Skip to content Auteur invité: Billy Sharma est un brillant consultant en marketing direct et un collaborateur du blog Societ Nonprofit Solutions.
Saviez-vous que les courriels de remerciement peuvent faire ou défaire le prochain don ? Il y a cinq ans, j'ai décidé de mener une petite expérience. J'ai choisi au hasard 15 organisations à but non lucratif, petites et grandes, et j'ai envoyé à chacune d'entre elles un don de 20 dollars.
Onze de ces associations ont accusé réception du don, dont dix m'ont envoyé une lettre de remerciement toute faite, accompagnée de mon reçu de donateur, qui a mis entre 10 et 20 jours à arriver par la poste.
Seule une association m'a envoyé un courriel de remerciement immédiatement après avoir reçu mon don. Elle m'a ensuite envoyé mon reçu fiscal par la poste. Cette organisation caritative figure toujours sur ma liste annuelle de donateurs.
Voici des conseils pour rédiger un excellent courriel de remerciement pour un don, ainsi que plusieurs exemples de lettres de remerciement pour un don :
1. Personnalisez-le
Earthjustice fait un excellent travail en gardant un ton personnel dans ses courriels, comme celui ci-dessous.
Ils s'adressent au donateur par son prénom et utilisent des termes simples et significatifs pour renforcer la relation entre le donateur et eux.
Il est facile de personnaliser les courriels de remerciement à l'aide d'un système de CRM pour organisations à but non lucratif à but non lucratif qui est connecté à votre page de don en ligne.
Exemple de lettre de remerciement pour un don - Earth justice.
Lorsque vous rédigez un e-mail de remerciement pour des dons, n'oubliez pas que la personnalisation n'est pas seulement une stratégie pour inciter vos donateurs à interagir avec vos e-mails, mais qu'elle augmente également les chances d'ouverture de votre e-mail de 26 %, d' après Campaign Monitor. Même de petites attentions, comme la mention du montant spécifique donné par le donateur, rendent l'e-mail plus personnel.
2. Lier le don à l'impact
Il est très important d'aider les donateurs à voir et à comprendre l'impact de leurs dons ! Kids Now fait un excellent travail en utilisant son courriel de remerciement pour montrer l'impact direct du don en le reliant aux réalisations de l'organisation.
Ils invitent également le donateur à s'impliquer encore davantage en venant à une journée portes ouvertes, ce qui renforcera encore la relation. Nous en reparlerons dans le prochain conseil !
Voici un autre bon exemple d'utilisation de l'e-mail de remerciement pour les dons afin de montrer l'impact du don :
Si vous vous demandez encore comment relier directement les dons à vos réalisations, voici quelques exemples de formulations que vous pourriez utiliser dans votre courriel de remerciement :
- Votre contribution nous a permis de planter 20 arbres en Amazonie.
- Votre don a permis de refaire le toit de notre centre pour enfants d'Oxford afin qu'ils puissent faire leurs devoirs et se détendre dans un environnement sûr et isolé.
- Grâce à votre soutien, Luciano a pu participer à un programme de menuiserie après l'école.
3. Inclure un appel à l'action
Une fois que vous avez remercié les donateurs personnellement et que vous leur avez montré l'impact de leur don, vous pouvez également utiliser l'e-mail de remerciement pour les inviter à s'impliquer davantage en les visitant, en les appelant ou en suivant vos progrès sur les médias sociaux.
Voici un excellent exemple de Penelope Burk, connue pour avoir défendu l'importance des remerciements dans le cadre de la collecte de fonds centrée sur le donateur:
Vous pouvez également donner à vos donateurs le nom, le numéro de téléphone et l'adresse électronique d'une personne spécifique de votre association qu'ils peuvent contacter s'ils ont des questions. Dites: "Appelez Cathy au : 416 000-0000 ou envoyez-lui un courriel à l'adresse suivante : cathy@nonprofit.com."
