Qu'est-ce que l'évaluation de projet (et pourquoi le faire) ?
Il y a une vingtaine d'années, les bailleurs de fonds distribuaient des chèques sans trop se préoccuper de savoir si les bénéficiaires atteignaient réellement les objectifs qu'ils s'étaient fixés.
Aujourd'hui, c'est rarement le cas. La plupart des fondations se soucient beaucoup de savoir si leur argent a été bien dépensé, et elles exigent souvent une forme d'évaluation pour déterminer si votre approche a fonctionné et comment elle pourrait être améliorée.
Il est positif d'avoir des preuves tangibles que votre organisation fonctionne bien : ces preuves faciliteront grandement la collecte de fonds à l'avenir. Et si votre organisation ne connaît pas le succès escompté, il est utile de savoir où se situent les problèmes et comment les résoudre au mieux.
Choisir le mode d'évaluation de votre projet
L'évaluation peut être un simple processus de bricolage ou une étude professionnelle à grande échelle. Le choix de la méthode d'évaluation d'un projet ou d'un programme est généralement déterminé par :
- L'ampleur du projet: Un petit événement d'une journée ne justifie pas une évaluation de grande envergure.
- La source de financement: Certaines sources, en particulier les grandes fondations, vous indiqueront le type d'évaluation qu'elles souhaitent.
- Vos besoins: Avez-vous besoin de prouver un concept ? Montrer des résultats pour collecter des fonds ? Ou simplement satisfaire votre curiosité ?
- Vos ressources: Disposez-vous d'un évaluateur au sein de votre personnel ou des fonds nécessaires pour engager quelqu'un à l'extérieur ? Ou avez-vous peu de moyens ?
Si l'évaluation est intégrée au financement de votre projet, vous êtes prêt. Il vous suffit de demander des propositions, de choisir celle qui vous convient le mieux et de payer les factures. Votre évaluateur s'occupe du reste. Toutefois, la plupart des évaluations de projets sont des projets à réaliser soi-même qui nécessitent une planification et une réflexion approfondies. En tant qu'évaluateur de projet, vous devrez comprendre les outils utilisés pour mener les évaluations, afin de pouvoir sélectionner les outils les plus appropriés pour votre projet particulier.
2 types d'outils d'évaluation
Outils quantitatifs
Les outils se divisent en deux groupes ; les plus connus sont les outils quantitatifs , qui mesurent le nombre, la quantité, la taille, etc. Les outils quantitatifs vous permettent de dire des choses comme "500 personnes ont participé à notre événement", "200 personnes ont trouvé un emploi grâce à notre programme" ou "les notes se sont améliorées de 20 % grâce à nos services de tutorat".
Dans certains cas, des outils quantitatifs suffisent, car votre projet a des objectifs simples et mesurables, et votre système de CRM pour organisations à but non lucratif a tous les chiffres dont vous avez besoin.
Il s'agit généralement de projets simples qui visent à réduire ou à augmenter un phénomène facilement mesurable. Par exemple : augmenter les notes, réduire la toxicomanie, augmenter l'emploi, réduire le nombre de sans-abri.
Cela a-t-il fonctionné ? Pour le savoir, il suffit de mesurer les taux au sein de votre public cible avant et après la mise en œuvre de votre programme. Les outils quantitatifs comprennent des méthodes de base bien connues telles que :
- Décompte des effectifs: Combien de personnes étaient présentes ?
- Tests: Tests préalables et postérieurs pour voir combien de réponses correctes supplémentaires les participants peuvent obtenir après avoir participé à votre programme.
- Analyse des données: Quel est le pourcentage de personnes ayant participé à votre programme qui ont obtenu un diplôme, qui ont amélioré leurs notes, qui ont trouvé un emploi, etc.
- Comparaison: Combien de personnes sont venues aux événements avant votre projet de sensibilisation ; combien sont venues après votre projet de sensibilisation.
Outils qualitatifs
Plus intéressants et plus complexes, les outils qualitatifs permettent aux évaluateurs de mesurer des éléments intangibles tels que la sensibilisation, l'attitude et l'appréciation.
Ces mesures sont utilisées pour évaluer des projets ayant des objectifs tels que "les participants apprécieront l'importance des textiles en tant qu'outil d'exploration de la culture et de l'histoire" ou "les participants deviendront plus conscients de l'importance de l'alimentation et de l'exercice pour rester en bonne santé".
