Skip to content Vous savez que votre cause mérite d'être soutenue, mais il n'est pas toujours facile de rédiger une lettre de collecte de fonds qui en convainque les donateurs potentiels.
Une lettre de collecte de fonds convaincante est l'un des outils les plus précieux de la boîte à outils de collecte de fonds de votre association.
Dans cet article, vous trouverez des conseils sur la manière de rédiger les cinq parties principales d'une lettre de collecte de fonds, ainsi que des exemples, des modèles de lettres de collecte de fonds et des conseils pour vous guider.
Rédiger une lettre de collecte de fonds convaincante
Afin de comprendre comment rédiger une lettre de collecte de fonds parfaite, examinons cet exemple de lettre de collecte de fonds du Sunny Days Community Centre, qui cherche à collecter des fonds pour son programme de club de petit-déjeuner.
Cliquez sur l'image pour télécharger le modèle de lettre de collecte de fonds en format word (P.S. Il y a d'autres modèles ci-dessous).
1. La salutation
Personnaliser les lettres - Il n'est jamais souhaitable d'adresser une lettre à un ami ou à un sympathisant : "Cher ami/soutien". Il est important d'utiliser le nom d'une personne. À leurs yeux, cela signifie que la lettre leur est destinée, et pas seulement à un sympathisant, ce qui les rend plus attentifs.
Vous pouvez personnaliser automatiquement les lettres de collecte de fonds avec des informations sur les donateurs telles que le nom, l'adresse, la salutation et l'historique des dons à partir de votre logiciel de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratif. logiciel de gestion de la relation client (CRM) pour les organisations à but non lucratif.
L'utilisation du prénom d'une personne établit un lien personnel direct avec elle et l'encourage à poursuivre sa lecture. Les gens sont également beaucoup plus enclins à répondre aux lettres de collecte de fonds caritatifs lorsqu'elles sont adressées directement - l'ajout d'un nom aux courriers a permis d'augmenter les taux de réponse de 30 %, voire de 140 % dans certains cas !
2. L'introduction
Attirer l'attention du lecteur - Commencez votre lettre par quelque chose qui captivera le lecteur : une question audacieuse, une déclaration ou l'histoire d'une personne ou d'une situation spécifique que votre organisation caritative a aidée.
Raconter une histoire et créer une scène est l'un des meilleurs moyens de faire passer votre message. Cela donne au lecteur un aperçu de votre monde et lui rappelle pourquoi votre mission est si importante. Faites appel à leur cœur en donnant à vos lecteurs des détails spécifiques sur les raisons pour lesquelles le problème auquel vous vous attaquez est important et sur la manière dont votre programme le résout.
Exemple : "Nous avons été figés par le choc, la stupéfaction et la peur en même temps...
Le voyage à travers le Soudan a été long et difficile et, à la fin, nous avons été accueillis par les corps frêles, décharnés et affamés d'enfants, d'adolescents et d'adultes qui se précipitaient tous vers nous. Des cages thoraciques saillantes et des estomacs déprimés. Des jambes aussi frêles et minces que des allumettes. C'était le spectacle le plus choquant que nous ayons jamais vu.
Mais à cette vue sont venus s'ajouter leurs sourires, leurs rires, leurs cris de joie et leurs chaleureuses accolades. Des larmes ont coulé sur toutes nos épaules lorsque nous avons été embrassés et remerciés par de nombreuses personnes différentes.
Et soudain, nous avons tous réalisé à quel point ce que nous faisions était important pour tous ces gens !
Informer le lecteur des résultats de son dernier don - Les études montrent que le fait d'informer les donateurs des résultats de leur dernier don avant de leur demander un autre don est la clé pour conserver vos donateurs et les faire progresser dans la pyramide des donateurs.
La touche personnelle supplémentaire montre également que votre lettre ne fait pas partie d'une campagne de masse générique, mais qu'elle a été écrite uniquement pour eux.
Se concentrer sur un programme ou une initiative spécifique - Les organisations qui ont plusieurs domaines d'activité peuvent être tentées d'inclure des informations sur tout ce qu'elles font dans une seule lettre, mais c'est une erreur. Parler de tout risque de submerger le lecteur et de le faire se sentir impuissant ou incapable de résoudre vos problèmes.
