Modèles de budget pour les organisations à but non lucratif
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La gestion d'une organisation à but non lucratif est un travail difficile, et l'établissement d'un budget en est un élément essentiel.
Notre mission étant d'aider les organisations à but non lucratif et de créer les outils dont elles ont besoin pour faire plus de bien, nous avons voulu les aider en créant trois modèles de budget pour les organisations à but non lucratif qui peuvent être téléchargés et utilisés gratuitement.
Étant donné que différents modèles de budget sont nécessaires pour différents objectifs, nous avons créé trois types d'exemples de budget d'organisations à but non lucratif : un modèle de budget annuel d'organisation à but non lucratif, un modèle de budget de fonctionnement et un modèle de budget de demande de subvention.
#1 Modèle de budget annuel pour les organisations à but non lucratif
Cet exemple de budget pour les organisations à but non lucratif est un modèle de budget organisationnel pour une année fiscale. Il comprend les dépenses liées aux programmes, les salaires du personnel, un budget de fonctionnement et d'autres dépenses. Une fois finalisé, vous pouvez créer le modèle de budget pour les organisations à but non lucratif sous Excel pour faciliter sa mise à jour l'année suivante.
#2 Modèle de budget de fonctionnement d'un organisme à but non lucratif
Le budget de fonctionnement d'une organisation à but non lucratif reflète les activités financières planifiées de l'organisation et indique le montant qu'elle consacrera à ses activités. Les directeurs exécutifs doivent planifier le budget et s'assurer qu'il s'articule autour des principaux buts et objectifs de l'organisation.
#3 Modèle de budget pour une proposition de subvention à but non lucratif
Cet exemple de budget d'organisation à but non lucratif s'adresse aux organisations à but non lucratif qui doivent envoyer des projections de trésorerie et des budgets aux organismes de financement afin d'obtenir des subventions.
Le modèle comprend une section récapitulative des recettes qui calcule le montant total des subventions et une section nette qui vous aide à déterminer rapidement la viabilité financière de votre programme.
Créer son propre budget pour un organisme à but non lucratif
Votre association fait-elle le suivi de ses sources de revenus et de ses dépenses mensuelles ?
Une bonne budgétisation permet de s'assurer que les ressources sont utilisées efficacement, d'éviter les dépenses excessives et de garantir la santé financière de l'organisation.
De plus, avec un plan budgétaire, vous serez mieux à même de gérer les opérations avec des fonds limités.
C'est pourquoi nous avons élaboré ce guide pour établir votre propre budget de programme - avec un modèle de budget pour les organisations à but non lucratif gratuit !
Qu'est-ce qu'un budget d'association ?
Le budget d'une organisation à but non lucratif est un document financier qui donne un aperçu détaillé de la manière dont l'organisation prévoit de dépenser son argent et des objectifs qu'elle entend atteindre au cours d'une période de 12 mois.
Votre budget évoluera en même temps que votre association, mais il comprendra toujours deux éléments :
- Sources de revenus : dons, subventions ou tout revenu provenant de vos campagnes (vente de billets, frais de services)
- Les dépenses de fonctionnement : les coûts directs tels que les salaires du personnel, les coûts des programmes, les dépenses administratives et les frais généraux.
Une fois adoptés, les budgets de fonctionnement des organisations à but non lucratif deviennent un outil de gestion financière essentiel pour planifier et contrôler les opérations et les activités organisationnelles tout au long de l'année.
Les organisations à but non lucratif peuvent utiliser différents plans budgétaires, notamment
- Les budgets de fonctionnement : ventiler les dépenses de fonctionnement, les salaires du personnel et les coûts globaux
- Les budgets de subventions : décrire les dépenses totales lors de l'utilisation de subventions
- Budgets de marketing : axés sur la publicité de votre organisation (marketing numérique, médias sociaux) et sur les événements de collecte de fonds.
