organisez votre réunion / webinaire Zoom
La programmation d'un webinaire est tout aussi simple, y compris la configuration du contrôle des mots de passe, du nombre de participants et des identifiants de réunion.
Comment inviter et suivre les participants à un webinaire ?
Dans Zoom, sous "Mes réunions", vous trouverez l'option "Copier l'invitation".
Cela vous permet de visualiser et de copier l'invitation créée par Zoom pour l'envoyer à vos participants. Vous pouvez également sélectionner l'option "M'envoyer l'invitation par courriel" pour recevoir une copie de l'invitation au webinaire que vous pourrez ensuite transmettre aux participants potentiels. Voici quelques instructions supplémentaires de Zoom pour l'inscription à un webinaire : Inscription: Cochez cette case pour exiger l'inscription. Si l'inscription est requise et que le webinaire est récurrent, spécifiez l'une des options suivantes :
- Lesparticipants s'inscrivent une fois et peuvent assister à tous les événements: Les personnes inscrites peuvent participer à tous les événements. Toutes les dates et heures du webinaire seront répertoriées et la personne inscrite sera inscrite pour toutes les occurrences.
- Lesparticipants doivent s'inscrire pour chaque événement auquel ils souhaitent assister: Les inscrits doivent s'inscrire séparément pour chaque événement auquel ils souhaitent assister. Ils ne peuvent choisir qu'une seule date et une seule heure sur la page d'inscription.
- Lesparticipants s'inscrivent une seule fois et peuvent choisir une ou plusieurs occurrences: Les participants s'inscrivent une seule fois et peuvent choisir un ou plusieurs événements auxquels ils souhaitent assister. Ils devront sélectionner les dates et heures auxquelles ils souhaitent participer et ne seront inscrits qu'à ces événements. Ils peuvent choisir plusieurs options.
Vidéo de l'hôte: Choisissez si vous souhaitez que la vidéo de l'hôte soit activée ou désactivée lorsque vous rejoignez le webinaire. Même si vous choisissez la désactivation, l'hôte aura la possibilité de démarrer sa vidéo. Vidéo du panéliste: Choisissez si vous souhaitez que les vidéos des participants soient activées ou désactivées lors de la participation au webinaire. Si vous choisissez la désactivation, les panélistes ne pourront pas activer leur vidéo, à moins que vous ne modifiiez ce paramètre au cours du webinaire".
Lorsque vous descendez au bas de cette page cette pageZoom montre comment configurer l'acceptation automatique de la participation à un webinaire ou l'acceptation manuelle de la participation à un webinaire.
Comment créer des arrière-plans virtuels
Il est amusant d'utiliser des réunions virtuelles avec des arrière-plans personnalisés ou ceux fournis par Zoom. Si vous n'avez pas le budget nécessaire pour investir dans un arrière-plan sophistiqué pour la fonction chroma key, un drap de lit vert solide collé au mur fera l'affaire.
Comment configurer les contrôles de l'hôte pour une expérience optimale des réunions ou des webinaires ?
Avant votre premier webinaire, l'organisateur doit s'installer à l'avance pour mettre en place les fonctions suivantes :
- Les animateurs doivent être cadrés dans la caméra, de sorte que leur tête et leurs épaules occupent le centre de l'écran, et qu'il y ait un peu d'espace au-dessus de l'orateur, qui doit regarder directement la caméra comme un animateur de télévision. Obtenir un angle flatteur à partir d'une caméra d'ordinateur portable peut prendre un certain temps, et les orateurs doivent éviter de se placer devant une fenêtre.
- Vérifier que les microphones captent une parole claire, sans écho ni effet Larsen, peut faire de votre événement un succès ou un échec. Les services de sous-titrage peuvent être intégrés à vos événements pour les personnes malentendantes de votre public.
- Salles de réunion ou d'attente, et si les participants peuvent communiquer dans les salles d'attente
- Si les participants peuvent se mettre en sourdineou s'ils doivent demander la permission de poser une question.
- Messagerie textuelle ouverte entre les participants et les hôtes
- La vidéo doit être activée pour les hôtes au moins lorsqu'une présentation ou un partage d'écran n'est pas en cours. Les participants peuvent (à condition d'en avoir l'autorisation) choisir d'activer ou de désactiver leur microphone et leur caméra.