4. Soyez concis dans vos courriels
Votre courriel de remerciement pour les dons doit être court et précis. L'objectif principal est d'exprimer votre gratitude.
5. Remercier encore et encore
L'envoi d'un courriel de remerciement dès qu'un donateur fait un don est crucial, mais il ne faut pas s'arrêter là. Saisissez toutes les occasions de rappeler aux donateurs que vous appréciez leur soutien et que vous ne pourriez pas réaliser ce que vous faites sans eux !
Vous pouvez les remercier à nouveau dans des courriels de mise à jour, dans des courriels de vacances et dans d'autres communications que vous envoyez.
Plus vous montrez votre reconnaissance et rappelez aux donateurs qu'ils participent à votre succès, plus ils se sentiront liés à votre organisation et voudront continuer à vous soutenir !
Voici quelques exemples d'e-mails de remerciement instantanés :
Exemple de lettre de remerciement pour un don - Charity: Water.
Remerciez lors de l'envoi de vœux de vacances :
Exemple de lettre de remerciement pour un don - BuildOn.
6. Envoyer des remerciements immédiatement après le don
Si vous recevez un grand nombre de dons individuels tout au long de l'année, l'automatisation des courriels de remerciement est une bonne idée.
Par exemple, le logiciel de gestion des donateurs de Sumac logiciel de gestion des donateurs de Sumac personnalise et envoie des courriels de remerciement dès qu'un don est effectué.
La page de don envoie également des courriels de remerciement aux donateurs qui ont fait un don sur votre site web, immédiatement après que le don a été effectué.
7. Demander aux donateurs de faire passer le message
Parce que les gens aiment partager aujourd'hui, utilisez l'e-mail de remerciement pour demander à vos donateurs de partager votre campagne avec leur famille et leurs amis sur les médias sociaux. Pour ce faire, il vous suffit d'inclure des boutons de partage dans votre courriel.
8. Soyez malin avec votre ligne d'objet
Votre ligne d'objet détermine si votre courriel de remerciement sera ouvert ou non. Veillez donc à ce que votre ligne d'objet exprime clairement vos remerciements au donateur qui vient de faire un don à votre organisation.
Voici quelques exemples de formulations que vous pouvez utiliser dans la ligne Objet :
- Joan, tu viens d'illuminer ma journée !
- Un courriel de remerciement spécial pour votre cadeau attentionné
8. Utiliser un nom d'expéditeur clair
Lorsque vous envoyez vos courriels de remerciement, veillez à ce que le nom de votre organisation caritative apparaisse clairement dans le champ "De" de votre courriel. Les donateurs sont plus enclins à ouvrir un courriel s'ils savent qu'il émane d'une personne qu'ils connaissent ou d'une organisation caritative qu'ils soutiennent.
Voici quelques exemples de formulations que vous pouvez utiliser dans la ligne "De" :
- De la part de : Trip Van Noppen, Président, Earthjustice
- De : Earthjustice, l'organisation à but non lucratif à laquelle vous venez de faire un don
9. Montrez votre gratitude avec des mots justes
Faites en sorte que votre message de remerciement soit significatif, sincère et chaleureux. N'oubliez pas que, contrairement aux lettres formelles, les courriels ressemblent davantage à des communications individuelles.
Voici un exemple de formulation que vous pourriez utiliser dans l'e-mail :
Bonjour Megan,
Je ne peux pas exprimer la joie et l'enthousiasme que j'ai ressentis en voyant votre don sur ma table ce matin en entrant dans mon bureau. Merci beaucoup d'avoir préservé l'environnement pour les générations futures et d'avoir illuminé ma journée !
Chaleureuses salutations,
Trip Van Noppen, président, Earthjustice
10. Engager un rédacteur professionnel
Si vous n'êtes pas doué pour la rédaction, vous pouvez envisager de faire appel à un rédacteur professionnel pour donner un peu de piquant à vos lettres et courriels de remerciement.
