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Vous êtes bénéficiaire d'une subvention et on vous a demandé de présenter un rapport ? Vous vous demandez ce que l'on attend de vous et comment procéder ?
Ce billet vous guidera à travers les bases d'un rapport de subvention réussi. Nous incluons des conseils, des bonnes pratiques et un modèle de rapport de subvention pour rendre le processus moins intimidant, afin que vous puissiez vous concentrer sur l'obtention de bons résultats pour votre cause.
Un rapport de subvention est un document qui indique au bailleur de fonds comment vous avez utilisé son argent et quels ont été les résultats de son investissement. Le rapport de subvention est aussi parfois appelé "rapport d'avancement".
En tant que bénéficiaire d'une subvention, vous avez probablement dû soumettre une proposition détaillée décrivant le plan et le budget de votre projet afin d'obtenir un financement. Le rapport de subvention est l'occasion de montrer ce que vous avez accompli avec l'argent du financeur et de préciser si vous avez atteint les objectifs fixés. C'est également l'occasion de partager les enseignements tirés et de plaider en faveur de la poursuite du financement.
Certains logiciels de gestion de la relation client (CRM) pour les organisations à but non lucratif offrent des fonctionnalités telles que gestion des subventionsafin que vous puissiez suivre toutes vos subventions, le montant accordé, les exigences et les délais de soumission des rapports de subvention, pour ne jamais manquer une échéance.
Les rapports sur les subventions sont importants pour plusieurs raisons :
- Les rapports sur les subventions vous obligent à rendre des comptes. Le financeur veut voir ce que vous avez accompli avec son argent et vous demandera probablement un rapport avant de vous donner plus d'argent.
- Les rapports sur les subventions aident le financeur à comprendre l'impact de son investissement. Votre rapport aidera le financeur à comprendre comment son argent est utilisé et quelle différence il fait. Il pourra ainsi prendre des décisions éclairées sur la manière d'investir ses ressources à l'avenir.
- Les rapports sur les subventions vous aident à raconter l'histoire de votre organisation. Un rapport bien rédigé peut être un puissant outil de marketing, vous aidant à partager les succès de votre organisation avec des donateurs potentiels, des bénévoles et d'autres parties prenantes.
Chaque bailleur de fonds a des exigences différentes en matière de rapports de subvention, aussi veillez à lire attentivement les lignes directrices avant de commencer à rédiger. Cela dit, certains éléments sont généralement inclus dans un rapport de subvention :
- Une vue d'ensemble du projet ou du programme financé par la subvention : Inclure un résumé de ce que vous avez entrepris de faire, comment vous l'avez fait et quels ont été les résultats.
- Une description de la manière dont le projet ou le programme s'inscrit dans la mission du financeur : La plupart des financeurs ont des lignes directrices spécifiques concernant les types de projets qu'ils financent. Dans votre rapport, veillez à souligner comment votre projet ou programme répond aux objectifs du financeur.
- Une explication de la manière dont vous avez atteint (ou non) les buts et objectifs du projet : C'est ici que vous entrez dans les détails de ce qui a fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné. Soyez honnête sur les succès et les difficultés de votre projet et incluez des statistiques sur les indicateurs clés pour le prouver. C'est facile à faire si vous disposez d'un CRM pour organisations à but non lucratif pour les organisations à but non lucratif avec des rapports basés sur les résultats.
- Une discussion sur ce qui a été appris : Faites part des enseignements tirés au cours de votre projet. Il peut s'agir d'enseignements sur ce qui a bien fonctionné ou sur ce qui a moins bien fonctionné.
- Informations financières : Inclure un rapport financier détaillant la manière dont l'argent de la subvention a été dépensé. Ce rapport doit inclure à la fois les revenus et les dépenses.
- Informations sur les personnes desservies par le projet : De nombreux bailleurs de fonds s'intéressent aux données démographiques des personnes desservies, telles que l'âge, le sexe, le niveau de revenu, la race, etc.
- Recommandations pour l'avenir : Sur la base de ce que vous avez appris de votre projet, quelles recommandations avez-vous pour le financeur ou pour des projets similaires à l'avenir ?
Maintenant que nous avons expliqué ce qu'est un rapport de subvention et pourquoi il est important, entrons dans le vif du sujet des meilleures pratiques en matière de rapports de subvention.
1. Connaître son public.
Avant de commencer à rédiger, il est important de savoir qui lira votre rapport. S'agira-t-il uniquement du financeur ? Ou sera-t-il partagé avec d'autres parties prenantes, comme les membres du conseil d'administration ou les médias ?
