La mise en place d'un programme de dons majeurs est essentielle pour toutes les organisations à but non lucratif, car une grande partie de leurs revenus annuels provient généralement d'une poignée de donateurs majeurs. Si vous n'avez pas encore de programme de dons majeurs, ou si vous cherchez à développer votre collecte de dons majeurs, ce guide est fait pour vous.
Dans ce guide, vous trouverez des outils et des stratégies pour mettre en place et développer votre programme de dons majeurs :
- Construire votre dossier de soutien
- Trouver les bons prospects
- Construire votre proposition et faire la demande
- Obtenir un accord de donation
- Gestion et rapports aux donateurs
- Renouveler le don
1. Construire votre dossier de soutien
La première étape de la mise en place de votre programme de dons majeurs consiste à élaborer votre dossier de soutien. L'argumentaire de votre association est la raison pour laquelle un donateur devrait soutenir votre association. Il doit comprendre des informations sur votre association, votre mission ou le problème que vous essayez de résoudre et pourquoi, ainsi que des informations sur votre impact.
Un dossier de soutien peut être aussi simple qu'un document PDF avec quelques photos ou quelque chose de plus élaboré qui ressemble à un petit livre électronique. Vous pouvez même disposer d'un dossier d'assistance en ligne.
Exemple de demande de soutien
L'argumentaire en ligne d'Habitat for Humanity est un exemple d'argumentaire numérique. 
Voici quelques idées sur ce qu'il faut inclure dans votre demande de soutien :
- Un bref historique de votre association
- Statistiques relatives à votre mission
- Histoires, citations et photos de vos bénéficiaires
- Une lettre de votre directeur général
- Informations financières pour les organisations à but non lucratif
- Citations ou récits d'autres donateurs expliquant pourquoi ils donnent à votre association.
Votre dossier de soutien vous aidera à encadrer vos demandes de dons importants, car il constituera une ressource sur laquelle les collecteurs de fonds pourront s'appuyer pour obtenir des informations sur la mission et l'impact de l'organisation. Il peut également vous donner quelque chose de concret que vous pouvez laisser à la disposition des donateurs potentiels pour qu'ils le lisent.
2. Trouver les bons prospects
Lorsque vous pensez à un donateur potentiel, vous pensez probablement à trouver de nouvelles personnes fortunées qui ont un penchant pour la philanthropie, mais la base de données des donateurs de votre association pourrait être un meilleur point de départ !
Construisez votre pipeline de l'intérieur
L'un des moyens d'identifier les donateurs potentiels de dons majeurs consiste à examiner vos donateurs actuels et à voir s'il y a des donateurs capables de faire des dons majeurs.
Les personnes qui ont déjà donné 20 ou 50 dollars à votre organisation et celles qui ont donné sur une longue période sont plus susceptibles de devenir des donateurs majeurs. Voici quelques caractéristiques des donateurs à prendre en compte lors de la recherche de donateurs potentiels importants :
- Les grands donateurs commencent souvent par faire des dons plus modestes pour tâter le terrain avant de s'engager dans une action caritative plus importante.
- Garder un œil sur les donateurs annuels très loyaux et constants et évaluer leur capacité à donner
Si vous êtes responsable des dons majeurs, les outils de prospection par IA comme Wisely peuvent vous aider à identifier de nouveaux prospects à partir de votre base de données. Wisely exploite votre base de données pour trouver les meilleurs donateurs potentiels à ajouter à votre pipeline. Il vous indique également la probabilité qu'ils fassent un don, à quel moment et pour quel montant.
Outils de prospection par l'IA commencent à jouer un rôle clé dans la collecte de fonds pour les dons majeurs, en effectuant des analyses et en trouvant de nouveaux prospects, tandis que les collecteurs de fonds humains se concentrent sur les aspects personnels de la collecte de fonds pour les dons majeurs.
Attirer de nouveaux donateurs
Votre programme de dons majeurs doit également viser à attirer de nouveaux donateurs. Établissez le profil de votre donateur potentiel idéal, une personne intéressée par votre mission et dont les objectifs philanthropiques s'alignent sur ceux de votre association.
