Comment utiliser la gestion des déménagements pour augmenter la collecte de fonds ?

Les collecteurs de fonds des organisations à but non lucratif sont toujours à la recherche de moyens d'attirer de nouveaux donateurs, d'augmenter le montant des dons des donateurs actuels et d'accroître le nombre de donateurs chaque année.

La gestion des mouvements est un système qui peut aider à rationaliser le processus de collecte de fonds afin d'impliquer les nouveaux donateurs et ceux qui renouvellent leur don de manière significative et de générer des revenus accrus.

Qu'est-ce que Moves Management ?

La gestion des mouvements est unprocessus systématique d'entretien des donateurs qui est axé sur les donateurs, durable, efficace et constitue un élément central de votre plan de collecte de fonds.
La mise en œuvre de la gestion des mouvements en tant que système vous aide à faire passer les donateurs des premiers stades d'intérêt (lorsqu'ils viennent d'apprendre l'existence de votre organisation) à l'engagement de donateurs majeurs qui font des dons importants chaque année, ainsi qu'à tous les stades intermédiaires.

Le système de gestion des mouvements - que l'on peut considérer simplement comme un cycle de vente pour les donateurs - vous permet de mettre en place un système de gestion des mouvements. processus reproductible qui rationalise les efforts de collecte de fonds. L'idée qui sous-tend la gestion des mouvements est simple : toutes les activités de collecte de fonds visent à garantir les donateurs vivent des expériences significatives avec votre organisation, et ces expériences, ou "mouvements", leur permettent de s'engager davantage. 

Le cycle commence la première fois qu'un électeur est présenté à votre organisation et vous permet, en tant que collecteur de fonds, de le faire passer stratégiquement du statut de donateur potentiel intéressé à celui de partie prenante investie.

Le terme "Moves" se rapporte au cycle de vie du donateur, qui passe d'un individu à un donateur potentiel, puis à un premier don et enfin, avec un peu de chance, à un donateur amélioré, renouvelé ou majeur. Les "Moves" sont les actions et les contacts que votre organisation entreprend pour établir ces relations et rapprocher les donateurs potentiels de votre cause et de votre mission.

Qu'est-ce qu'un déménagement ? 

Si vous n'êtes pas sûr que vos actions s'inscrivent dans le processus de gestion des mouvements, posez-vous la question :

• Cette action est-elle centrée sur le donateur ?
• Accroît-il l'engagement ou la participation de mes donateurs ?
• Améliore-t-il la compréhension de mon organisation ?
• A-t-il donné lieu à un don ou à une donation importante ?

La capacité de votre organisation à faire progresser les donateurs tout au long du cycle du don joue un rôle dans vos efforts de fidélisation et d'engagement des donateurs. Plus vous serez performant dans ce processus, plus vos donateurs seront engagés et plus votre taux de fidélisation sera élevé.

Lorsque vous commencez à gérer les mouvements, il est important de définir le cycle de vie de vos donateurs ou les cycles de dons, la signification de chaque niveau et la manière dont les donateurs et les donateurs potentiels peuvent passer d'un niveau à l'autre.

Déplace les étapes de la gestion, détourne l'attention du montant des dons pour la porter sur le donateur.

Les étapes de la gestion des mouvements

En règle générale, la gestion des déménagements est divisée en cinq étapes :

#1 Identifier

Une personne est identifiée comme un donateur potentiel par le biais d'une recherche de prospects, de présentations de membres du conseil d'administration et de bénévoles, ou parce qu'elle a donné un petit montant dans le passé.

Envisagez d'utiliser un outil de prospection comme Wisely pour trouver rapidement des donateurs susceptibles de faire un don généreux dans un délai précis.

#2 Qualifier

Il est important de s'assurer qu'un donateur potentiel identifié a la capacité, l'intérêt et les liens nécessaires pour devenir un donateur de votre organisation. Pour qualifier un donateur, tenez compte du montant de ses dons à d'autres organisations, de l'intérêt qu'il porte à votre travail et des liens qu'il entretient avec votre organisation.

#3 Cultiver

Cultiver un donateur est l'une des parties les plus importantes d'un système de gestion des mouvements réussi ! Des contacts réguliers et planifiés permettent aux donateurs de poursuivre leur intérêt pour votre organisation et vous donnent l'occasion de forger une relation solide avec eux.

