Un bon logiciel de gestion des adhésions permet de rationaliser les processus, de réduire la charge administrative et d'améliorer considérablement les interactions avec les membres - il est donc essentiel de choisir le bon logiciel.
Pour faciliter votre décision d'achat, nous avons rassemblé 10 fonctionnalités que tout logiciel de gestion des adhésions à but non lucratif doit posséder. Mais tout d'abord, clarifions ce qu'est un logiciel de gestion des adhésions à but non lucratif et comment il peut aider votre organisation.
N'hésitez pas à passer directement à notre liste d'incontournables.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des adhésions ?
Également connu sous le nom de logiciel de gestion des membres d'association, le logiciel de gestion des membres est une solution unique permettant de gérer tous les aspects du programme d'adhésion d'une organisation.
Les fonctionnalités des systèmes varient considérablement, mais à la base, un logiciel de gestion des membres est une base de données d'informations sur les membres qui vous permet d'organiser et de suivre efficacement les membres. qui vous permet d'organiser et de suivre les membres de manière efficace.
Au-delà des éléments de base, les systèmes d'adhésion peuvent également inclure des outils de marketing par courrier électronique, de planification d'événements, de comptabilité et de traitement des paiements pour collecter les dons, les cotisations et les droits d'adhésion.
Le programme fonctionne de la même manière qu'un logiciel de gestion des donateurs. En fait, de nombreuses solutions, comme le logiciel de gestion des adhésions Sumac, intègrent les deux. Mais alors que les programmes de gestion des donateurs n'enregistrent que les informations relatives aux donateurs, un logiciel de gestion des adhésions à but non lucratif vous permet de créer un système d'adhésion par paliers, axé sur les avantages, afin d'encourager un flux de dons et de renforcer le soutien de la communauté pour les années à venir.
Comment un logiciel de gestion des adhésions peut-il être utile à votre association ?
Les meilleures solutions logicielles de gestion des membres vous aideront à améliorer vos interactions avec les membres, tout en réduisant la charge administrative sur vos employés et vos bénévoles. Les logiciels de gestion des adhésions pour les organisations à but non lucratif peuvent vous aider :
- Rappeler automatiquement aux membres la date de renouvellement de leur abonnement
- Suivre les donateurs et prévoir les dons futurs sur la base de données historiques
- Envoyez facilement des courriels personnalisés et des mises à jour sur votre organisation.
- Augmenter la valeur pour les membres et soutenir les communautés de membres
- Aider les membres et les employés à accéder aux informations sur les membres en ligne
L'utilisation d'un logiciel de gestion des adhésions peut vous faire gagner du temps et de l'efficacité, de sorte que vous et votre équipe puissiez vous concentrer sur le développement du soutien à votre mission au lieu de passer des heures à suivre et à mettre à jour les informations relatives aux membres.
Que faut-il rechercher dans un logiciel de gestion des adhésions ?
Les solutions de gestion des adhésions sont souvent spécialisées pour répondre aux besoins d'un type particulier d'organisation. Nous avons donc effectué des recherches pour vous aider à choisir un logiciel qui réponde au mieux aux besoins des organisations à but non lucratif. Nous avons donc fait des recherches pour vous aider à choisir le logiciel qui répond le mieux aux besoins des organisations à but non lucratif. 10 fonctionnalités indispensables que les organisations à but non lucratif devraient vérifier avant de s'abonner à un nouveau logiciel de gestion des adhésions :
- Formulaires web d'adhésion
- Adhésion par paliers
- Renouvellement automatique des adhésions
- Marketing par courrier électronique
- Gestion des événements
- Rapports sur l'adhésion
- Suivi des membres
- Profils complets des membres
- Champs et options personnalisables
- Accès en ligne
Conseil d'expert : Ne vous laissez pas influencer par un logiciel qui semble complexe et qui possède toutes les fonctions que vous pouvez imaginer ! La clé du choix du meilleur logiciel de gestion des membres pour votre association est de choisir ce qui vous convient. Si votre personnel n'est pas très calé en technologie, choisissez un système facile à utiliser. Quelle que soit la qualité du logiciel, s'il n'est pas conçu pour résoudre vos problèmes particuliers, il ne vous sera d'aucune utilité.