Une fois votre liste établie, effectuez une recherche de prospects en utilisant des outils tels que des bases de données, des articles de presse, des informations trouvées en ligne, etc. afin de trouver des prospects idéaux pour votre association et d'établir un profil.
Pour déterminer le nombre de donateurs dont vous avez besoin pour chaque niveau de don, vous pouvez utiliser un tableau des dons. Le calculateur d'éventail de dons de Sumac vous permet de créer automatiquement ce tableau de dons.
3. Construire une proposition et faire la demande
Une fois que vous avez quelques prospects en vue, il est temps pour le responsable des dons majeurs d'établir des contacts et de commencer à élaborer une proposition de don unique pour chaque donateur majeur potentiel.
Utilisez les informations que vous connaissez sur un donateur potentiel important, soit grâce à la recherche sur les donateurs potentiels, soit grâce à votre système de gestion des relations avec les organisations à but non lucratif, pour élaborer une proposition dont vous savez qu'elle répondra à ses intérêts. La proposition est différente de votre demande de soutien car elle est spécifique à ce donateur et à ses objectifs philanthropiques.
Conseils pour la rédaction d'une proposition :
- Personnalisez-le pour votre donateur potentiel. Mettez son nom dessus ! Assurez-vous qu'il sache qu'il a été créé spécialement pour lui.
- Alignez la demande sur les objectifs philanthropiques du donateur en soulignant les points d'impact spécifiques et en expliquant pourquoi vous pensez qu'il s'agit d'un bon choix pour un don important de la part de ce donateur.
- Il peut être intimidant de demander un montant en dollars pour un don à cinq chiffres ou plus, mais le fait d'inclure un montant précis dans la demande aidera à préparer votre donateur potentiel à son don, et il sera plus facile de lui dire ce que son don peut faire ! Il est difficile de montrer l'impact d'une action si l'on ne sait pas de combien d'argent on disposera.
- Concentrez-vous sur l'impact du don plutôt que sur le montant et les détails. Vous pouvez être très intéressé par la méthodologie d'un projet de recherche ou par la logistique de la mise en œuvre d'un programme, mais votre donateur s'intéresse probablement moins à ces aspects qu'aux résultats. Le comment est certainement important, mais il n'est pas aussi important que le pourquoi.
- Prévisualisez les possibilités de gestion afin de montrer à vos donateurs comment ils seront reconnus pour ce don important. Leur nom figurera-t-il dans le rapport annuel ou sur le mur des donateurs ? Allez-vous fournir des mises à jour sur les progrès de l'initiative qu'ils financent ou sur l'impact de leur don majeur sur votre association ?
Programmation d'une réunion
Une fois que vous avez trouvé les personnes que vous souhaitez approcher, le prochain défi consiste à organiser une réunion. L'idéal est de rencontrer les donateurs en personne. Pour organiser une rencontre, commencez par envoyer une lettre ou un courrier électronique (réfléchissez bien à votre donateur potentiel pour déterminer ce qui est le plus approprié), puis téléphonez pour convenir d'une date qui vous convienne à tous les deux. La lettre ou l'e-mail doit ressembler à ceci :
Bonjour Mary,
C'est à nouveau la période de l'année et nous essayons de récolter 10 000 dollars pour notre collecte annuelle de denrées alimentaires afin que [insérer vos besoins et vos avantages].
L'année dernière, vous avez fait un don très généreux de [insérer le montant] qui nous a permis de fournir de la nourriture à de nombreuses familles dans le besoin au moment de Noël. Cette année, nous espérons collecter 25 % de plus afin de [insérer le bénéfice]. Pour atteindre cet objectif, nous sollicitons l'aide de nos plus généreux donateurs.
J'aimerais avoir l'occasion de vous rencontrer en personne pour vous donner une mise à jour de la campagne de l'année dernière, partager avec vous certains de nos défis actuels et vous demander votre soutien.
Je vous contacterai dans les prochains jours par téléphone pour essayer de fixer une date de réunion qui vous convienne.
