Vérification des antécédents des bénévoles : Un guide pour les organisations de services sociaux

La vérification des antécédents des bénévoles est un élément important de la gestion des risques pour votre organisation de services sociaux.

La plupart des bénévoles sont des personnes merveilleuses, animées des meilleures intentions, mais des incidents peuvent survenir. Votre organisme de services sociaux doit faire preuve de diligence raisonnable pour protéger ses clients et ses bénéficiaires, notamment en conservant de bonnes informations sur la sélection des bénévoles et en vérifiant leurs antécédents.

Ce guide sur la vérification des antécédents des bénévoles comprend des informations sur :

• Vérification générale des antécédents des volontaires
• Vérification des antécédents des bénévoles de l'église
• Vérification des antécédents des bénévoles dans les écoles
• Vérification des antécédents du camp
• Vérification des antécédents des jeunes
• Et plus encore

Les vérifications des antécédents des bénévoles ne se limitent pas à leur exécution. Vous devez prendre en compte le rôle qu'elles jouent dans la sélection et l'intégration des bénévoles, le moment et le niveau de vérification des antécédents dont vous avez besoin, et la meilleure façon de suivre et de stocker les vérifications des antécédents en toute sécurité.

Types d'organisations qui doivent vérifier les antécédents des bénévoles

Toutes les organisations à but non lucratif n'ont pas besoin de vérifier les antécédents des bénévoles, mais si votre organisation travaille avec des populations vulnérables, comme les enfants ou les personnes âgées, ou si vos bénévoles travaillent directement avec des clients ou des bénéficiaires fournissant des services, vous devrez procéder à une vérification des antécédents des bénévoles.

Par exemple, vous devrez faire :

• Vérification des antécédents des bénévoles de l'église, en particulier pour les bénévoles qui travailleront avec des enfants
• Vérification des antécédents des bénévoles dans les écoles qui participent à des programmes éducatifs ou récréatifs
• Vérification des antécédents pour les conseillers bénévoles ou d'autres postes bénévoles dans les camps

La vérification des antécédents des bénévoles est un élément important de la gestion des risques pour toute organisation de services sociaux où les bénévoles sont en contact avec des clients ou des bénéficiaires.

Vérification des antécédents des bénévoles

La vérification des antécédents des bénévoles, des contrôles de police et du casier judiciaire doit faire partie du processus d'intégration et de sélection de votre organisation.

L'utilisation d'un logiciel d'accueil comme Partenaire RH ne se contente pas de veiller à ce que cette étape critique soit franchie, mais aussi à ce que les documents de vérification des antécédents soient stockés en toute sécurité dans un endroit où vous pouvez y avoir accès.

Vous pouvez configurer vos listes de contrôle pour y inclure les étapes importantes pour votre organisation, afin que le processus soit normalisé et rationalisé, et que des étapes importantes comme la vérification des antécédents des bénévoles ne soient jamais oubliées. 

En matière de gestion des risques, la sélection des volontaires est essentielle pour montrer que vous avez fait preuve de diligence raisonnable, et vous devrez le faire en cas d'incident.

FAQ sur la vérification des antécédents des bénévoles

Voici quelques questions fréquemment posées sur la vérification des antécédents des bénévoles dans les églises, les écoles, les camps, les jeunes et d'autres types de vérifications des antécédents des bénévoles.

Ces informations aideront votre organisation de services sociaux à définir son processus et ses politiques en matière de vérification des antécédents des bénévoles.

Que comprend la vérification des antécédents des bénévoles ?

Il existe différents niveaux de vérification des antécédents, en fonction de l'endroit où votre organisation est située, que les services de police peuvent effectuer.
Par exemple, en Ontario, il existe trois types de vérification des antécédents que la police provinciale de l'Ontario peut effectuer :

• Vérification du casier judiciaire
• Vérification du casier judiciaire et des affaires judiciaires
• Contrôle du secteur vulnérable
  • Cette vérification des antécédents peut porter sur des infractions ayant fait l'objet d'un acquittement, des accusations ou des mandats en suspens, des ordonnances du tribunal et d'autres informations criminelles qui ne sont pas incluses dans les vérifications ordinaires des antécédents. La vérification du secteur vulnérable est plus approfondie, car elle concerne spécifiquement les bénévoles qui travailleront avec des populations vulnérables, comme les enfants.
  • C'est pourquoi les églises, les écoles, les camps, les services pour la jeunesse et les autres organisations qui travaillent avec des enfants doivent absolument procéder à une vérification du secteur vulnérable.