Au lieu de cela, concentrez-vous sur un projet ou un thème particulier et fournissez des détails et des histoires pour le rendre réel pour le lecteur. Les lecteurs auront ainsi l'impression de pouvoir faire la différence et d'agir positivement rapidement et facilement, ce qui les incitera davantage à envoyer un chèque !
Remerciez les donateurs et dites-leur qu'ils sont nécessaires - Si vous écrivez à d'anciens donateurs, n'oubliez pas de les remercier pour leurs contributions antérieures et de leur dire qu'ils sont toujours nécessaires, que vous avez besoin de leur aide pour maintenir vos services.
Faire en sorte que les donateurs se sentent valorisés et appréciés renforcera leur engagement envers votre cause et peut aider à convertir des donateurs ponctuels en contributeurs réguliers.
3. La demande
Expliquer la cause - Vous voulez donner aux gens l'impression qu'il est absolument essentiel que vous continuiez à faire ce que vous faites. Pour ce faire, vous devez montrer qu'il existe un besoin et que votre organisation est essentielle pour répondre efficacement à ce besoin.
Présentez votre objectif - Dites aux donateurs exactement ce dont vous avez besoin dans un délai précis pour les aider à comprendre comment leurs dons seront utilisés et qui en bénéficiera. Sans objectif clair, les donateurs ne sauront pas où va leur argent ni comment ils peuvent faire la différence. Le fait d'avoir un objectif peut leur donner un but et peut même les inciter à demander à leurs amis de contribuer s'ils remarquent que vous êtes sur le point d'atteindre l'objectif de votre campagne.
Suggérer des montants de dons et ce qu'ils permettent d'obtenir - Vous devez également proposer des montants de dons appropriés pour chaque donateur. N'oubliez pas d'indiquer l'impact du don afin que les donateurs sachent exactement ce qu'ils donnent.
Exemple : "Votre don de 25 dollars permettra de nourrir et d'habiller un enfant affamé pendant un mois : "Votre don de 25 dollars permettra de nourrir et d'habiller un enfant affamé pendant un mois".
Détailler les conséquences de l'inaction - Afin de montrer au donateur que son don est important, vous pouvez également indiquer les conséquences de son inaction. Il faut cependant faire très attention à ne pas donner l'impression d'être trop négatif. Si le message se concentre trop sur ces conséquences, il sera déprimant et beaucoup moins efficace.
Exemple : "Chaque don est important et les besoins sont toujours grands. Sans des dons comme les vôtres, davantage d'enfants devront se passer d'abri, de nourriture et d'eau potable."
4. La clôture
Remerciez les donateurs à l'avance pour leur soutien - Veillez à remercier les donateurs à l'avance. Cela suppose subtilement qu'ils contribueront à la cause et montre que vous avez confiance en eux pour faire ce qu'il faut.
Répétez-leur pourquoi leur contribution est si importante - Vous pouvez également renforcer ici la raison pour laquelle vous avez besoin de leur aide et les conséquences de leur inaction.
5. Le post-scriptum
Intégrez un événement à venir ou renforcez votre demande - Saviez-vous que les post-scriptums sont la partie la plus lue de votre lettre ?
Contrairement aux courriels, les donateurs lisent souvent le début de la lettre et vont directement au post-scriptum. Ne manquez pas cette occasion d'attirer l'attention en ajoutant cette section à votre lettre de collecte de fonds.
Vous pouvez réitérer votre demande de dons ou inclure des informations sur un événement amusant ou une collecte de fonds à venir à laquelle les donateurs peuvent participer.
Modèles de lettres de collecte de fonds
Si vous vous demandez comment commencer à rédiger votre lettre de collecte de fonds, nous avons ce qu'il vous faut ! Voici quatre des meilleurs modèles de lettres de collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif .
Téléchargez ces modèles de lettres de collecte de fonds au format Word et utilisez-les comme base pour votre propre lettre de collecte de fonds.
(Cliquez sur l'image pour télécharger le document en format Word)
Modèle de lettre de collecte de fonds pour les dons de contrepartie
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Lettre de collecte de fonds pour l'entreprise
Modèle
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Lettre type de collecte de fonds pour Noël / les fêtes
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Pour d'autres modèles de lettres de collecte de fonds, consultez nos modèles de lettres de collecte de fonds gratuits pour tous les secteursLes services sociaux, l'éducation, les organisations artistiques, les refuges pour animaux et bien d'autres encore.