Envisagez d'utiliser un logiciel de gestion des donateurs, qui vous permettra de segmenter facilement les communications avec les donateurs, de noter leurs préférences et de cultiver efficacement les relations.

#4 Solicit

Il est impératif de planifier quand et comment un donateur sera demandé, et de s'assurer qu'il passe de "cultiver" à "solliciter" ! Pour chaque donateur figurant dans votre système de gestion des mouvements, vous devez savoir combien vous lui demandez et quand vous lui ferez cette demande. Certains donateurs recevront peut-être une lettre d'appel annuel, tandis que d'autres seront sollicités en personne.

#5 L'intendance

Le processus de gestion des mouvements ne s'achève pas avec la demande d'un donateur. La phase de gestion vous permet de le remercier pour son investissement et, ce qui est tout aussi important, de lui rendre compte de l'impact qu'il a eu sur votre organisation. Une fois qu'un donateur a fait un don, passez l'année suivante à le gérer, jusqu'à ce qu'il soit temps de le solliciter à nouveau.

Cycle de gestion des déménagements

Un cycle de gestion des déménagements efficace comprend

• Mesures prises par votre équipe pour entretenir et gérer les donateurs : Appeler régulièrement les donateurs, organiser des réunions avec les membres clés de l'équipe, les tenir au courant de l'impact de votre organisation et envoyer des notes de remerciement en temps voulu pour tous les dons reçus.
• Un calendrier strict des "déménagements" : En fonction de votre objectif, votre calendrier de gestion des déménagements peut s'étendre de deux mois à deux ans. Les étapes de la gestion des mouvements fonctionnent généralement mieux sur une période plus longue, car vous ne voulez pas bombarder les donateurs de messages et de demandes constants.
• Une boucle de rétroaction après chaque action accomplie : Un système clair de responsabilité avec des collecteurs de fonds affectés à des donateurs individuels et des gestionnaires affectés à une équipe de collecteurs de fonds. Utiliser une feuille de calcul, un CRM ou un modèle d'étapes de gestion des déménagements pour enregistrer toutes les interactions avec les donateurs. Les équipes doivent travailler ensemble pour identifier les problèmes et discuter de l'impact de chaque étape de la gestion des mouvements.
• Des repères pour les étapes suivantes : Les collecteurs de fonds doivent avoir un plan clair et des réponses à chaque étape de la gestion des mouvements - qu'ils soient reçus positivement ou négativement.

Gestion des déménagements Étapes et cycle de vie des donateurs

Il est utile d'envisager la collecte de fonds pour la gestion des mouvements dans le cadre du cycle de vie des donateurs. Les donateurs peuvent être classés en trois catégories : les nouveaux donateurs, les renouvellements, les dons importants et les anciens donateurs.

Si vous choisissez de cibler des donateurs appartenant à plus d'une catégorie, vous devrez développer des "actions" distinctes pour chaque phase du cycle de vie du donateur. N'oubliez pas que le processus de gestion des mouvements consiste à répondre aux besoins individuels des donateurs !

Déménagements
Modèle de dossier de gestion

Utilisez ce modèle d'étapes de gestion des mouvements pour démarrer votre stratégie et enregistrer les mouvements que vous effectuez. Ces étapes de gestion des mouvements vous guident à travers toutes les étapes du cycle de collecte de fonds, de sorte que vous ne manquerez jamais un mouvement !

Cliquez sur l'image ci-dessous pour télécharger le modèle des étapes de la gestion des déménagements.

Pourquoi utiliser un système de gestion des déménagements ?

• L'engagement des donateurs peut être difficile et désordonné - les étapes de la gestion des mouvements donnent aux collecteurs de fonds un processus clair à suivre et garantissent que les éléments clés ne sont pas oubliés.
• Fournit au personnel un processus stratégique pour cultiver des expériences plus profondes et plus gratifiantes avec leurs prospects et leurs donateurs.
• Améliore la responsabilisation des équipes de collecte de fonds
• L'accent est mis sur le donateur plutôt que sur les dons, ce qui vous permet de gérer et de cultiver efficacement des relations à long terme avec vos précieux donateurs.
• C'est un bon moyen d'impliquer les membres de votre conseil d'administration.
• Les donateurs engagés à long terme contribuent à la pérennité de votre association.
• Définit et documente l'état actuel des relations des donateurs avec votre association - un bon tableau de gestion des mouvements vous indiquera tous les donateurs potentiels, leur niveau de préparation et le montant qu'ils pourraient être en mesure de donner - autant d'éléments qu'il est bon de connaître !
• Il vous aide à mesurer l'efficacité des "actions" et à identifier ce qui fonctionne.
• Les donateurs se sentent appréciés, valorisés et engagés

Un système de gestion des mouvements n'est pas destiné à l'ensemble de vos donateurs. Étant donné que l'accent est mis sur la planification personnalisée, il est généralement utilisé pour les campagnes de financement ou les dons importants.