- Les animateurs doivent avoir un arrière-plan virtuel lié à la marque ou un environnement de bureau serein. Les cuisines encombrées ou les zones très fréquentées ne sont pas des endroits efficaces pour les webinaires.
- Les administrateurs de Zoom peuvent contrôler si les participants
Comment faire en sorte que le public revienne pour vos événements de collecte de fonds en ligne ?
Voici quelques idées pour stimuler votre imagination :
Ne faites pas en sorte que vos réunions ou webinaires portent uniquement sur votre organisation.
Enregistrez votre webinaire ou votre réunion
Ne vous cachez pas derrière des présentations PowerPoint verbeuses
Si vous souhaitez partager un diapositives, limitez les éléments visuels à ceux qui ont le plus d'impact, comme les fonds collectés, les personnes aidées et les changements réalisés. Essayez d'organiser le webinaire en utilisant deux écrans, avec la vue du présentateur sur un écran et la vue du public sur l'autre. Si vous avez déjà lu une présentation PowerPoint et perdu tout intérêt pour l'orateur, vous comprendrez pourquoi.
Rendez-le interactif
Zoom permet aux présentateurs de réaliser des sondages d'opinion sur le sujet de leur choix. Même si votre public n'est pas assez franc pour poser des questions, il sera généralement disposé à participer à un sondage anonyme sur un sujet donné. Ce sondage peut être utilisé pour souligner des points que vous avez déjà abordés dans votre présentation ou pour recueillir de nouveaux commentaires sur un sujet émergent. C'est également un excellent moyen de trouver des idées pour de nouveaux sujets ou de voir si certains sujets susciteraient suffisamment d'intérêt pour organiser un webinaire à leur sujet. Permettre à votre public de poser des questions, de donner son avis ou de raconter ses propres histoires peut vous aider à trouver des histoires ou des sujets d'interview pour de futurs webinaires.
Respecter un horaire régulier
Certaines organisations à but non lucratif organisent deux ou trois webinaires ou réunions en ligne par semaine pour les différents segments de leur public. Si votre webinaire est programmé pour votre public de bénévoles le mardi, et pour vos donateurs tous les deux jeudis, votre public le plus engagé fera de la place pour votre événement dans son calendrier. Le fait de le déplacer constamment peut entraîner un désintérêt. Un webinaire programmé régulièrement utilisera la même URL et le même numéro de téléphone, ce qui facilitera la programmation des sessions pour votre public, vos intervenants et vos animateurs.
Restez fidèle à votre marque avec votre webinaire et votre vanity URL
Zoom offre aux organisations disposant de plus de 10 hôtes la possibilité de proposer une page d'accueil, un en-tête, un pied de page et des notifications par e-mail personnalisées. Si vous n'avez pas besoin d'un compte avec plus de 10 hôtes, vous pouvez toujours inviter votre public à partir de votre propre système de application de marketing par courriel de votre propre application de marketing par courriel.
Les co-animateurs peuvent se soutenir mutuellement lors de silences gênants, s'aider à contrôler la cadence de l'appel et servir de médiateurs lors des séances de questions-réponses. Sans parler de la valeur du soutien moral lors de l'organisation d'un webinaire avec des dizaines, voire des centaines de participants.
Informations sur l'intégration de Zoom pour votre équipe technique
Êtes-vous prêt à démarrer votre premier webinaire Zoom sur la collecte de fonds ? Inscrivez-vous auprès de TechSoup ou créez un compte gratuit pour faire un essai avec votre équipe.
P.S. Vous avez peut-être entendu parler récemment dans les médias du Zoom bombing, qui consiste pour des pirates informatiques à se joindre à des réunions Zoom sans mot de passe par le biais de liens Zoom. Certains cyber-voyous ont posté des images offensantes, agi de manière inappropriée ou perturbé les conversations. Zoom a récemment renforcé ses protocoles de sécurité et ses mesures de protection. Nous vous conseillons de consulter la page Confidentialité et sécurité de Zoom de Zoom pour comprendre comment vos événements et les données de votre public sont protégés. La Anti-Defamation League propose quelques conseils pour éviter que cela ne se produise.
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