Bien qu'il semble impossible de mesurer des résultats aussi intangibles, il existe des outils pour réaliser ce type d'évaluation. Vous les avez probablement déjà utilisés ou, du moins, entendu parler de chacun d'entre eux. Il s'agit des outils suivants
- Les enquêtes. En règle générale, les enquêtes sont des outils soigneusement élaborés qui vous permettent de prendre le pouls d'un groupe de personnes avant le début d'un projet, puis une fois le projet terminé. Les enquêtes peuvent mesurer presque tout, depuis la connaissance préalable et postérieure du contenu que vous enseignez jusqu'aux attitudes, aux préférences, aux réalisations, à l'estime de soi... et j'en passe. Lorsque vous interrogez le public auquel vous vous adressez, vous placez la barre du succès. Si l'enquête menée à l'issue du programme révèle une amélioration, vous avez atteint l'objectif que vous vous étiez fixé. Les enquêtes peuvent être menées de plusieurs manières : électroniquement (à l'aide de systèmes en ligne tels que SurveyMonkey), avec un papier et un crayon, ou par le biais d'un entretien personnel. Les enquêtes électroniques présentent le grand avantage d'être faciles à distribuer et à dépouiller, mais les utilisateurs ne peuvent partager que des informations limitées. Les enquêtes papier-crayon sont un bon moyen de lancer un programme qui exige que les participants se présentent, s'assoient et s'engagent dans une situation semblable à celle d'une salle de classe. Les entretiens sont polyvalents et flexibles et peuvent permettre de recueillir un grand nombre d'informations, mais ils prennent du temps et sont coûteux.
- Observation. Comment savoir si les jeunes sont plus intéressés par les beaux-arts après un atelier qu'ils ne l'étaient avant l'atelier ? Une façon de le savoir est d'observer le groupe avant et après l'atelier. À l'aide d'un chronomètre, vous pouvez comparer le temps qu'ils passent devant les différentes œuvres. En écoutant les conversations, vous pouvez entendre les mots qu'ils utilisent pour discuter et décrire les œuvres d'art. Vous pouvez également noter le langage corporel : passent-ils rapidement devant les œuvres ? S'arrêtent-ils pour regarder ? Pointent-ils du doigt et discutent-ils ? Toutes ces observations sont autant de données qui vous aideront à évaluer les résultats.
- Études de cas. Votre association gère un programme qui prépare les chômeurs à trouver un emploi en rédigeant des CV, en renforçant les compétences en matière d'entretien, en améliorant les compétences commerciales et en fournissant des vêtements adaptés à la vie professionnelle. Chaque semaine, des dizaines de personnes suivent le programme. Vous savez qu'un certain nombre d'entre elles trouvent un emploi, mais vous ne savez pas vraiment quelle partie de votre programme est la plus utile, ni ce que les clients pensent de leur expérience. Une façon de le savoir est de mener une série d'études de cas, dans lesquelles vous choisissez des individus représentatifs et les étudiez en profondeur. Au final, vous obtiendrez des transcriptions d'entretiens, des résultats de pré-tests et de post-tests, ainsi que d'autres données qui vous aideront à raconter l'histoire de plusieurs personnes uniques qui sont arrivées à votre porte, ont fait l'expérience de votre programme et ont réussi ou échoué dans la réalisation de leurs objectifs.
- Groupes de discussion. Votre programme de développement de la jeunesse aide les adolescents à améliorer leurs notes, à développer leur estime de soi, à s'impliquer dans des projets de service communautaire et à acquérir des compétences en matière d'études et de travail. Vous avez beaucoup de participants, mais vous ne savez pas vraiment comment les attitudes et les capacités de ces participants ont changé à la suite de leur expérience. Pour le savoir, vous pourriez organiser un groupe de discussion. Un groupe de discussion se compose généralement de 3 à 5 personnes qui, ensemble, représentent un échantillon représentatif de votre public cible. Grâce à des questions dirigées et ouvertes, vous pouvez en apprendre beaucoup sur la façon dont ils perçoivent et sont affectés par votre programme avant qu'il ne commence, pendant qu'il se déroule et après qu'il s'est achevé. Les groupes de discussion sont généralement "animés" par une personne ayant une expérience spécifique, enregistrés et transcrits.
- Interviews. Vous est-il déjà arrivé d'entrer dans un musée ou un zoo et d'être accosté par une personne munie d'une planchette à pince qui vous demande si vous voulez bien répondre à quelques questions ? Si c'est le cas, vous avez vu le processus d'interview en action. En règle générale, les entretiens sont utilisés pour recueillir des informations marketing (qui vient, pourquoi vient-il, pour quoi vient-il, est-il satisfait, etc.), mais ils peuvent également servir à évaluer les connaissances, l'intérêt, etc. Par exemple, un musée peut interroger ses visiteurs pour savoir ce qu'ils savent déjà sur les impressionnistes, ce qu'ils aimeraient savoir, quels impressionnistes ils préfèrent, etc. Ce type d'information peut constituer une base de référence pour des comparaisons ultérieures.
Quels que soient votre projet et votre budget, il existe des outils pour évaluer votre niveau de réussite. Lorsque vous utilisez ces outils, vous améliorez votre capacité à présenter un arguments en faveur d'un soutienà rédiger un rapport annuel convaincant ou à convaincre les donateurs de l'intérêt de votre campagne d'investissement. Vous obtenez également des informations essentielles pour affiner votre programme et vous constituez une base de connaissances pour développer de nouveaux programmes et projets pour l'avenir.
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