Les mots utilisés dans un courriel de remerciement jouent un rôle important pour exprimer votre gratitude de la bonne manière à vos donateurs, et sont essentiels pour qu'ils renouvellent leurs dons et pour les fidéliser.
Voici un exemple de remerciement par publipostage "avant et après". L'exemple "avant" a été rédigé par l'association. L'exemple "après" a été rédigé par Lisa Sargent, rédactrice professionnelle.
Lettre de remerciement avant un don
Après le don, remerciez votre lettre
Si vous décidez d'engager un rédacteur professionnel, demandez-lui de vous fournir une série de modèles de dons de remerciement.
Vous ne voulez pas envoyer le même courriel à toutes les personnes qui ont fait un don. Au contraire, segmentez vos donateurs. Par exemple :
- Si quelqu'un a fait un don pour la première fois, il faut que l'e-mail de remerciement commence par souhaiter la bienvenue au nouveau donateur et le remercier.
- En revanche, s'il s'agit d'un donateur régulier, l'e-mail de remerciement doit reconnaître le donateur fidèle pour ses dons fréquents.
- Enfin, si le donateur a fait un don important, l'e-mail de remerciement doit vraiment reconnaître la générosité de ce don.
11. Envisager une vidéo de remerciement
Joindre une vidéo de remerciement à votre courrier électronique peut vous aider à exprimer votre gratitude. En voici une créée par l'Université de Washington.
3 éléments cruciaux d'un excellent courriel de remerciement pour les dons
1. La lettre de remerciement est authentique
Votre lettre de remerciement doit être authentique et venir du cœur. Si c'est le cas, elle fera plus que montrer votre reconnaissance pour un don, elle contribuera à établir une relation solide entre vous et vos donateurs.
Une lettre de remerciement bien rédigée incite vos donateurs à continuer à donner à votre organisation année après année.
Le sentiment de réconfort que l'on éprouve lorsqu'on est remercié de manière appropriée pour avoir fait la différence est très satisfaisant ; cela peut ressembler à une grande étreinte qui peut vous laisser une impression de chaleur intérieure.
2. La lettre de remerciement est rapide
La rapidité avec laquelle vous répondez au don de votre donateur est cruciale, car ce n'est pas seulement le premier don qui est la clé de la survie et de la croissance de votre organisation caritative, mais aussi tous les suivants.
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi les organismes de bienfaisance comptent tant de donateurs déchus sur leur liste d'adresses ?
L'une des principales raisons est que ces donateurs n'ont pas été remerciés en temps utile. Imaginez que quelqu'un vous tienne la porte ou l'ascenseur. Que feriez-vous ? Vous la remercieriez immédiatement après avoir franchi la porte - sans attendre 7 ou 10 jours pour le faire. Envoyez donc un courriel de remerciement dès que vous recevez le don. Pensez à Amazon : dès que vous effectuez un achat, ils vous envoient un courrier électronique pour vous remercier de votre commande. C'est la raison pour laquelle ils sont le numéro 1 du secteur.
Remercier les donateurs immédiatement après leur premier don est donc un élément essentiel de leur parcours.
Vous devez ensuite envoyer aux donateurs leur reçu fiscal, mais vous pouvez également leur envoyer une lettre ou, mieux encore, une carte ou un mot de remerciement écrit à la main, ce qui est tout aussi efficace :
3. La lettre de remerciement est personnelle
Dans une enquête réalisée par Epsilon, 80 % des consommateurs ont déclaré qu'ils seraient plus enclins à effectuer un achat auprès d'une marque offrant une expérience personnalisée. Selon Dynamic Yield, 71 % des consommateurs déclarent qu'une expérience personnalisée influencerait leur décision d'ouvrir et de lire les courriels de la marque.
Nous aimons tous la touche personnelle que représente le fait de se voir attribuer notre table préférée dans un restaurant local ou de se souvenir que nous avions demandé une chambre avec vue sur le jardin lors de notre dernière visite. Ce sont ces expériences dont nous nous souvenons qui nous incitent à revenir.
