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Tanya De La Mare est la coordinatrice administrative et bénévole de Stop Abuse in Families (SAIF)une organisation qui fournit des soins tenant compte des traumatismes, y compris des conseils et des thérapies, aux personnes qui ont été touchées par la violence familiale.
Mme De La Mare explique qu'avant Sumac, elle utilisait Giftworks pour les dons et Owl pour la gestion des dossiers. L'utilisation de deux solutions distinctes était coûteuse et Owl ne fonctionnait pas toujours. "Il n'arrêtait pas de tomber en panne", dit-elle, et en conséquence, ils perdaient parfois des notes de cas qui avaient pris des heures à rédiger.
Par conséquent, Mme De La Mare s'est mise à la recherche d'une nouvelle solution plus fiable, plus rentable et plus facile à utiliser. Il existait de nombreuses options, mais ce qu'elle a aimé dans Sumac, c'est qu'il s'agissait d'une solution tout-en-un. solution tout-en-un.
Cela signifie qu'ils peuvent gérer les dons, les dossiers, les bénévoles et bien d'autres choses encore en un seul endroit, ce qui se traduit par d'importantes économies et par des opérations simplifiées et rationalisées.
M. De La Mare a également apprécié le fait que Sumac soit hautement personnalisable. Cela signifiait qu'ils pouvaient avoir les champs, les cases à cocher et les options déroulantes dont ils avaient besoin dans les dossiers des clients et les notes de cas.
Depuis qu'elle a opté pour cette solution, Mme De La Mare affirme que les opérations ont été simplifiées et rationalisées. "Sumac est une bête de somme", dit-elle. Il se charge rapidement, fonctionne bien et ne se bloque jamais, ce qui facilite grandement la saisie des notes. ce qui facilite grandement la saisie des notes sur les dossiers.
Les notes de cas font partie intégrante des opérations du SAIF. Elles sont utilisées à chaque point de contact avec un client. Avec Owl, ils ne pouvaient en créer qu'un petit nombre et ne pouvaient pas y mettre des éléments tels que des champs déroulants ou des cases à cocher multiples.
- Notes de séance pour les séances de conseil ;
- Notes d'accueil pour la prise en charge des clients ;
- Formulaires de consultation pour les consultations par téléphone ;
- les notes de gestion de cas pour tout ce qui concerne la relation clinique, uniquement visibles par les personnes habilitées à consulter des données sensibles ; et
- Les notes hors session pour tout le reste, comme les rappels de rendez-vous, les messages d'annulation, etc.
Selon M. De La Mare, la sécurité intégrée qu'offre Sumac était également très importante. La conformité à la LPRPDE signifie que les données sensibles de leurs clients et les autorisations basées sur les rôles signifient que seuls les travailleurs sociaux peuvent voir les données sensibles des clients, comme les notes de cas, et que seuls les collecteurs de fonds peuvent voir les dons.
"Avant Sumac, nous utilisions un logiciel pour la gestion des dossiers et un autre pour les dons. Cela coûtait cher et ne fonctionnait pas toujours. Maintenant, nous avons une solution unique pour gérer les clients, les donateurs, les bénévoles et bien plus encore ! Nous aimons Sumac parce qu'il est fiable, rapide et que nous pouvons facilement l'adapter à nos besoins. Sumac facilite également la saisie de notes, l'exécution de rapports et l'envoi d'e-mails, ce qui nous fait gagner beaucoup de temps. Je recommanderais Sumac à 100% à d'autres organisations à but non lucratif qui font de la gestion de cas.
Tanya De La Mare, coordinatrice administrative et bénévole,
Stop aux abus dans les familles (SAIF)
Et lorsqu'il s'agit d'établir des rapports, dit M. De La Mare, "[...] Sumac facilite vraiment l'obtention des données dont nous avons besoin".Sumac facilite grandement l'obtention des données dont nous avons besoin" pour les demandes de subvention et pour rendre compte aux bailleurs de fonds, ce qui permet d'obtenir des financements.
Selon M. De La Mare, il n'était pas possible d'extraire ce type de données de Owl, mais grâce à Sumac, l'établissement de rapports est désormais un jeu d'enfant :
- Comptage rapide - pour recueillir des statistiques sur le programme, comme le nombre de nouveaux clients au cours du mois, leur lieu de résidence, le nombre de consultations téléphoniques, d'accueils, de séances, de gestion de cas, le nombre d'annulations, d'absences, etc.
- Rapports - sur les dons du mois/de l'année. Combien de ces dons ont été faits en ligne, par chèque, en espèces, etc.
- Statistiques - pour recueillir des informations démographiques sur le sexe des clients, leur tranche d'âge et d'autres informations démographiques.
En plus d'utiliser Sumac pour la gestion des dossiers et des dons, Mme De La Mare indique qu'elle l'utilise également pour gérer leurs bénévoles et les formulaires de Sumac l'ont beaucoup aidée.
Ils ont créé un formulaire pour l'inscription des bénévoles, le suivi des heures de bénévolat et les remboursements. Ils ont ensuite utilisé Sumac pour envoyer des courriels de masse de Sumac pour envoyer des avis aux bénévoles sur les prochaines occasions de s'impliquer.
Mme De La Mare se dit ravie de constater à quel point Sumac a contribué à rationaliser et à simplifier les opérations, et elle le recommanderait "à 100 % à d'autres organisations à but non lucratif qui font de la gestion de cas".
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