Votre rapport de subvention doit être adapté à votre public. S'il n'est destiné qu'au bailleur de fonds, vous pouvez vous concentrer sur les données et les résultats. Mais s'il est destiné à un public plus large, vous devez vous assurer qu'il raconte une histoire convaincante et qu'il présente votre organisation sous son meilleur jour.
2. Suivre les lignes directrices du bailleur de fonds.
La plupart des bailleurs de fonds ont des exigences spécifiques en matière de rapports de subvention ; veillez donc à lire attentivement leurs lignes directrices avant de commencer à rédiger. Certains bailleurs de fonds peuvent avoir un format préféré, tandis que d'autres vous laisseront plus de liberté dans la manière de structurer votre rapport.
3. Soyez concis.
N'oubliez pas que votre public est très occupé ! Concentrez-vous sur les informations les plus importantes et les plus intéressantes pour votre lecteur.
4. Racontez une histoire.
Un bon rapport de subvention doit raconter l'histoire de votre projet. Commencez par une introduction qui plante le décor, puis donnez des détails sur ce que vous avez fait et ce qui en a résulté.
Utilisez des données et des citations pour donner vie à votre histoire. N'oubliez pas de terminer par une conclusion qui résume vos résultats et met en évidence les leçons tirées de l'expérience.
5. Rendez-le visuellement attrayant.
Personne n'a envie de lire un rapport de subvention long et dense. En séparant votre texte par des images, des graphiques et d'autres éléments visuels, vous rendrez votre rapport plus attrayant et plus facile à lire.
6. Utilisez des données pour étayer vos affirmations.
Lorsque vous faites des déclarations sur l'impact de votre projet, veillez à les étayer par des données. Il peut s'agir de statistiques sur les programmes et les services générés par votre CRM à but non lucratifdes enquêtes auprès des clients, des photos avant et après, ou des témoignages de bénéficiaires.
7. Modifier, modifier, modifier.
Une fois que vous avez rédigé votre rapport de subvention, mettez-le de côté pendant un jour ou deux avant de commencer à l'éditer. Cela vous permettra d'y revenir avec un regard neuf. Lisez ensuite attentivement votre rapport et apportez-y les modifications nécessaires.
Vérifiez qu'il n'y a pas de fautes d'orthographe ou de grammaire et que vous respectez les exigences spécifiques du bailleur de fonds en matière de rapports sur les subventions. Si possible, demandez à quelqu'un d'autre de lire votre rapport et de vous donner son avis.
Modèle de rapport de subvention
Dans cette section, présentez votre organisation et le projet sur lequel vous travaillez. Donnez un aperçu des buts et des objectifs du projet.
Dans cette section, décrivez la portée de votre projet et les personnes que vous avez servies. Combien de personnes ont été impliquées ? Quels étaient leurs antécédents ?
Il s'agit de la section la plus importante de votre rapport de subvention, dans laquelle vous partagerez les résultats de votre projet et son impact sur les personnes que vous avez servies. Utilisez des données et des histoires pour donner vie à vos résultats. Qu'avez-vous réalisé ? Comment savez-vous que vous avez réussi ? Quel a été l'impact de votre projet ?
Dans cette section, donnez un aperçu des finances de votre projet. Combien d'argent avez-vous dépensé ? À quoi a-t-il servi ?
Terminez votre rapport de subvention par une conclusion qui résume vos résultats et met en évidence les enseignements tirés. Qu'est-ce qui a bien fonctionné ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré la prochaine fois ?
Si vous avez des recommandations pour des projets futurs, veuillez les inclure ici.
Si vous disposez de documents complémentaires, tels que des photos, des tableaux de données ou des enquêtes auprès des clients, vous pouvez les joindre en annexe.
Un rapport de subvention est un outil essentiel pour montrer aux financeurs l'impact de leur investissement. En partageant les résultats de votre projet, vous pouvez démontrer ce que vous avez accompli et mettre en évidence les leçons apprises.
Si vous avez besoin d'un outil pour recueillir de meilleures statistiques sur vos programmes et services, suivre les demandes de subvention, les exigences et les délais de présentation des rapports de subvention, jetez un coup d'œil à Sumac CRM avec la gestion des subventions.
En suivant ces étapes simples, vous serez en mesure de rédiger un rapport de subvention clair, concis et reflétant fidèlement l'excellent travail réalisé par votre organisation.
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