Les vérifications d'antécédents et les services de police étant gérés au niveau local, il est important que vous consultiez le site web de votre service de police ou de justice local pour trouver les informations relatives aux vérifications d'antécédents des bénévoles qui s'appliquent à votre organisation.

Il est important de savoir que la vérification des antécédents des bénévoles ne porte que sur les condamnations, et que de nombreux délinquants n'ont jamais été condamnés pour un crime. C'est pourquoi le processus d'intégration de votre organisme doit également comprendre des entrevues, des vérifications de références, et vous devez rechercher tout autre drapeau rouge qui pourrait présenter un risque pour votre organisme de services sociaux.

Combien de temps dure la vérification des antécédents ?

Le temps nécessaire à la vérification des antécédents d'un bénévole dépend également de l'endroit où vous vous trouvez et de la période de l'année. Les vérifications d'antécédents peuvent prendre plus de temps dans les zones urbaines où la demande est forte, ou dans les zones où les forces de l'ordre manquent de ressources pour effectuer les vérifications d'antécédents des volontaires.

Le délai de traitement d'une vérification des antécédents d'un volontaire peut varier de 10 jours ouvrables à plusieurs semaines.

Cela signifie qu'il est important que vous soumettiez vos vérifications d'antécédents des bénévoles pour votre église, votre école, votre camp et votre service de jeunesse suffisamment à l'avance pour qu'elles puissent être traitées.

Combien coûtent les vérifications des antécédents des bénévoles ?

Le coût de la vérification des antécédents des bénévoles d'une église dépend de l'emplacement de votre organisation de services sociaux.

Le coût moyen, dans la plupart des cas, est de 20 à 25 dollars et peut varier en fonction du niveau de vérification des antécédents criminels requis.

Assurez-vous de préciser dans vos politiques qui est responsable du paiement de la vérification des antécédents du bénévole. La plupart des organismes de services sociaux choisissent d'assumer ce coût, de sorte qu'il n'en coûte rien au bénévole, qui donne déjà de son temps à l'organisme.

Payer pour la vérification des antécédents des bénévoles augmente le coût des programmes de votre organisme de services sociaux, mais ce coût est nécessaire et en vaut la peine pour la sécurité de vos clients et bénéficiaires, et de votre organisme. Vous économiserez à long terme en gérant les risques pour votre organisation en cas d'incident impliquant un bénévole.

Les vérifications des antécédents des bénévoles expirent-elles ?

Les vérifications des antécédents des bénévoles n'expirent pas nécessairement, elles sont valables le jour où elles sont effectuées. Il est toujours possible qu'un bénévole soit impliqué dans une activité criminelle après la vérification de ses antécédents.

C'est à votre organisme de services sociaux qu'il incombe de fixer le délai dans lequel un bénévole devra faire l'objet d'une nouvelle vérification de ses antécédents. Il est important de tenir compte de la gestion des risques lorsque vous élaborez cette politique. Vous devriez envisager de renouveler la vérification des antécédents tous les un à trois ans si le bénévole travaille toujours au sein de votre organisation.

Il peut être difficile de savoir quand les vérifications des antécédents des bénévoles doivent être renouvelées, car vous pouvez avoir de nombreux bénévoles qui ont tous commencé à des moments différents. Comment les nouveaux membres du personnel sauront-ils qui doit faire l'objet d'une nouvelle vérification des antécédents des bénévoles ?

Avec un logiciel d'intégration comme PartnerHR, votre organisme de services sociaux peut établir des processus de sélection des bénévoles, créer des profils de bénévoles et mettre en place des rappels pour renouveler les vérifications des antécédents des bénévoles.

Comment conserver les vérifications des antécédents des bénévoles

Lorsque vous procédez à la vérification des antécédents des bénévoles et du personnel, vous devez tenir compte de certains facteurs importants :

1. Facilité d'accès aux vérifications des antécédents des volontaires

Ne gardez pas ces documents importants dans un casier hors du site, vous devez les avoir à portée de main en cas d'incident impliquant un volontaire.

Pour les organisations de services sociaux, la question n'est pas de savoir si un incident se produira, mais plutôt quand il se produira. Votre organisation doit être prête à se protéger et à protéger ses clients et bénéficiaires.

2. Les vérifications des antécédents des bénévoles doivent être organisées et faciles à trouver.

Si votre organisation de services sociaux est importante, il se peut que vous ayez de nombreux bénévoles à un moment donné et tout au long de votre histoire. Vous avez besoin d'un système qui vous permette de trouver rapidement et facilement un dossier spécifique de vérification des antécédents et de bénévolat.