Pour vous aider dans le processus d'établissement du budget, nous vous présenterons tous les postes que vous pourriez avoir à inclure et nous vous montrerons comment créer votre propre modèle de budget d'organisation à but non lucratif.
Pourquoi un modèle de budget pour les organisations à but non lucratif est-il essentiel ?
Le budget de fonctionnement d'une organisation à but non lucratif est un outil fondamental.
Il démontre votre capacité à gérer les ressources financières de manière responsable et fournit une feuille de route pour les activités de l'année à venir.
Un budget décrit votre projet en chiffres, tout comme une proposition le décrit en mots. Un modèle de budget annuel clair est un document essentiel pour les donateurs, les investisseurs et les autres bailleurs de fonds potentiels qui examinent la gestion financière et les budgets des projets lorsqu'ils décident de soutenir votre travail. Souvent, les bailleurs de fonds examinent la composante budgétaire de votre proposition avant de lire quoi que ce soit d'autre.
Un bon modèle de budget d'une organisation à but non lucratif :
- Il vous aide à vous concentrer sur des objectifs stratégiques à court et à long terme. La disponibilité des fonds est directement liée aux activités de votre programme. Un plan budgétaire stratégique vous permet de vous concentrer sur votre mission tout en maintenant les coûts en adéquation avec les recettes et de réaliser vos objectifs à court et à long terme.
- Obtenir un meilleur retour d'information de la part des membres du conseil d'administration. Un budget clair permet aux membres du conseil d'administration de comprendre facilement vos plans d'ensemble, les programmes ou les initiatives qui fonctionnent bien, et de vous fournir un retour d'information et un soutien plus précieux.
- Tenir les donateurs informés. Aujourd'hui, les donateurs se soucient de la transparence et de l'impact de leurs dons. Le simple fait de partager un résumé de votre budget leur donnera une idée claire de la manière dont ils contribuent au changement et les incitera à continuer à soutenir votre travail.
Comment créer un modèle de budget pour un organisme à but non lucratif
Dans cette section, nous examinerons quelques étapes clés dont vous aurez besoin pour créer un modèle de budget efficace pour une organisation à but non lucratif.
Commencer à planifier à l'avance
L'établissement du budget d'une organisation à but non lucratif prend du temps. Veillez à consacrer suffisamment de temps à la collecte d'informations et à la discussion des différents éléments du budget.
La précipitation du processus budgétaire peut entraîner des erreurs, qui peuvent être à l'origine de problèmes ultérieurs - ce qui est particulièrement inquiétant pour les organisations à but non lucratif qui doivent rendre compte de leurs finances et de leur budget aux bailleurs de fonds.
Commencez à travailler sur une feuille Excel quelques mois à l'avance afin d'avoir le temps de recueillir les commentaires des parties prenantes concernées, d'obtenir l'approbation de votre conseil d'administration et de présenter le budget à l'ensemble de votre équipe avant la fin de l'exercice fiscal.
Comprendre les objectifs de votre organisation
Votre budget est ce qui permet de concrétiser vos objectifs. Si vous ne connaissez pas vos objectifs, votre plan budgétaire ne les reflétera pas et vous risquez de dépenser trop pour des programmes qui ne contribuent pas à la réalisation de l'objectif principal de votre mission.
Avant d'examiner les dépenses liées aux programmes, organisez une réunion avec les directeurs exécutifs pour déterminer clairement ce sur quoi vous devez vous concentrer afin de pouvoir établir un budget en conséquence.
Il est important de se concentrer sur les objectifs annuels, mais veillez également à regarder au-delà de ce que vous voulez réaliser cette année et à inclure dans votre budget des lignes pour les objectifs à long terme.
Faites participer votre équipe
Impliquez votre conseil d'administration, vos directeurs exécutifs, les membres du personnel et même les bénévoles dans le processus d'élaboration du budget. Cela permettra non seulement de créer un budget plus précis et plus complet, mais aussi d'obtenir l'adhésion des principales parties prenantes.