1. Formulaires Web d'adhésion
Les formulaires web d'adhésion sont souvent la première interaction réelle entre votre association et des membres potentiels, et vous ne voulez pas faire mauvaise impression ! Après avoir travaillé dur pour convaincre quelqu'un de souscrire à une adhésion, le processus ne doit pas laisser aux candidats un sentiment d'irritation ou de désagrément, sous peine de les faire décrocher.
Les formulaires web sont un excellent moyen d'éviter cela, car ils sont accessibles en ligne et les informations sur les membres peuvent être automatiquement ajoutées à votre base de données. Un formulaire d'adhésion bien conçu et intuitif évite les formalités administratives compliquées et permet aux membres de remplir rapidement et facilement leurs coordonnées et de devenir membres directement sur votre site web.
Sumac Logiciel de gestion des membres offre des formulaires web élégants qui sont intégrés à votre site web et connectés à votre CRM, de sorte que les nouveaux membres sont automatiquement ajoutés à votre base de données.
Lorsque vous examinez les options qui s'offrent à vous, il est bon de vérifier si la solution d'adhésion propose des formulaires web de demande d'adhésion. Les formulaires Web permettent aux candidats de choisir parmi différents niveaux d'adhésion et peuvent également être personnalisés pour correspondre à votre site Web. Ils permettent également aux organisations à but non lucratif de s'adresser à un plus grand nombre de membres sans avoir à créer constamment de nouveaux formulaires d'inscription.
Si votre programme d'adhésion offre de multiples possibilités d'engagement en dehors de l'abonnement initial (par exemple, des formulaires de renouvellement, des inscriptions à des événements, du bénévolat, etc.) qui reposent sur la collecte d'informations auprès des membres, les formulaires web peuvent également vous aider.
2. Adhésion par paliers
Lorsque vous choisissez une solution de gestion des adhésions, assurez-vous qu'il est facile de définir plusieurs types d'adhésions, de tarifs et d'avantages associés.
Une structure d'adhésion à plusieurs niveaux vous permettra d'attirer un plus grand nombre de personnes, de vendre des plans plus onéreux à côté d'options moins chères et d'obtenir le soutien de ceux qui hésitent à faire un don ou qui ne sont pas disposés à s'engager à verser des sommes plus importantes.
En se basant sur les niveaux d'adhésion les plus choisis, votre association peut réfléchir aux avantages qu'elle offre à ses membres et développer des offres qui la distinguent.
Une structure d'adhésion à plusieurs niveaux vous permettra également de segmenter les membres en fonction de leurs plans et d'envoyer des rappels de renouvellement personnalisés, des invitations à des événements et des courriels - autant d'éléments essentiels à une bonne expérience d'adhésion. Sumac gestion des adhésions d'adhésion pour les organisations à but non lucratif facilite tout cela. La solution que vous choisirez devrait l'être aussi.
3. Renouvellement automatique des adhésions
Selon le rapport de référence sur le marketing de l'adhésion Marketing Benchmark Reportl'oubli du renouvellement est l'une des principales raisons pour lesquelles les membres abandonnent votre programme.
Un logiciel d'adhésion qui automatise le processus de renouvellement augmentera considérablement vos taux de fidélisation et de renouvellement en simplifiant le processus pour le personnel et les membres.
Un bon logiciel d'adhésion permettra aux membres d'opter pour un renouvellement automatique lorsqu'ils s'inscrivent sur votre site web, afin qu'ils n'aient pas à s'inquiéter de l'expiration de leur adhésion.
Lorsqu'un membre opte pour le renouvellement automatique, vous n'avez pas non plus à vous soucier de la caducité de son adhésion. Votre logiciel d'adhésion devrait traiter automatiquement tous les renouvellements pour vous. Veillez toutefois à vérifier les frais de traitement. Sumac s'est associé à iATS pour offrir des frais de traitement des frais de traitement aussi bas que 2,2 %.
Les membres devraient également recevoir des rappels si et quand leur adhésion est sur le point d'expirer, afin que le personnel ne perde pas de temps à essayer de les retrouver pour leur demander de renouveler leur adhésion, ce qui peut s'avérer très frustrant et chronophage.
L'automatisation des renouvellements et des rappels d'adhésion est une exigence de base pour tout programme d'adhésion, et la plupart des systèmes intègrent cette fonctionnalité.