Obtenez vos modèles de lettres de collecte de fonds ici !
Conception de la lettre de collecte de fonds
Pour en savoir plus sur la conception de votre lettre de collecte de fonds : Le modèle parfait de lettre de collecte de fonds.
Lettres de bienfaisance des particuliers ou des entreprises
De nombreuses entreprises prennent très au sérieux leur politique de responsabilité sociale d'entreprise (RSE ) et versent chaque année des sommes importantes à des associations caritatives. Mais pour obtenir une part de ce gâteau, il faut adopter une approche stratégique.
La plupart des lettres de collecte de fonds des entreprises sont utilisées pour demander des dons en nature, des possibilités de bénévolat ou des parrainages d'événements.
En effet, de nombreuses entreprises ont des politiques concernant les bénéficiaires de leurs dons, et les approbations peuvent prendre beaucoup de temps et impliquer plusieurs cycles de prise de décision.
Comme il n'est pas possible d'entrer dans les bureaux d'une entreprise et de demander des dons, les lettres de collecte de fonds sont un excellent moyen de présenter votre organisation et de demander une contribution que les entreprises peuvent facilement obtenir.
Elles sont souvent plus que disposées à faire des dons en nature et seront heureuses de mettre à disposition des espaces pour organiser des collectes de fonds. Les équipes des ressources humaines sont également toujours à la recherche de moyens d'impliquer les employés ; les cibler avec une opportunité de bénévolat peut donc être un excellent moyen de mettre le pied dans la porte.
Ne vous attendez pas à ce que les entreprises fassent un chèque dès qu'elles reçoivent votre lettre !
En leur présentant d'abord des demandes plus modestes, vous pouvez établir un lien solide entre votre organisation et l'entreprise, ce qui peut se traduire par des dons soutenus à long terme.
Email vs. Direct Mail
Jusqu'à présent, nous avons parlé des lettres de collecte de fonds (c'est-à-dire celles que vous envoyez par la poste). Si vous n'avez envoyé que des courriers électroniques jusqu'à présent, vous pouvez envisager d'inclure le publipostage dans votre stratégie de sensibilisation. d'inclure le publipostage dans votre stratégie de sensibilisation.
Le publipostage peut être un moyen efficace de s'adresser aux générations plus âgées et aux baby-boomers. Les baby-boomers (nés entre 1946 et 1964), qui représentent près de 43 % de l'ensemble des dons aux États-Unisfont des dons à la fois en ligne et par courrier.
En négligeant d'envoyer des lettres, vous vous privez d'un canal de don pour un public important.
Si le courrier électronique présente l'avantage d'offrir des liens hypertextes et des dons immédiats, la prochaine fois que vous planifierez votre stratégie de sensibilisation, n'oubliez pas de réfléchir aux avantages du publipostage. Vos donateurs sont-ils souvent âgés ? Avez-vous besoin d'élargir votre groupe de donateurs ? Dans ce cas, le publipostage pourrait vous convenir !
Conseils
N'oubliez pas d'envoyer une lettre de remerciement - Une lettre de collecte de fonds reçue avant l'envoi d'une lettre de remerciement appropriée ne sera pas très bien reçue.
Par conséquent, envoyez toujours une lettre de remerciement après chaque don et, si possible, dans les deux jours qui suivent. Bien qu'une lettre de collecte de fonds soit un bon moyen de renforcer votre appréciation, elle ne remplace pas la nécessité d'une lettre de remerciement.
Choisissez votre public - Avant même de commencer à rédiger une lettre de collecte de fonds, vous devez choisir votre public. Écrivez-vous aux donateurs actuels ? S'agit-il d'un courrier d'acquisition ? Vous devez également cibler vos lettres en fonction de l'importance du don. Après tout, les donateurs qui font des dons de 50 dollars ne seront pas intéressés par les mêmes informations que ceux qui font des dons de 5 000 dollars. Le ciblage des lettres de collecte de fonds vers des publics particuliers améliore considérablement les taux de réponse.
Faites un paquet - Incluez toujours une enveloppe de retour affranchie et une carte-réponse afin de faciliter le plus possible les dons. La carte-réponse doit énumérer les options de don et comporter un espace libre pour permettre aux donateurs d'indiquer un montant différent.