Merci d'avance pour votre aide et votre soutien !
Il est important que la réunion soit présentée comme une discussion à laquelle le donateur peut apporter une valeur ajoutée, et non comme une simple demande. Vous voulez que le donateur se sente important pour l'organisation, et pas seulement comme une source de revenus. Dans le même temps, il est important d'être honnête. L'objectif de la réunion est, en fait, de demander leur soutien, alors ne l'omettez pas.
4. Obtenir un accord de donation
Après avoir conclu un don important, la dernière chose que vous souhaitez, c'est de gâcher la chaleur et l'enthousiasme en parlant d'exigences juridiques et administratives. Cependant, un contrat de donation est le meilleur moyen de protéger votre association et de veiller à ce que votre donateur obtienne ce qu'il veut et ce qu'il attend de son expérience de don.
Un contrat de donation aidera votre association :
- Fixez des échéances à la fois pour le donateur et pour l'organisme sans but lucratif. L'inclusion d'un échéancier pour les versements dans l'accord de don, si le don est échelonné, permettra au donateur de respecter ses engagements de paiement. De même, l'établissement d'un calendrier pour l'envoi de rapports et la réalisation d'étapes importantes liées au don vous permettra de rester sur la bonne voie et aidera votre donateur à visualiser le résultat de son don majeur au fil du temps.
- Gérer les attentes, si le travail nécessaire pour réaliser les souhaits du donateur dépasse les capacités de votre association, vous serez déçus, ainsi que le donateur.
- Protégez votre organisation à long terme, surtout s'il s'agit d'un don important qui s'échelonnera sur plusieurs années. Vous conserverez l'accord dans vos dossiers afin que les conditions soient toujours claires, même en cas de rotation du personnel.
- Créez une expérience positive et professionnelle pour votre donateur. Un accord de don organisé mettra votre donateur majeur à l'aise, car il saura que votre organisation a pris note de ses attentes et qu'il s'agit d'une feuille de route pour mener à bien le travail important qu'il souhaite que son don majeur permette de réaliser.
La rencontre et la demande
Le dernier défi est la réunion elle-même. Lorsque vous vous présentez à la réunion, il n'y a aucune raison d'être nerveux. Croyez en ce que vous faites, en l'objectif, en les avantages et soyez humble et honnête à ce sujet. N'oubliez pas que si vous êtes convaincu de ce que vous faites, cela se verra.
Commencez par parler de sujets généraux pour briser la glace. Parlez de leur maison, de leur famille, du temps qu'il fait, etc. Vous pouvez également parler de l'organisation non lucrative en général. Demandez-leur leurs commentaires et suggestions sur votre organisation et sa mission, comment ils voient votre organisation et ce qu'ils pensent de vos efforts de collecte de fonds.
Parlez de leurs intérêts et explorez les raisons qui les poussent à donner.Donnent-ils parce qu'ils veulent rendre une partie de leur patrimoine, parce qu'ils ont un lien émotionnel avec votre cause ou simplement pour les avantages fiscaux ? Une fois que vous aurez compris leurs motivations personnelles, vous pourrez leur parler en termes compréhensibles pour eux et les inciter à agir.
Ensuite, expliquez en quoi leur aide est nécessaire et quels seraient les avantages d'un don de leur part ; avantages qui sont, bien sûr, directement liés à leur motivation à donner. À un moment donné, bien sûr, vous devrez demander un montant précis. Vous pouvez vous munir d'un tableau des dons afin de leur montrer les différents niveaux de dons et la manière dont ils peuvent s'intégrer dans la solution. Pour plus d'informations à ce sujet, voir Comment construire un tableau des dons et l'utiliser pour obtenir des dons importants.
Lorsque vous demanderez un don important, vous vous heurterez probablement à des objections. Ne vous inquiétez pas, respirez profondément et réfléchissez à la meilleure réponse. Selon Buzz Harris dans "A Small Guide to Large Gifts : Major Donor Fundraising", le donateur dira l'une des six choses suivantes. Voici comment répondre à chacune d'entre elles :
1) Oui - Très bien ! Remerciez-la à nouveau et demandez-lui comment et quand elle souhaite faire le cadeau.