4. Marketing par courrier électronique
Une stratégie de communication solide, comprenant des courriels personnalisés et des messages directs opportuns, peut faire ou défaire vos taux de rétention des membres. Les membres veulent être tenus au courant et avoir l'impression de faire partie de votre équipe.
Le meilleur moyen d'y parvenir est le marketing par courrier électronique personnalisé. Selon Experianles courriels personnalisés offrent un taux de transaction six fois plus élevé que ceux qui ne le sont pas, ce qui, pour les organisations à but non lucratif, se traduit par une augmentation des dons.
Un logiciel de gestion des adhésions qui intègre le marketing par courriel est essentiel pour assurer le succès de votre programme. Votre logiciel doit être équipé d'outils qui vous permettent de.. :
- Lancer des campagnes d'envoi massif de courriels ;
- cibler des sous-ensembles spécifiques de membres ; et
- Mettez en place un contenu automatisé et déclenché par courriel, comme des notes de remerciement, des rappels de renouvellement et des invitations à des événements.
Cela vous permettra non seulement de gagner du temps, mais aussi de suivre le succès de vos efforts de communication et d'engagement. Sumac s'intègre à Mailchimp ou Constant Contact et dispose également d'une fonction intégrée de diffusion d'e-mails, ce qui vous permet d'envoyer des milliers d'e-mails personnalisés en quelques clics.
5. Gestion des événements
Les organisations à but non lucratif savent qu'il est important d'organiser des événements pour leurs membres et leurs sympathisants. C'est un excellent moyen de d'impliquer les gens, d'attirer de nouveaux membres et de souligner l'importance de votre mission au sein de la communauté. dans la communauté.
Si votre organisation organise de nombreux événements, un système d'adhésion doté de fonctions intégrées de gestion des événements est essentiel. Vous pouvez permettre aux membres de visualiser les événements et de s'y inscrire, proposer des billets à prix réduit ou une inscription prioritaire, et même assurer le suivi de la fréquentation.
De plus, la participation peut être enregistrée sur les profils des membres, ce qui vous permet de savoir à quels événements les membres aiment assister et d'envoyer des notifications en conséquence.
Les intégrations de planification d'événements profiteront également à votre équipe en éliminant le besoin d'utiliser ou de transférer des données à partir de plusieurs plateformes.
6. Rapports sur l'adhésion
La plupart des logiciels de gestion des adhésions offrent un certain niveau d'analyse ou de rapport sur les adhésions, mais il est important de vérifier le niveau de données que vous obtiendrez. Un système de reporting robuste vous aidera à
- analyser le succès de vos efforts de marketing ;
- suivre le nombre de membres ;
- identifier les goulets d'étranglement ; et
- permettent aux équipes de prendre des décisions fondées sur des données concernant la stratégie de votre programme.
Les données analytiques peuvent inclure le nombre de renouvellements d'adhésion, le nombre de membres très engagés, les statistiques de marketing par courrier électronique, la fréquentation des événements, etc. Les systèmes de reporting performants doivent non seulement vous présenter les données, mais aussi vous donner la possibilité de combiner les points de données et de présenter des perspectives basées sur les tendances existantes. Cela vous aidera à identifier les membres les plus précieux pour des promotions ou des récompenses, et à maintenir l'engagement des membres fidèles.
7. Suivi des membres
Le suivi des membres est l'une des fonctions les plus importantes à rechercher dans un logiciel de gestion des membres à but non lucratif. Un système de suivi efficace vous aidera à suivre les indicateurs clés, à rester au fait des renouvellements d'adhésion et à communiquer régulièrement avec les membres.
Recherchez un logiciel qui permette de suivre la date de renouvellement de l'adhésion, la durée de l'adhésion et l'historique des communications. Vous devriez également être informé des dates importantes, comme les anniversaires ou les étapes importantes de l'adhésion.
L'historique des communications est particulièrement important pour vous aider à comprendre les types de communication auxquels les membres réagissent le plus, afin que vous puissiez suivre la manière dont les membres s'engagent avec le contenu, améliorer vos interactions et continuer à maintenir l'engagement des membres.
8. Profils complets des membres
Les profils complets des membres vous donnent accès à des informations précieuses sur vos membres, des données très simples (par exemple, leur nom préféré) aux informations très spécifiques, telles que les affinités en matière de dons ou les centres d'intérêt en matière d'engagement.