Les donateurs ont également besoin de cette touche personnelle dans les communications que vous envoyez, y compris les suivis.
La différence entre une lettre de remerciement pour un don et un courriel de remerciement pour un don
- Une lettre de remerciement pour un don, bien qu'elle reste un moyen efficace d'exprimer son appréciation, met généralement des semaines à arriver par la poste.
- Alors qu'un courriel de remerciement est un accusé de réception instantané.
- Une lettre de remerciement pour un don comporte une salutation plus formelle. Elle s'adresse généralement au donateur de manière traditionnelle, comme par exemple: Chère Madame Smith,
- Alors qu'un courriel de remerciement pour un don s'adresse au donateur de manière plus personnelle et plus chaleureuse, comme par exemple: Bonjour Joan,
- Le contenu d'une lettre de remerciement est également plus formel. Il va généralement droit au but, par exemple: Chère Madame Smith Merci beaucoup pour votre récent don de XXX $.
- En revanche, un courriel de remerciement pour un don s'apparente davantage à une conversation. Il est plus familier, par exemple: Bonjour Joan, "Wow, tu nous as vraiment comblés avec ton don très généreux de XXX $. Je ne saurais trop vous remercier, Joan.
L'importance du suivi après l'e-mail de remerciement
N'oubliez pas que lorsqu'un donateur vous envoie son argent durement gagné, il a en quelque sorte adopté votre organisation caritative. Imaginez donc que le fait de partager les progrès et le résultat final de votre campagne s'apparente à un enfant qui rentre à la maison pour annoncer fièrement qu'il a obtenu un A+ à ses examens de fin d'année.
Les donateurs apprécient de partager votre joie et votre fierté. Ils sont heureux de savoir que leur don a changé la vie de quelqu'un. C'est ce qui a motivé leur don.
Bien que vous ne demandiez pas de dons de manière flagrante, le fait de partager l'avancement et le résultat final de votre campagne peut conduire à une nouvelle contribution de la part de vos donateurs.
Exemple
J'ai créé une trousse de publipostage pour Jeux olympiques spéciaux de l'Ontariodans lequel je demandais aux donateurs de parrainer une athlète des Jeux olympiques spéciaux, Sarah Lynn Lisi, gagnante des Jeux de l'Ontario.
Elle allait maintenant participer aux Jeux olympiques spéciaux nationaux d'été pour la première fois et représenter l'Ontario. Le résultat : Les donateurs ont répondu en donnant plus de 114 500 $. Un taux de réponse de 17,64 %.
Lorsque Sarah a remporté une médaille d'or, j'ai voulu partager la bonne nouvelle avec les donateurs qui avaient fait un don. J'ai donc envoyé un autre publipostage deux mois plus tard pour annoncer uniquement la bonne nouvelle. Ce deuxième envoi a généré 72 000 dollars supplémentaires. Cette fois, le taux de réponse a été de 63 %.
Il est très utile de partager les résultats finaux de votre campagne avec vos donateurs. Cela leur montre qu'ils ne sont pas de simples donateurs, mais de véritables acteurs de votre organisation à but non lucratif. Bonne ou mauvaise nouvelle, si vous traitez vos donateurs comme des membres d'une famille attentionnée, ils vous répondront en retour.
Conclusion
Les courriels de remerciement peuvent faire plus que montrer de la reconnaissance pour un don ; ils peuvent éduquer, inspirer et finalement aider à construire un lien plus fort avec votre organisation, de sorte que les donateurs continuent à donner à votre organisation pour les années à venir.
Les donateurs ne demandent pas à être remerciés, mais lorsque votre organisation caritative le fait et le fait bien, cela leur donne un sentiment d'appartenance et les rapproche de votre organisation.
Le défi consiste à faire en sorte que le "merci" soit authentique, opportun et personnel.
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