2) J'ai besoin d'y réfléchir - D'accord. Demandez-lui s'il y a des questions auxquelles vous pourriez répondre maintenant pour l'aider dans sa réflexion, puis demandez-lui si vous pouvez l'appeler le (choisissez une date précise dans 3 à 5 jours) pour connaître sa décision.
3) Je dois d'abord demander à mon partenaire/conjoint/etc. Demandez-lui s'il y a des questions auxquelles vous pourriez répondre maintenant pour les aider à réfléchir, puis demandez-lui si vous pouvez l'appeler le (choisissez une date précise dans 3 à 5 jours) pour connaître leur décision.
4) C'est beaucoup d'argent - Oui, c'est beaucoup d'argent. Il n'y a pas beaucoup de personnes à qui nous pourrions demander un tel cadeau. (Elle passe ensuite à l'une des cinq autres réponses).
5) C'est trop - Qu'est-ce qui serait plus confortable pour vous ?
6) Non - Non signifie non. Honorez son refus et remerciez-la pour son soutien actuel.
Une autre réponse possible lorsque quelqu'un dit "c'est trop" serait de suggérer une promesse de don. Une promesse de don atténue l'impact d'une contribution importante, puisque le donateur peut payer sur une longue période.
Que le donateur donne ce que vous attendiez, plus ou moins, veillez à ce qu'il se sente vraiment bien dans sa peau et ne manquez pas de le relancer sur le succès de la campagne.
5. Intendance et rapport aux donateurs
Une fois que les propositions sont acceptées, que l'accord de donation est finalisé et que votre grand donateur commence à honorer sa promesse de don ou a fait son don, il est temps de gérer ce grand donateur et de rendre compte de l'impact de son don.
Il n'est pas seulement essentiel de rendre compte aux grands donateurs si l'on veut qu'ils renouvellent leur don, mais les exigences en matière de rapports et de reconnaissance peuvent figurer dans l'accord de don majeur. Quoi qu'il en soit, vous devez toujours inclure l'intendance dans votre stratégie de collecte de dons majeurs.
Si votre contrat de donation ne spécifiait pas la gestion ou ne prévoyait que des rapports financiers sur l'utilisation de la donation, voici quelques idées de gestion pour les donateurs de dons majeurs:
- Mentionnez leur nom dans votre rapport annuel
- Envoyer une lettre de remerciement ou de remerciement de remerciement par e-mail de la part d'un bénéficiaire de votre organisation
- Invitez un donateur majeur exclusif à des webinaires avec le directeur général de votre association
- Planifiez un appel téléphonique de remerciement de la part de votre PDG, d'un membre de la direction ou d'un membre du conseil d'administration.
6. Renouvellement du don
Attends, tu n'as pas fini. Tu dois te préparer à demander à nouveau !
Après qu'une personne a fait un don important à votre organisation, vous pouvez penser qu'elle ne voudra pas faire un autre don important, ou qu'elle a besoin d'un peu de temps avant que vous ne la sollicitiez à nouveau.
Bien que votre responsable des dons majeurs ne doive pas se précipiter à la minute où le dernier paiement est effectué pour demander à un donateur un autre don majeur, vous devez commencer à vous préparer à faire une nouvelle demande. Si vous avez bien géré votre donateur et que vous lui avez montré l'impact de son don, il attendra la bonne occasion pour faire un nouveau don à votre organisation.
Vous devriez également envisager d'autres moyens pour ce donateur de faire un don à votre association en dehors des dons importants, comme un don par testament à votre association ou, s'il est en mesure de le faire, un parrainage d'entreprise par le biais de son entreprise ou de son lieu de travail.
Continuez à suivre les meilleures pratiques pour votre programme de collecte de dons majeurs, à utiliser de nouveaux outils comme l'IA pour développer votre pipeline de dons majeurs, à solliciter plus de donateurs avec la bonne demande et au bon moment, et vous serez en mesure de collecter les fonds dont vous avez besoin pour votre travail important !
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