Bien que ce processus puisse s'avérer difficile (et souvent désordonné !), il constitue un excellent moyen d'intégrer et d'unir différentes perspectives, afin de créer un budget qui reflète les priorités de tous les membres de votre organisation.
Fixer les coûts avec les fournisseurs et les partenaires
Efforcez-vous de développer des relations durables avec vos vendeurs, fournisseurs et partenaires, car cela vous permettra d'économiser du temps, de l'énergie et même de l'argent ! Fixer les coûts avec eux dès le départ facilitera l'établissement du budget et vous aidera à éviter les approximations.
Il faut du temps et des efforts pour nouer de nouvelles relations de confiance. Il faut donc s'efforcer de conserver celles que vous avez déjà, car cela vous aidera à long terme.
Identifier les dépenses
Commencez par un modèle de budget pour les organisations à but non lucratif sur une feuille Excel qui inclut toutes les dépenses auxquelles vous pouvez penser. Demandez à différentes équipes de vous communiquer leurs dépenses annuelles et leurs coûts estimés.
Tous les membres de votre association ont des compétences différentes, alors vérifiez ce qu'ils savent peut-être que vous ne savez pas.
Un logiciel de comptabilité peut être un meilleur moyen de rassembler les dépenses que les feuilles Google, alors cherchez des outils qui facilitent le suivi de vos finances ! Nombre d'entre eux proposent des tarifs réduits pour les organisations à but non lucratif.
Définir les sources de revenus
Vous devez également avoir une idée précise de vos sources de revenus afin de comprendre d'où vient votre argent.
Avoir une idée de ces flux - qu'il s'agisse de dons, de collectes de fonds, de dons d'entreprises ou de subventions - vous aidera à déterminer l'utilité de chacun d'entre eux pour votre organisation à long terme et à travailler à sa pérennité.
Établir des projections de flux de trésorerie
Votre flux de trésorerie est le mouvement de l'argent qui entre et sort de votre organisation.
Il est extrêmement important de comprendre votre flux de trésorerie pour pouvoir faire des hypothèses sur vos dépenses futures. Avant d'établir un budget, assurez-vous d'avoir une idée claire de vos dépenses (et de vos rentrées d'argent !) mensuelles afin de pouvoir établir des projections précises.
Vous devez également porter une attention particulière aux différents budgets de votre organisation. Faites le point sur le budget marketing, le budget des subventions, le budget opérationnel et les différents budgets des projets, car ils vous aideront à comprendre la santé de votre organisation, à déterminer les dépenses nécessaires et à établir un budget clair pour l'exercice à venir.
Conseil de pro : Séparez votre budget opérationnel de votre budget d'investissement. Les budgets opérationnels impliquent parfois des investissements ponctuels (comme de nouveaux ordinateurs pour le personnel ou un nouveau site web). Il est donc préférable de les séparer d'un budget d'investissement consacré à un programme spécifique, car vous serez ainsi en mesure de voir clairement les dépenses et les coûts de chaque projet.
Contrôlez votre budget
Le budget annuel de votre association est un document évolutif. Même si vous disposez d'un plan d'affaires complet pour votre association, les situations peuvent changer et votre budget aussi.
Une bonne pratique consiste à contrôler votre budget chaque mois et à comparer les chiffres prévus aux chiffres réels pour rechercher les différences et comprendre pourquoi elles se sont produites. Si vous n'êtes pas en ligne avec votre budget prévisionnel, examinez ce qui a changé ou ce qui aurait pu être contrôlé.
C'est là que votre budget devient un outil de gestion et d'exploitation efficace. Par exemple, vous pouvez déterminer quels projets doivent être mis à jour et quels domaines ou départements doivent développer de nouvelles idées pour que votre organisation atteigne ses objectifs et poursuive sa mission au cours du prochain exercice.
Créer un processus budgétaire clair
Vous aurez besoin d'un budget de programme chaque année, alors mettez de l'ordre dans vos documents pour les années à venir et prévoyez un processus budgétaire clair.