3. Les documents papier prennent de la place dans les classeurs

Votre organisme de services sociaux ne dispose peut-être pas d'un grand bureau pour stocker toutes les vérifications d'antécédents sur place.

4. Le stockage sécurisé est indispensable pour les documents contenant des informations sensibles et personnelles.

La meilleure solution pour stocker en toute sécurité les vérifications des antécédents des bénévoles et d'autres informations importantes les concernant est d'utiliser un logiciel de gestion des bénévoles et d'intégration, tel que PartnerHR. Il vous aidera à :

• Stocker en toute sécurité les vérifications des antécédents des bénévoles et les informations les concernant.
• Garder les vérifications des antécédents des bénévoles à portée de main et dans un endroit centralisé où plusieurs personnes peuvent y avoir accès.
• Sauvegarder les vérifications des antécédents des volontaires et d'autres informations sur les volontaires dans les profils des volontaires afin que tout soit au même endroit et que vous économisiez de l'espace en conservant des dossiers physiques.
• Maintenir un niveau élevé de sécurité pour les informations sur les volontaires et la vérification de leurs antécédents.

Combien de temps devez-vous conserver les vérifications des antécédents des bénévoles ?

Voici ce que votre organisation de services sociaux doit savoir pour la vérification des antécédents des bénévoles d'église, des bénévoles d'école, des bénévoles de camp, des jeunes et des bénévoles en général, afin d'informer votre processus et vos politiques.

Une fois qu'un bénévole ne travaille plus pour votre organisme de services sociaux, vous pensez peut-être que vous n'avez rien à craindre en ce qui concerne la conservation de ses dossiers, y compris la vérification de ses antécédents de bénévolat, mais vous ne savez jamais quand un problème concernant un bénévole et touchant votre organisme sera mis au jour. Il se peut que cela se produise plusieurs années après que le bénévole ait cessé de travailler pour votre organisme.

Nous avons tous vu des reportages sur des personnes reconnues coupables d'un crime et qui sont considérées comme un pilier de la communauté et impliquées dans des actions caritatives.

Même si cette personne n'a pas été impliquée dans votre organisation depuis un certain temps, votre organisation peut faire l'objet d'un examen minutieux. En archivant les dossiers des bénévoles et en vérifiant leurs antécédents, vous protégez votre organisation.

Pourquoi les vérifications des antécédents des bénévoles sont-elles importantes ?

La vérification des antécédents des bénévoles est un élément important du processus de sélection et d'intégration des organismes de services sociaux, car elle contribue à la gestion des risques. La gestion des risques est le processus d'identification et de contrôle des menaces, en l'occurrence la menace d'un bénévole ou d'un membre du personnel qui porterait préjudice à l'un des clients ou bénéficiaires de votre organisation.

Le fait d'exiger la vérification des antécédents des bénévoles des églises, des écoles, des camps et d'autres services sociaux permet à votre organisation de gérer ce risque.
La vérification des antécédents des bénévoles est importante parce qu'elle permet de

Protéger les bénéficiaires et les clients

La raison la plus importante pour laquelle les écoles, les églises et les camps exigent une vérification des antécédents est la protection des bénéficiaires et des clients vulnérables de ces organisations de services sociaux

Protégez votre organisation

Malheureusement, la question n'est pas vraiment de savoir si un incident se produira, mais quand il se produira. La vérification des antécédents des bénévoles et leur archivage aideront votre organisation à démontrer qu'une diligence raisonnable a été exercée lors du recrutement des bénévoles.

Protégez vos bénévoles

Il est moins évident de savoir comment la vérification des antécédents des bénévoles protège ces derniers, mais elle peut les aider à se sentir en sécurité et à constater que votre processus de sélection et de recrutement est rigoureux.

La conservation de ces archives sous forme électronique dans un logiciel d'accueil et de gestion des volontaires est un bon moyen de stocker ces documents à long terme en toute sécurité, sans occuper beaucoup d'espace. Vous serez toujours en mesure de retrouver les dossiers et les vérifications des antécédents des bénévoles dont vous avez besoin si, et quand, un incident se produit.

La vérification des antécédents des bénévoles est un élément important de la gestion des risques pour votre organisation de services sociaux et de la protection de vos clients et bénéficiaires. Mais la vérification des antécédents n'est qu'une partie du processus d'intégration et de sélection des bénévoles.

Le logiciel d'accueil et de gestion des bénévoles pour les organisations à but non lucratif peut vous aider. Découvrez comment PartnerHR peut aider votre organisation de services sociaux à but non lucratif à gérer les bénévoles et le personnel.