Mais vous pouvez également utiliser un processus de gestion des mouvements pour identifier d'autres catégories de donateurs qui sont actuellement négligées et concevoir une campagne de communication pour les impliquer davantage.

Conseils pour un cycle de gestion des déménagements réussi

Si vous n'avez jamais utilisé le système de gestion des déménagements, la première étape de la mise en œuvre du processus consiste à s'organiser.

Gérer et segmenter votre base de données de donateurs

• Faites le tri dans votre base de données de donateurs existante afin d'identifier les donateurs pour votre système de gestion des mouvements. Outre les donateurs qui ont donné des sommes importantes dans le passé, recherchez ceux qui sont récemment passés d'un niveau de don à un autre. Si vous avez du mal à trouver de nouveaux donateurs, ciblez-les plutôt. Ne vous limitez pas aux seuls donateurs de votre base de données - pensez aux donateurs potentiels qui ont contribué à des causes similaires, ou à d'autres personnes qui pourraient être intéressées par votre soutien. Si vous avez élaboré un profil de donateur, vous pouvez même utiliser les caractéristiques de ce profil pour rechercher de nouveaux donateurs ayant des goûts et des habitudes similaires aux vôtres.
• Utilisez votre base de données pour coder et suivre chaque donateur potentiel et savoir où il en est dans le cycle de gestion des mouvements, de l'identification à la gestion, en l'améliorant ou en le disqualifiant si nécessaire. (Il se peut que vous découvriez que certains donateurs, après les avoir qualifiés, ne vous conviennent finalement pas tant que ça ! Ne consacrez pas plus d'efforts à ces donateurs - marquez-les simplement comme disqualifiés et concentrez-vous sur d'autres prospects).

Comprendre vos donateurs

• Élaborer des profils de donateurs distincts : les informations sur les donateurs peuvent être la clé d'un processus de gestion des mouvements réussi - des informations telles que les membres de la famille d'un donateur, ses antécédents professionnels, sa capacité à donner, son comportement en matière de dons, ses liens philanthropiques et son histoire personnelle (où il est allé à l'école, les villes dans lesquelles il a vécu, etc. Si la collecte de ces informations peut être cruciale, elle ne doit pas nécessairement être immédiate. L'essentiel est de faire en sorte que les donateurs se souviennent d'eux et se sentent valorisés, tout en comprenant leur comportement et leurs préférences en matière de dons. Il ne faut pas que les donateurs aient l'impression de s'immiscer dans leur vie privée !
• Pour recueillir des informations pertinentes, parlez à vos collègues ou aux membres de votre conseil d'administration. Recherchez les connexions et les réseaux que vous avez en commun.
• Si vous élaborez des profils de donateurs, recherchez les points communs entre les donateurs de chaque niveau et les caractéristiques significatives qui ressortent. Cela vous aidera à concevoir des supports de communication en gardant à l'esprit leurs intérêts et leurs passions. Les profils de donateurs ne sont utiles que lorsque vous cherchez à communiquer avec un niveau de don particulier ou une catégorie de donateurs - pour les grands donateurs, vous devrez créer un dossier personnalisé pour chacun d'entre eux.

Sélectionner le bon donateur pour les étapes de la gestion des déménagements

• Concentrez-vous sur les 20 % de donateurs les plus importants. Il est probable que l'ensemble de votre base de données de donateurs et d'électeurs ne sera pas transformé en don majeur. Utilisez le système de gestion des mouvements pour vous assurer que les donateurs de niveau inférieur sont sollicités et gérés de manière appropriée, puis concentrez-vous sur les donateurs qui font les dons les plus importants. Souvent, les 20 % de donateurs les plus importants sont à l'origine de 80 % des recettes. Ce sont ces donateurs qui devraient constituer l'essentiel de votre gestion des mouvements.
• Mettez davantage l'accent sur les dons importants, car les taux de fidélisation des donateurs sont en baisse dans les catégories des petits et moyens dons. Les donateurs majeurs vous permettront également de récupérer vos coûts, étant donné que le processus de gestion des déménagements prend beaucoup de temps. Si vous n'avez que quelques donateurs majeurs, cherchez des moyens de transformer vos donateurs de niveau intermédiaire en donateurs majeurs et créez des étapes de gestion des déménagements distinctes pour eux.