Utilisez un modèle gratuit pour commencer et, une fois que vous y aurez ajouté vos besoins spécifiques, vous pourrez le réutiliser pour les sessions de budgétisation suivantes. Il est également utile d'utiliser un format standard pour les budgets afin de pouvoir les comparer et suivre la croissance et les changements au fil des ans.
Notez clairement le processus que vous avez adopté et les modifications que vous souhaitez y apporter, sur la base de votre expérience et des commentaires de votre équipe. L'établissement d'un processus vous aidera à élaborer des budgets plus précis qui reflètent les priorités de votre organisation et vous permettront de rester sur la bonne voie.
Que faut-il inclure dans le modèle de budget d'une organisation à but non lucratif ?
Lorsque vous créez un modèle de budget pour une organisation à but non lucratif, vous devez d'abord dresser une liste exhaustive des dépenses liées au programme. Pour être sûr de ne rien oublier d'essentiel, voici un aperçu de plusieurs domaines clés que vous devez inclure dans un plan de budget de programme.
Dépenses de personnel
Les dépenses les plus importantes des petites entreprises et des organisations à but non lucratif sont généralement les salaires du personnel. Mais les salaires ne sont pas les seules dépenses que les dirigeants d'organisations à but non lucratif doivent prévoir. Les dépenses liées aux employés comprennent également
- Les avantages sociaux : Il s'agit de l'assurance maladie, du plan 401(k), des jours de vacances, du congé parental et d'autres avantages que vous offrez.
- Les impôts : Les organisations à but non lucratif ne paient pas d'impôts sur le revenu au niveau fédéral ou de l'État, mais elles doivent payer des impôts sur les salariés pour le personnel
- Gestion des bénévoles : Une équipe de bénévoles peut réduire considérablement la masse salariale, mais vous devrez prévoir un budget pour des collations, des sacs de cadeaux de marque ou un événement de remerciement des bénévoles une fois par an.
Dépenses liées aux installations
Que vous soyez en phase de démarrage ou que vous existiez depuis des années, vous devrez prendre en compte les coûts des installations et de l'entretien dans le budget de fonctionnement de votre organisation à but non lucratif. Il s'agit notamment de :
- Le loyer : Le loyer ou l'hypothèque de votre bureau principal et de toute autre propriété que vous utilisez pour faire fonctionner l'organisation. Vous devez également inclure les frais de parking, les taxes foncières (le cas échéant) et les frais liés à tout espace de coworking.
- Services publics : Les charges représentent la majeure partie de votre budget de fonctionnement et comprennent les factures de gaz, d'électricité, d'eau et les frais de câble/Internet.
- L'entretien : Vous devez vous assurer que votre équipe dispose d'un environnement de travail sûr et propre. Vous devrez tenir compte des frais de nettoyage mensuels, des coûts de réparation ou de l'achat de nouveaux équipements pour le bien-être des employés, tels qu'un four à micro-ondes ou une machine à café.
Dépenses administratives
Les coûts administratifs comprennent un large éventail de dépenses liées aux fournitures de bureau, aux abonnements aux technologies et aux logiciels, ou même aux frais d'affranchissement. Lors de l'allocation d'un budget administratif, il convient de prendre en considération les éléments suivants :
- Technologie : La plupart des services ont besoin d'outils et de technologies qui devront être pris en compte. Il s'agit notamment des logiciels de gestion de projet, logiciel de gestion de la relation client pour les organisations à but non lucratifMicrosoft Office (pour l'accès à Powerpoint, Word et Excel), un logiciel de comptabilité ou d'autres outils de gestion financière.
- Fournitures de bureau : Comprend les bureaux et les chaises, la papeterie et les imprimantes. Si vous avez des employés à distance, créez un plan de remboursement pour leurs achats au bureau à domicile.
