Pourquoi les organisations non gouvernementales ont-elles besoin d'un logiciel RH ?

De la gestion des employés rémunérés à celle des bénévoles, le personnel des ressources humaines des organisations communautaires a beaucoup de tâches, de paperasserie et de personnes à suivre. Le logiciel RH pour organisations non lucratives peut aider à alléger certaines tâches lourdes lorsqu'il s'agit de l'intégration et de la gestion des employés et des bénévoles.

C'est pourquoi votre organisation a besoin Logiciel RH pour les organisations à but non lucratif:

Améliorer l'efficacité

L'efficacité est la première raison pour laquelle les organisations non gouvernementales ont besoin d'un logiciel RH. Les professionnels du secteur associatif sont habitués à se débrouiller et à faire plus avec moins, qu'il s'agisse des RH, du personnel chargé des programmes ou des collecteurs de fonds :

• Organiser les documents
• Automatiser les rappels
• Améliorer la gestion des tâches
• Rationalisation de l'intégration et de la formation
• Automatiser les rappels
• Amélioration du flux de travail grâce aux niveaux d'accès
• Gestion des demandes et des politiques en matière de congés
• Donner le contrôle aux employés (libre-service)

Stockage de documents

Les organisations non gouvernementales ont également besoin d'un logiciel RH pour disposer d'un endroit centralisé et sécurisé où stocker les documents importants relatifs aux employés et aux bénévoles, tels que les vérifications des antécédents, les évaluations annuelles et les contrats. Autres avantages :

• Trouvez rapidement des documents. Trouvez le document, le formulaire ou la politique dont vous avez besoin sans avoir à trier des dizaines de dossiers.
• Une seule version. Le stockage centralisé des documents signifie que les versions les plus récentes sont facilement accessibles et ne sont pas sauvegardées sur le disque dur ou dans la boîte de réception de quelqu'un.
• Maintenir l'organisation et les processus en cas de renouvellement du personnel. La rotation du personnel ou des bénévoles peut souvent entraîner une certaine confusion quant à l'endroit où certains documents sont sauvegardés et aux versions mises à jour. Le stockage centralisé des documents dans un logiciel RH signifie que les documents sont faciles à trouver, clairement étiquetés et toujours à jour, de sorte que le personnel ou les bénévoles peuvent trouver ce dont ils ont besoin lorsque quelqu'un a quitté votre organisation, ou dans des situations à court terme, par exemple lorsque votre responsable RH est malade ou en vacances.
• Ne pas utiliser de papier. La conservation des documents dans une bibliothèque virtuelle permet de réduire l'espace de stockage physique et la consommation de papier.

Gestion des tâches

Les logiciels RH pour les organisations à but non lucratif, comme Partner HR, offrent également des outils intégrés de gestion des tâches qui permettent aux responsables de planifier et de suivre les responsabilités de leur équipe.

La gestion intégrée des tâches aide les gestionnaires :

• Évaluer rapidement l'état d'avancement du projet
• Visualiser la charge de travail de l'équipe et le pipeline de projets
• Gérer les délais et les produits à livrer

Grâce à la gestion intégrée des tâches, les responsables peuvent planifier et suivre efficacement les projets, ce qui leur laisse plus de temps pour se concentrer sur le développement de votre association !

Embarquement et formation

Avec l'arrivée et le départ d'un grand nombre de nouveaux bénévoles, il peut être difficile pour le personnel RH des organisations non gouvernementales d'intégrer de nouveaux employés en plus de ses autres tâches importantes.

Les logiciels RH des organisations à but non lucratif peuvent être utilisés pour rationaliser le processus d'intégration. Établissez une liste d'étapes à franchir pour les nouveaux bénévoles et employés afin que les nouveaux embauchés aient rempli les formulaires nécessaires et soient rapidement opérationnels en ce qui concerne les politiques, les avantages, les autorisations d'utilisation et les équipements nécessaires pour commencer.

Une intégration simplifiée ne donne pas seulement aux nouveaux employés le sentiment d'être bien soutenus, mais ils verront à quel point le processus a été organisé et s'est déroulé en douceur, et se sentiront bien dans leur décision de travailler pour votre organisation à but non lucratif.