Selon le logiciel que vous choisissez, les données que vous collectez et les intégrations ajoutées, vous pouvez avoir accès aux types de données suivants :
- Coordonnées et méthodes de communication préférées
- Données biographiques
- Affiliations professionnelles
- Niveau d'adhésion (pour les systèmes à plusieurs niveaux)
- Historique de la fréquentation et de la participation aux événements
- Liens ou relations avec d'autres membres
- Paiement des cotisations et enregistrement des dons
Des solutions plus sophistiquées (comme celle de Sumac) vous permettent de remplir automatiquement des informations spécifiques provenant d'autres programmes que vous avez intégrés. Par exemple, des informations provenant du formulaire d'inscription de votre site web. Plus vos profils de membres sont détaillés, plus vous serez en mesure de planifier et de gérer des engagements qui attirent les membres et leur apportent de la valeur.
9. Champs et options personnalisables
Votre base de données des membres doit répondre à vos besoins spécifiques. Les logiciels qui offrent options de personnalisation est un atout majeur car il vous permet de configurer votre base de données pour votre association.
Recherchez un logiciel d'adhésion qui vous permette de modifier le nom des menus déroulants, des champs et des onglets, et de créer les vôtres, afin que vous puissiez saisir des données propres à votre organisation et en rendre compte. Sumac Le logiciel de gestion des adhésions Sumac offre ce niveau de personnalisation, et plus encore.
Au moment de prendre votre décision, recherchez un logiciel qui présente les caractéristiques suivantes :
- Champs, onglets et menus déroulants personnalisables pour ajouter les informations dont vous avez besoin
- Options de segmentation des membres pour analyser vos membres et mener des actions de communication ciblées
- Des rapports ou des vues personnalisables pour permettre aux employés de voir les informations pertinentes pour leurs tâches.
10. Accès en ligne
Il est essentiel de pouvoir accéder à votre logiciel de gestion des membres en ligne. Si la solution que vous envisagez n'offre pas cette fonctionnalité, c'est un signal d'alarme.
L'accès en ligne signifie que vos bénévoles, votre personnel, les membres du conseil d'administration et les membres eux-mêmes peuvent accéder aux dossiers et les mettre à jour.
Si vous débutez, vous devrez peut-être importer les informations relatives aux membres à partir d'une feuille de calcul ou intégrer votre CRM existant, mais une fois la configuration initiale effectuée, la mise à jour des informations relatives aux membres devrait se faire de manière transparente.
L'accès aux données des membres en ligne signifie que la sécurité est très importante. Veillez donc à vérifier la sécurité de votre logiciel de gestion des membres en ligne. Sumac, par exemple, est hébergé sur AWS - une infrastructure en nuage de classe mondiale, ce qui permet à votre personnel d'accéder aux données de vos membres.
Conseil bonus
Enfin, lorsque vous recherchez le meilleur logiciel de gestion des adhésions pour votre organisation, assurez-vous qu'il est convivial. Les employés et les membres doivent pouvoir se connecter et trouver facilement les informations qu'ils recherchent. S'il faut trop de temps pour s'y retrouver, les membres ne s'y intéresseront pas et les employés se sentiront dépassés.
Conclusion
Identifiez vos besoins et vos points faibles, et gardez-les à l'esprit au moment de prendre une décision. Ne vous contentez pas de rechercher des fonctionnalités qui répondent à vos besoins actuels, mais pensez à ce dont votre organisation pourrait avoir besoin au fur et à mesure de son développement. Par exemple, un logiciel qui s'intègre facilement à d'autres programmes sera utile, car vous pourriez avoir besoin d'extensions à l'avenir.
Le meilleur logiciel de gestion des membres pour les organisations à but non lucratif augmentera la valeur pour les membres et soutiendra les communautés de membres. Si vous êtes convaincu que votre association en a besoin, pensez au logiciel de gestion des membres de Sumac qui comprend toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus et qui est classé n°1 pour sa facilité d'utilisation!
Si vous souhaitez savoir ce qu'un système de gestion des adhésions tout-en-un peut faire pour votre organisation à but non lucratif, regardez de plus près Sumac dès aujourd'hui !