Vous pouvez également leur donner la possibilité d'effectuer des paiements mensuels préautorisés.
Rendre la lettre amicale - Rédigez la lettre comme si vous parliez à un ami. Ne vous souciez pas d'écrire des phrases parfaites.
Si vous avez du mal à écrire ou si cela prend trop de temps, c'est que vous réfléchissez trop. Laissez les mots jaillir de vous.
Inclure un P.S. - L'inclusion d'un P.S. vous permet de renforcer le message ou d'ajouter des informations supplémentaires pour terminer sur une note positive.
Faites en sorte qu'elle soit authentique - Veillez à utiliser une vraie signature, celle d'une personne importante au sein de l'organisation et que les gens reconnaîtront. Sur l'enveloppe, utilisez de vrais timbres et de vraies étiquettes. Les étiquettes sont plus efficaces que les enveloppes en papier qui semblent avoir été produites en série.
Suggérer des montants de dons appropriés - Il est extrêmement important de cibler les lettres de collecte de fonds en fonction des habitudes de don antérieures, car vous devez être en mesure de recommander des montants de don appropriés.
Par exemple, si une personne fait habituellement un don de 20 $, vous pourriez suggérer 20 $, 50 $ et 100 $, et si une personne fait habituellement un don de 100 $, vous pourriez suggérer 100 $, 200 $ et 500 $.
Ne pas offrir de cadeaux - Offrir des articles tels que des t-shirts, des tasses et des étiquettes d'envoi personnelles en guise de cadeaux pour les dons est une mauvaise idée et a un impact extrêmement négatif sur la décision des gens de faire un don. (Voir "La recherche montre de nouvelles choses à faire et à ne pas faire dans la collecte de fonds")
Pourquoi rédiger des lettres de collecte de fonds ?
Maintenant que nous vous avons expliqué comment rédiger une lettre de collecte de fonds, voyons pourquoi. Les lettres de collecte de fonds sont un moyen important d'entrer en contact avec les donateurs, de les impliquer dans votre cause et, surtout, de préciser vos besoins financiers.
Une histoire bien racontée et percutante peut établir un lien fort entre votre organisation et un parfait inconnu, et c'est l'une des principales raisons pour lesquelles les lettres de collecte de fonds sont toujours aussi populaires.
Bien que le publipostage ait diminué ces dernières années, il reste une source importante de dons, en particulier parmi les groupes plus âgés.
Une étude réalisée par Winspire a conclu que les générations plus anciennes (celles nées dans les années 40 ou avant) représentent 24 % de l'ensemble des dons aux États-Unis. L'envoi de lettres de collecte de fonds est un moyen facile d'élargir votre groupe de donateurs et d'inclure ceux qui ne sont peut-être pas à l'aise avec la technologie, mais qui pourraient tout de même contribuer de manière significative à votre cause.
Même s'il ne débouche pas directement sur des dons, le fait d'inclure du matériel tel que des autocollants ou des cartes postales - que les gens voudront utiliser ! - peut vous aider à mettre le pied dans la porte et à attirer des donateurs potentiels la prochaine fois que vous ferez une demande.
Le meilleur moment pour envoyer votre lettre de collecte de fonds
Les lettres de collecte de fonds peuvent être un puissant outil de collecte de fonds. Toutefois, si vous inondez les donateurs de courrier chaque mois, il est probable qu'ils cesseront d'ouvrir vos lettres et les enverront directement à la poubelle.
La fréquence est essentielle. Créez une stratégie pour votre campagne de publipostage avant d'envoyer vos lettres.
Si vous êtes un refuge pour chiots, vous voudrez peut-être envoyer des lettres à votre public à l'occasion de la Journée internationale du chien ou d'une campagne d'adoption.
Il est préférable d'envoyer des lettres moins de cinq fois au cours de l'année, centrées sur les jours et événements importants du calendrier de votre association.
Les gens sont également Les gens sont également plus enclins à faire des dons à Noël ou à Thanksgiving.. Les lettres de bienfaisance sont particulièrement efficaces en fin d'année, car c'est aussi à ce moment-là que les gens déposent leurs comptes avant impôts.
En fait, c'est au cours de cette période que les organisations à but non lucratif reçoivent le plus de dons de la part des particuliers.
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