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Que ce soit en augmentant votre base de donateurs et en atteignant vos objectifs de collecte de fonds, en faisant une différence dans la communauté et en récoltant des changements, votre association a connu une année fructueuse.
Il est maintenant temps d'en parler et de communiquer ces victoires par le biais d'un rapport annuel.
Selon le Council of Nonprofits, les rapports annuels peuvent être utilisés pour :
- Soulignez ce que vous avez accompli au cours de l'année
- Renforcer votre mission et votre impact
- Remercier les bénévoles et les sympathisants
- Argumenter en faveur d'un don à votre organisation
L'idée est de faire de vos donateurs et de vos sympathisants les héros de votre rapport annuel en leur montrant l'impact de leur don. Cela permet d'instaurer un climat de confiance et de les rendre fiers d'être associés à votre organisation à but non lucratif, tout en attirant de nouveaux donateurs.
Voyons comment créer un rapport annuel efficace et quelques modèles de rapport annuel qui ne manqueront pas d'inspirer les donateurs existants et d'en attirer de nouveaux.
1. Présentez votre mission
Chaque organisation à but non lucratif travaille à la réalisation d'une mission qui lui donne un but et un sens de l'orientation.
Il est important de commencer votre rapport annuel par une présentation de votre mission et de vos objectifs, car cela permet aux lecteurs de mieux se situer par rapport aux activités et aux réalisations mentionnées plus loin dans le rapport.
L'énoncé de mission d'une organisation à but non lucratif doit résumer la situation :
- La raison d'être de votre association
- Au service de qui ?
- Comment il les sert
Voici un exemple de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif qui pose les bases en énonçant clairement la déclaration de mission sur la première page.
En outre, vous pouvez également ajouter un résumé concis du travail effectué par votre association ou illustrer votre stratégie au moyen d'une carte stratégique, en montrant comment elle fait progresser la mission de l'association.
Voici un exemple de carte stratégique d'une organisation à but non lucratif que vous pouvez utiliser dans le rapport annuel. Il explique comment mener une évaluation, ainsi que les approches et les outils à utiliser.
2. Utiliser des éléments visuels pour transmettre l'impact
Le rapport annuel d'une association n 'est pas une liste d'activités réalisées au cours de l'année écoulée. Ce que les donateurs et les autres parties prenantes veulent savoir, c'est l'impact qu'a votre association.
Vous pouvez rédiger de longs paragraphes de texte pour démontrer votre impact, mais ils ne parviendront certainement pas à retenir l'attention des gens. Le meilleur moyen d'attirer le lecteur tout en communiquant un impact est d'utiliser des images.
Voici quelques éléments visuels que vous pouvez utiliser pour communiquer l'impact dans les rapports annuels des organisations à but non lucratif :
Utiliser des infographies statistiques pour partager les principales réalisations sous forme de chiffres
Utiliser des infographies chronologiques pour visualiser les différentes étapes franchies au cours de l'année.
Utiliser des diagrammes tels que les diagrammes circulaires, les diagrammes en beignet, les diagrammes à barres et les diagrammes linéaires pour mettre en évidence des points de données ou démontrer un changement dans le temps.
Utiliser des illustrations pour compléter le texte ou souligner un problème.
L'idée derrière l'utilisation de la communication visuelle est de simplifier l'information et de la rendre plus facile à assimiler tout en maintenant l'intérêt du lecteur. N'oubliez pas : les visuels que vous choisissez doivent être fonctionnels et agréables à l'œil.
3. Présenter des histoires inspirantes de la vie réelle
Vous avez présenté les chiffres qui expliquent votre succès, mais ne vous arrêtez pas là. Incluez des histoires vécues de personnes sur lesquelles votre association a eu un impact et permettez à vos donateurs de voir votre travail en action.
Une narration efficace pour les organisations à but non lucratif vous aide à établir un lien et à créer de la transparence avec vos donateurs. Elle donne vie à votre rapport annuel tout en incitant les donateurs existants à poursuivre leur soutien et en encourageant les donateurs potentiels à s'impliquer.
Il est préférable d'obtenir un témoignage de première main de la part des personnes qui ont bénéficié de votre organisation à but non lucratif. Cela donne une impression d'authenticité et de réalité. Veillez à renforcer l'impact en ajoutant leurs photos ou en incluant des témoignages vidéo.
Jetez un coup d'œil au rapport annuel de DREAM. Il présente les histoires des enfants qu'ils ont touchés, ainsi que leurs photos et leurs citations.
4. Faire preuve de transparence en matière d'informations financières
Il est intéressant de noter que les organisations transparentes ont reçu 53 % de contributions en plus, ce qui prouve que la transparence financière joue un rôle essentiel dans l'établissement de relations solides avec les donateurs.
Les donateurs voudront évaluer la santé financière de votre association, d'où l'importance de la transparence des informations financières dans les rapports annuels.
Mais si vous incluez vos états financiers tels quels, le lecteur risque d'être submergé.
Pensez plutôt à utiliser la visualisation des données (graphiques, tableaux, cartes et infographies) pour présenter les mêmes informations financières d'une manière plus attrayante.
Vous pouvez inclure des états financiers tels que
- État de la situation financière
- Recettes et dépenses
- Flux de trésorerie
- État des dépenses fonctionnelles
- Projections financières
Voici un exemple de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif qui présente le résumé financier sous forme de tableau, ce qui permet aux lecteurs de visualiser les données clés. Les sous-titres sont également codés par couleur, ce qui permet de décomposer l'information et de faciliter l'interprétation des données.
5. Maintenir la cohérence de la conception
L'un des éléments de conception les plus importants à prendre en compte lors de la création du rapport annuel de votre organisation à but non lucratif est la cohérence. Le rapport doit offrir une expérience de lecture cohérente du début à la fin.
Établissez un thème général et laissez-le se refléter dans le rapport annuel à travers la palette de couleurs, la typographie et les éléments visuels utilisés.
Voici un exemple de rapport annuel d'une organisation à but non lucratif bien conçu. Vous remarquerez que les polices de caractères, les couleurs et les illustrations sont cohérentes d'une page à l'autre et reflètent un thème unique.
6. Terminer par un appel à l'action fort
Imaginez la situation suivante : un donateur potentiel vient de lire votre rapport annuel et est impressionné par tout ce que vous avez accompli.
Il est préférable de battre le fer pendant qu'il est chaud - profitez de cette occasion pour encourager l'action et attirer le soutien.
Comment y parvenir ? En terminant le rapport annuel par un appel à l'action fort qui indique aux gens ce que l'on attend d'eux.
Voici quelques pistes d'action que vous pouvez laisser à vos lecteurs :
- Expliquez-leur comment faire un don
- Partager les opportunités de volontariat
- Aperçu des adhésions mensuelles
- Encouragez-les à s'engager avec vous sur vos plateformes de médias sociaux.
- Promouvoir votre blog
- Demandez-leur de s'abonner à votre lettre d'information et de constituer votre liste d'adresses électroniques.
Jetez un œil à la dernière page du rapport annuel 2017 de l'American Kidney Fund qui énumère les différentes façons dont les gens peuvent s'impliquer et montrer leur soutien.
À retenir : créer un rapport annuel axé sur les donateurs pour les organisations à but non lucratif
Les rapports annuels des organisations à but non lucratif vous donnent l'occasion d'éduquer, d'attirer et d'inspirer les donateurs. Tirez-en le meilleur parti en mettant en œuvre ces six bonnes pratiques, qui vous permettront de créer un rapport annuel centré sur les donateurs, qui captera l'attention, sera lu et laissera les gens impressionnés.
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