Le logiciel RH pour les organisations à but non lucratif vous permet également de suivre la formation de vos employés pour savoir où ils en sont dans leur formation et d'établir des rappels lorsque des certifications doivent être renouvelées.

Rappels automatisés

Lorsque votre organisation utilise un logiciel RH pour organisations non gouvernementales, vous pouvez programmer des rappels automatiques afin de ne jamais manquer une échéance ou une étape importante.

Fixer des rappels pour :

• Renouvellement des vérifications des antécédents des employés ou des bénévoles
• Évaluations des performances
• Certifications qui expirent et doivent être renouvelées
• Contrôles d'étape pour les employés en période d'essai

Des rappels automatisés permettront aux tâches RH de votre organisation de se dérouler sans heurts :

• Réglez-le et oubliez-le ! Finis les rappels qui encombrent votre calendrier ou votre liste de tâches.
• Ne manquez jamais une étape, même après un changement de personnel. Les rappels sont enregistrés dans le logiciel RH, de sorte que si quelqu'un quitte votre organisation, vous n'avez pas besoin de consulter ses documents pour savoir quand les choses doivent être faites, le système vous le rappellera automatiquement.
• Évitez la précipitation et les demandes de dernière minute. Il n'y a rien de pire que ce sentiment d'impuissance lorsque vous avez oublié quelque chose jusqu'à la dernière minute. Les rappels automatisés permettent de s'assurer que les tâches ne sont pas laissées pour compte jusqu'à la dernière minute.
• Ne jamais manquer une échéance. Manquer la date limite pour quelque chose comme le renouvellement de la vérification des antécédents d'un employé ou d'un bénévole peut avoir un impact sur leur capacité à continuer à travailler, ou mettre votre association en danger, mais les rappels automatisés vous assureront de ne jamais manquer une date limite.

Demandes de congé

Le logiciel RH pour les organisations à but non lucratif permet également de gérer les demandes de congés du personnel, qu'il s'agisse de vacances, de congés de maladie ou autres. Grâce au suivi en ligne des demandes de congés, vous serez toujours en mesure de suivre facilement les congés des employés et les autres demandes de congés, comme les congés de maladie. Vous pouvez également consulter le calendrier des demandes de congés.

Portail libre-service pour les employés

Réduisez la charge de travail du personnel des ressources humaines ou des bénévoles en donnant aux employés la possibilité de gérer leurs propres profils et d'accéder aux informations par le biais du logiciel des ressources humaines. Avec un portail libre-service pour les employés :

• Les employés peuvent demander leur congé dans le logiciel
• Les employés peuvent voir leurs propres soldes de congés et les demandes approuvées, ce qui signifie qu'ils n'ont pas besoin de demander ces informations à leur responsable ou au service des ressources humaines.
• Les managers peuvent approuver les demandes dans le logiciel RH, il est donc très efficace d'approuver les demandes de congés.
• Les managers peuvent voir les demandes de congés de leur équipe et les congés approuvés en un seul endroit, facile à naviguer.

Les logiciels RH peuvent prendre en charge les tâches manuelles qui prennent beaucoup de temps au personnel RH, comme la mise à jour des adresses ou le traitement des demandes de congés, et rationaliser le processus en donnant aux employés la possibilité d'effectuer ces tâches eux-mêmes.

Les portails en libre-service pour les employés, comme celui proposé par Partner HR, donnent à vos employés le pouvoir de mettre à jour leurs coordonnées, de créer des demandes de congés et bien plus encore.

Avec le logiciel RH pour organisations caritatives, vos bénévoles et vos employés peuvent :

• Gérer son propre profil
  • Mise à jour de leur photo
  • Mise à jour des coordonnées après un changement d'adresse
• Mettre à jour les coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence pour qu'elles soient toujours actuelles
• Soumettre des demandes de congés pour des vacances ou des jours de maladie
• Effectuer des recherches dans l'annuaire des employés pour entrer en contact avec leurs collègues

Sécurité

Si l'efficacité accrue est la première raison pour laquelle les organisations non gouvernementales ont besoin d'un logiciel RH, la sécurité n'est pas loin derrière !

