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L'Association ontarienne des lésions cérébrales Association ontarienne des traumatisés crâniens (OBIA) est un organisme de bienfaisance enregistré qui vise à améliorer la vie des Ontariens vivant avec les effets d'une lésion cérébrale acquise (LCA) par l'éducation, la sensibilisation et le soutien.
Nous avons eu l'occasion de nous entretenir avec Ad Lewis, contrôleur financier et directrice adjointe des opérations à OBIA. Elle explique qu'avant Sumac, elle utilisait un logiciel prêt à l'emploi qu'elle modifiait pour l'adapter à ses besoins.
Mais M. Lewis explique que "cela n'a jamais vraiment fonctionné parce que ce n'était pas conçu pour les organisations à but non lucratif. Cela prenait beaucoup de temps et n'apportait que des maux de tête".
L'OBIA utilisait également une solution distincte pour les dons et un stylo et du papier pour les adhésions, ce qui était inefficace et prenait beaucoup de temps.
Ils savaient qu'ils avaient besoin d'un changement. Après avoir fait des recherches et comparé différentes options, ils ont choisi Sumac parce qu'il était conçu spécifiquement pour les organisations à but non lucratif, qu'il était rentable, convivial, sécurisé et qu'il offrait une solution centralisée où ils pouvaient gérer toutes leurs opérations - adhésions, dons, gestion de cas, cours de formation, et plus encore.
Depuis qu'elle est passée à Sumac, dit M. Lewis, OBIA a pu automatiser et rationaliser toutes ses opérations, ce qui lui a permis de gagner beaucoup de temps :
- Pour les adhésions - Ils peuvent désormais envoyer un lien permettant aux personnes de s'inscrire et de payer pour des adhésions en ligne, ce qui signifie moins de paperasserie et moins de casse-tête.
- Pour lagestion des dossiers- Ils peuvent facilement gérer leurs services de soutien, suivre la ligne d'assistance 1-800-263-5404 , gérer les dossiers et saisir des notes de cas pour différents programmes et services sans problème.
- Pour les dons - Ils peuvent traiter les paiements automatiquement et collecter des dons sur leur site web avec toutes les données des donateurs automatiquement enregistrées dans leur système de CRM.
- Pour les rapports - Ils peuvent facilement obtenir les statistiques dont ils ont besoin pour rendre compte aux bailleurs de fonds, aux donateurs, aux sponsors et à leur conseil d'administration, notamment des rapports sur les dons reçus, le nombre d'appels à la ligne d'assistance reçus, les inscriptions aux cours et les finances.
"Passer à Sumac a été la meilleure décision ! Nos opérations sont désormais rationalisées et automatisées et nous gagnons du temps. Nous apprécions le fait d'avoir un endroit centralisé pour tout gérer - les dons, la gestion des cas, les adhésions et les cours de formation - et le fait que notre personnel puisse accéder à Sumac de n'importe où. Avant Sumac, même les tâches les plus simples prenaient du temps et étaient frustrantes. Aujourd'hui, notre CRM est si convivial que tous nos employés l'adorent, même ceux qui ne sont pas férus de technologie ! Ils ne cessent de s'extasier sur la facilité avec laquelle ils peuvent trouver les données dont ils ont besoin, exécuter des rapports et faire avancer les choses. Sumac nous a vraiment sauvé la vie - en nous redonnant le temps de nous concentrer sur nos clients, nos programmes et notre organisation !
Ad Lewis, contrôleur financier et directeur adjoint des opérations à l'Association ontarienne des lésés cérébraux Association ontarienne des lésés cérébraux (AOLC)
Selon Mme Lewis, le personnel de l'OBIA est époustouflé par la facilité avec laquelle il est possible d'effectuer des tâches dans Sumac et de générer des rapports. En fait, elle affirme que "même certains membres du personnel qui, il faut le reconnaître, ne sont pas très au fait de la technologie, l'adorent et s'extasient sur sa facilité d'utilisation".
Et si jamais ils rencontrent des problèmes, dit M. Lewis, il est utile de savoir qu'ils peuvent s'adresser à l'équipe d'assistance de Sumac, qui est incluse dans leur licence. Auparavant, ils devaient payer à l'heure pour les services d'assistance.
"Toute l'équipe de Sumac est formidable et comprend vraiment les besoins des organisations à but non lucratif", dit M. Lewis, "y compris tout le monde, de l'assistance aux ventes et à la mise en œuvre".
La mise en œuvre n'a pas été facile : il a fallu extraire des données de deux bases de données, la précédente et un vieux programme obsolète. Mais, selon M. Lewis, "l'équipe de Sumac a réussi à faire en sorte que tout se passe bien ! Elle a communiqué avec notre équipe tout au long du processus pour s'assurer que notre base de données était correctement configurée et que toutes nos données se trouvaient au bon endroit. Elle a également assuré la formation de notre personnel pour l'aider à se familiariser avec le nouveau système".
Selon M. Lewis, le passage à Sumac a été bénéfique à OBIA à bien des égards. Les opérations sont rationalisées et automatisées et les employés ont beaucoup plus de temps pour se concentrer sur leurs clients et sur les besoins de l'organisation dans son ensemble.
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