Élaborer un plan détaillé

• Avant de commencer la mise en œuvre de votre système de gestion des mouvements, veillez à ce qu'il ait une vision, des objectifs généraux, des objectifs spécifiques et des responsabilités établies.
• Élaborer des actions standard pour les étapes de la gestion des mouvements. Il pourrait s'agir des actions suivantes
  • Envoi du rapport annuel
  • Carte d'anniversaire
  • Appel d'un membre du conseil d'administration
  • Possibilités de bénévolat
  • Déjeuner avec votre directeur exécutif
  • Visite de vos locaux ou excursion
  • Réception spéciale pour les donateurs ou invitation à un gala
• Créez un calendrier des déménagements de la culture. Outre les lettres de collecte de fonds, les bulletins d'information et les rapports annuels, vous pouvez inclure des actions personnelles telles que des lettres de remerciement manuscrites, des appels téléphoniques et des dîners dans le cadre de la gestion de vos actions.
• Adaptez chaque "action" du système de gestion des mouvements à un donateur individuel, afin de vous assurer qu'il se sente écouté. Si un donateur mentionne qu'il déteste les appels postaux, lui envoyer une copie imprimée de votre rapport annuel ou une lettre de collecte de fonds risque fort de se retourner contre lui !

Suivi

• Soyez cohérent dans vos processus de gestion des mouvements. Utilisez votre base de données pour créer un portefeuille de chaque donateur et de l'état d'avancement de ses démarches, et réunissez chaque semaine ou chaque mois votre équipe, le directeur exécutif ou les membres du conseil d'administration pour passer en revue chaque donateur et définir le plan
  pour le faire passer au niveau suivant. Cette stratégie cohérente permet aux donateurs de se sentir liés à l'organisation et vous rapproche de l'obtention de leur don.
• Prévoyez des réunions de suivi régulières avec votre équipe pour comprendre ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et comment vous pouvez travailler ensemble pour renforcer votre plan de gestion des déménagements. Ne vous attendez pas à ce que votre plan se déroule sans accroc - l'idée derrière le processus de gestion des déménagements est de développer et d'affiner une compréhension des principaux donateurs au fil du temps, alors ne vous attendez pas à tout comprendre dès votre première tentative !

8 éléments d'un système de gestion des déménagements efficace

1. Se concentrer sur le développement des donateurs plutôt que sur l'obtention de dons
2. Soyez sincère et authentique - ne vous contentez pas d'utiliser les donateurs pour obtenir ce que vous voulez.
3. Assurez-vous que vous disposez de données exactes et propres avant de commencer.
4. Utilisez un calculateur de fourchette de dons pour déterminer le montant dont vous avez besoin de la part de chaque donateur pour atteindre votre objectif financier.
5. N'oubliez pas que chaque action a pour but d'informer votre donateur sur votre cause et de cultiver votre relation mutuelle.
6. Utiliser avec parcimonie les actions à forte intensité de temps
7. Identifiez et documentez les interactions entre vous et vos sympathisants - utilisez un CRM pour les organisations à but non lucratif ou une feuille de calcul.
8. Soyez flexible - modifiez votre stratégie en fonction des besoins de vos sympathisants

Réussir la gestion des déménagements

La mise en œuvre d'un système de gestion des mouvements peut sembler compliquée au départ, mais elle devrait en fin de compte être une expérience assez organique qui vous permettra d'offrir à chaque donateur une expérience personnalisée, ce qui se traduira par des dons plus importants et une base de donateurs plus solide.

Vous avez probablement dans votre base de données des donateurs qui ont la capacité et l'intérêt de donner beaucoup plus. En commençant la gestion des mouvements par une étude de votre base de donateurs et la création d'un portefeuille de 25 à 50 prospects, puis en planifiant une approche tactique pour chaque donateur, vous ne vous contenterez pas d'assurer l'engagement des donateurs. Ce processus vous permettra d'obtenir des informations précieuses de la part des donateurs, d'augmenter vos revenus et de vous assurer que vous ne laissez pas d'argent sur la table.