Le personnel des RH gère certaines des informations les plus sensibles de votre organisation, après les données sur les donateurs et les bénéficiaires. Ces informations vont des adresses aux salaires, en passant par les avantages sociaux. Sans un logiciel RH sécurisé, ces informations pourraient tomber entre de mauvaises mains.

Si vous conservez des informations sensibles dans votre boîte de réception ou sur votre ordinateur, il y a de multiples façons d'enfreindre la loi :

• Si l'ordinateur d'un employé des ressources humaines est volé
• Leur courrier électronique et leurs documents basés sur le cloud sont piratés
• Un employé se voit accidentellement accorder l'accès aux lecteurs et dossiers des ressources humaines.
• Et il est même possible qu'un membre de votre personnel RH joigne accidentellement le mauvais fichier à un courriel si vous conservez les informations RH dans une application telle que Microsoft Excel - les erreurs se produisent !

Voici comment un logiciel RH assure la sécurité des informations relatives à vos employés :

• Protégé par un mot de passe, même si l'ordinateur d'un employé est volé, le voleur ne pourra pas se connecter au logiciel RH.
• Pour accéder aux informations contenues dans le logiciel, vous devez inviter ce membre du personnel et définir son niveau d'accès. Il n'est pas possible d'accorder accidentellement un accès à quelqu'un.
• Rien n'est stocké dans des fichiers ou des documents sur votre ordinateur. Il est donc facile d'éviter des erreurs telles que joindre une feuille de calcul contenant des informations sensibles.

Dossiers des employés

Le stockage des informations sur les employés dans le logiciel RH signifie qu'il n'y a plus de dossiers sur le disque dur de votre ordinateur ni de dossiers papier dans les classeurs. Tous les documents et informations concernant vos employés sont stockés en toute sécurité dans un endroit centralisé.

Les profils d'employés permettent de stocker et de suivre facilement et efficacement toutes les informations et tous les documents de vos employés :

• C.V.
• Vérification des antécédents
• Évaluations des performances
• Coordonnées et adresse

De plus, comme nous l'avons mentionné plus haut, les rappels automatisés vous permettront de planifier et de suivre des tâches telles que le renouvellement des vérifications des antécédents et des certifications des employés.

Gestion des volontaires

Les organisations à but non lucratif ont tendance à avoir beaucoup de bénévoles, et qu'il s'agisse de personnes qui aident de temps en temps lors d'événements, ou de bénévoles plus réguliers qui offrent un soutien essentiel à votre mission, vous avez besoin d'un moyen de les gérer efficacement.

Tout comme le logiciel RH pour organisations caritatives peut vous aider à gérer vos employés de manière plus efficace et plus sûre, il peut également vous aider à stocker, suivre et gérer efficacement les informations relatives aux bénévoles.

Voici comment le logiciel RH pour organisations caritatives peut aider votre organisation à gérer les bénévoles :

• Rationaliser et gérer l'intégration et la formation des volontaires
• Suivi des heures de bénévolat
• Stocker les informations importantes telles que les coordonnées et les certifications dans les profils des bénévoles
• Créer des rappels automatiques pour les vérifications des antécédents des bénévoles ou les certifications.
• Permettre aux bénévoles d'accéder à un portail en libre-service pour mettre à jour leurs coordonnées
• Les niveaux d'accès vous permettent de donner aux bénévoles qui participent aux tâches RH l'accès aux informations dont ils ont besoin, sans qu'aucune information sensible ne soit visible.

En matière de ressources humaines, les employés des organisations à but non lucratif sont confrontés à des défis que les employés du secteur privé ne connaissent pas, comme le fait de porter plusieurs casquettes et de gérer des bénévoles non rémunérés. Tout comme les organisations ont besoin d'un logiciel de CRM pour gérer les donateurs et les clients, elles ont également besoin d'un logiciel RH pour suivre efficacement et en toute sécurité les informations relatives aux employés et aux bénévoles, les formations et les certifications, les congés, etc. Vous souhaitez comparer les logiciels RH pour organisations à but non lucratif afin de trouver celui qui vous convient le mieux ? Consultez les 5 meilleurs logiciels RH pour organisations communautaires.