- Impression : Vous devrez imprimer du matériel pour les programmes à but non lucratif et les campagnes de collecte de fonds, comme des dépliants, des affiches ou même des t-shirts. Établissez des budgets distincts pour l'impression du matériel de campagne (qui nécessite l'aide d'imprimeurs professionnels) et pour les besoins quotidiens d'impression de bureau que vous pouvez réaliser en interne.
Dépenses de programme
Le processus de budgétisation des programmes varie considérablement et dépend du secteur et du type de travail de votre organisation. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de dépenses de programme spécifiques à certaines organisations à but non lucratif :
- Organismes éducatifs : Ils peuvent avoir besoin de prendre en compte les coûts des bourses d'études, des repas scolaires, des livres, des abonnements à des technologies ou des fournitures scolaires.
- Les organisations de développement durable : Ces organisations peuvent avoir besoin d'un budget pour la recherche et le développement, les campagnes de sensibilisation du public ou les fournitures pour les équipes de nettoyage.
- Organismes de santé : Les allocations budgétaires pour les organisations de santé peuvent inclure des médicaments ou des vaccins, du personnel infirmier, des campagnes d'éducation et même des installations ou du matériel d'analyse médicale.
Certaines organisations peuvent également inclure les dépenses administratives ou les dépenses liées aux installations dans l'allocation du budget du programme.
Dépenses de marketing et de collecte de fonds
Une partie de la gestion d'une entreprise à but non lucratif consiste à s'assurer que vous disposez de suffisamment de sources de revenus pour soutenir vos programmes. Le marketing et la collecte de fonds sont donc des postes de dépenses essentiels et doivent être pris en compte dans votre modèle de budget pour les organisations à but non lucratif :
Voici quelques postes que vous pourriez vouloir inclure dans votre budget marketing :
- Dépenses de marketing : Outre l'équipe de marketing, les dépenses peuvent inclure des outils de conception graphique, un logiciel de planification des médias sociaux ou l'embauche d'une agence de marketing ou de relations publiques.
- Publicité : Créer des budgets publicitaires pour le marketing numérique sur des plateformes comme Instagram ou Facebook, ou même faire de la publicité dans votre journal local ou d'autres magazines et revues. Certaines plateformes peuvent proposer des tarifs réduits pour les organisations à but non lucratif, par exemple Google ads, qui offre un accès gratuit aux organisations à but non lucratif - assurez-vous donc de rechercher de telles offres !
- Les événements de collecte de fonds : Il s'agit des dépenses liées aux événements annuels de collecte de fonds, aux ventes aux enchères silencieuses, aux webinaires ou aux événements payants que vous organisez pour collecter des fonds (A logiciel de gestion des dons et des collectes de fonds comme celui de Sumac peut vous faciliter la tâche).
- Propositions de subventions : Vous pouvez avoir besoin d'un expert en rédaction de demandes de subvention ou d'un rédacteur pour soumettre des demandes de subvention à divers organismes de financement.
Comment utiliser ces modèles de budget pour les organisations à but non lucratif ?
Un exemple de budget d'association est un document à remplir qui simplifie le processus d'établissement du budget, car il comprend tous les postes typiques des sources de revenus et des dépenses, ce qui vous évite de perdre du temps à créer votre propre budget.
C'est à vous de décider comment vous utiliserez les exemples de budgets d'organisations à but non lucratif ci-dessous ! Vous pouvez conserver toutes les informations dans une seule feuille Excel ou les répartir sur différentes pages. Veillez toutefois à supprimer les postes qui ne s'appliquent pas à votre travail et à ajouter tout ce qui manque.
Un modèle de budget pour les organisations à but non lucratif créé par Excel est assez similaire à un modèle de budget pour les organisations à but non lucratif créé par Google Sheets - ne vous préoccupez donc pas trop de la plate-forme. Utilisez ce que votre équipe connaît bien et ce qui répond à vos besoins.
Si vous cherchez d'autres moyens de rationaliser les opérations et la collecte de fonds, jetez un coup d'œil au logiciel de gestion des dons de Sumac. le logiciel de gestion des dons de Sumac.
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