Vous venez de recevoir un don et vous devez en accuser réception en envoyant une lettre de remerciement, ou bien la fin de l'année est arrivée et il est temps de générer les reçus et les relevés de fin d'année.
Ne vous inquiétez pas, voici tout ce que vous devez savoir, y compris les exigences officielles en matière de reçus de dons aux États-Unis et au Canada, ainsi que des modèles !
Nous couvrirons :
- Qu'est-ce qu'un reçu de don de charité ?
- Quand délivrer des reçus de dons ?
- Que doit contenir le reçu de don ?
- Modèles de reçus de dons
- Avantages d'un reçu de don 501c3
- Avantages d'un processus automatisé de réception des dons
- Relevés de dons de fin d'année
- Création d'un modèle
- Conseils de pro pour la création de lettres de réception de dons
Qu'est-ce qu'un reçu de don de charité ?
En termes simples, un reçu de don à but non lucratif est une reconnaissance formelle qu'un don a été fait à votre organisation. Il est souvent présenté aux donateurs sous la forme d'une lettre ou d'un courriel après la réception du don.
Quand délivrer des reçus de dons ?
Des reçus peuvent être émis pour les dons en nature ou en argent et envoyés sous forme de relevés mensuels, annuels ou ad hoc.
États-Unis
L'IRS exige un reçu de don dans les cas suivants :
- Dons uniques de plus de 250
- Si un donateur demande expressément un reçu de don
- Si un donateur reçoit des biens ou des services en échange d'un don de plus de 75 $ (calculez la valeur de votre reçu de don pour de telles transactions ici)
- Pour les dons non monétaires d'une valeur supérieure à 5 000 dollars, l'objet devra être évalué par un professionnel afin d'offrir des avantages fiscaux aux donateurs.
Bien qu'il n'y ait pas d'obligation légale d'envoyer un reçu de don pour les dons inférieurs à 250 $, il s'agit d'une bonne pratique et la plupart des organisations à but non lucratif envoient des accusés de réception pour chaque don.
Canada
L'Agence du revenu du Canada suggère aux organismes de bienfaisance enregistrés de délivrer des reçus au plus tard le 28 février de l'année civile qui suit l'année du don. Cela permet aux contribuables individuels de déduire leurs dons de leur déclaration de revenus annuelle.
Que doivent contenir les reçus de dons ?
D'une manière générale, les reçus ou reconnaissances écrites nécessaires pour justifier une contribution à une œuvre de bienfaisance doivent contenir les informations suivantes :
- Le nom légal de votre organisation caritative, son adresse officielle et son numéro d'enregistrement en tant qu'organisation caritative. (Aux États-Unis, cette information n'est pas obligatoire, mais on considère qu'il s'agit d'une bonne pratique).
- Un numéro d'identification sérialisé unique ou un numéro de reçu pour vous aider à suivre les dons.
- L'autorité signataire au sein de votre organisation, qui peut être le directeur exécutif ou le PDG.
Exigences relatives aux reçus de dons - États-Unis et Canada
| Exigences pour les États-Unis | Exigences pour le Canada |
|
Source : CRA - Fonctionnement d'un organisme de bienfaisance enregistré : Émettre des reçus |
N'oubliez pas d'inclure une courte note de remerciement avec vos reçus de fin d'année.
Modèles de reçus de dons
Nous avons créé ces modèles de reçus de dons pour différents scénarios de dons aux États-Unis et au Canada.
Types de modèles de reçus
- Reçu de don de charité : Il s'agit d'un reçu de don standard informant les donateurs que leur argent a été reçu.
- Reçu de don en nature : Vous devez établir un reçu de don en nature pour les dons de biens et de services. La valeur de ces dons doit être déterminée par le donateur ou par un évaluateur professionnel. Les dons de temps ou de services n'ont pas de valeur monétaire et ne peuvent pas faire l'objet d'un reçu.
- Reçu de don en espèces : Les dons en espèces doivent également faire l'objet d'un reçu de don. Celui-ci fournit à votre association une preuve écrite de l'argent et peut être utilisé par les donateurs pour déduire le montant de leur revenu imposable.
- Reçu de don d'actions : Ce reçu de don doit contenir les détails du don d'actions d'une société - y compris le nombre d'actions et le nom de la société (mais pas l'équivalent en dollars des actions).
Lorsque vous ajoutez un avantage à votre reçu de don, n'oubliez pas de soustraire la valeur de l'avantage du montant du don.
Utilisez notre calculatrice de la valeur des reçus de dons pour déterminer facilement le montant admissible du don.
Avantages d'un reçu de don 501c3
Les reçus de dons sont financièrement importants pour les donateurs. Les organisations caritatives, classées 501(c)(3) aux États-Unis, permettent aux donateurs de bénéficier d'avantages fiscaux sur leurs dons - mais ont besoin d'un reçu de don 501c3 comme preuve.
Si votre association est une organisation caritative enregistrée (c'est-à-dire exonérée d'impôts), les donateurs peuvent demander des avantages fiscaux en présentant leurs reçus de dons à l'IRS, il est donc important que vous les délivriez correctement et à temps.
Pour les petites associations pressées par le temps, il est tentant d'ignorer les reçus de dons jusqu'à la dernière minute, ou de les considérer comme un problème de conformité, mais les lettres de reçus de dons sont importantes.
Non seulement ils sont nécessaires pour prouver la contribution d'un donateur à votre association, mais ils vous donnent l'occasion d'exprimer votre gratitude, ce qui est essentiel pour établir de bonnes relations avec vos donateurs (Pssst. n'oubliez pas d'envoyer une note de remerciement avec votre reçu de don. Apprenez à rédiger une excellente lettre de remerciement).
Outre l'économie d'impôt, voici les avantages de l'émission de reçus de dons 501c3 :
Pour les donateurs :
- Aide les donateurs à bénéficier de déductions fiscales avantageuses sur leurs revenus de l'année.
- Les reçus de dons constituent une trace écrite de leur contribution et confirment que vous avez bien reçu leur don.
- Aide les donateurs à suivre leurs finances
Pour votre association :
- Des reçus de dons personnalisés, rapides et bien conçus peuvent vous aider à établir de bonnes relations avec vos donateurs et à les fidéliser.
- Les reçus de dons 501c3 peuvent également inciter les donateurs à donner (ou à donner plus) - assurez-vous donc qu'ils sont conscients de votre statut d'organisation à but non lucratif.
- Les reçus de dons sont une bonne occasion de remercier les donateurs et de leur faire sentir qu'ils sont appréciés, ce qui les encourage à donner à l'avenir.
- Permet de suivre l'historique des dons des donateurs à votre organisation afin de personnaliser les demandes à l'avenir.
- Il vous aide à tenir des registres financiers précis. Le fait d'avoir une idée claire des dons annuels (et de leur source) peut également aider à fixer des objectifs de collecte de fonds ciblés et à prévoir les recettes attendues.
- Conformité juridique : L'IRS exige des reçus pour la plupart des dons. Le fait de ne pas délivrer de reçus peut entraîner une pénalité de 10 $ par don et jusqu'à 5 000 $ pour une campagne spécifique.
Avantages d'un processus automatisé de réception des dons
Saviez-vous que les donateurs sont plus enclins à donner à nouveau si on leur adresse un accusé de réception de leur don dans les 48 premières heures ?
C'est pourquoi il est utile d'avoir un CRM pour les organisations à but non lucratif comme Sumac qui automatise l'envoi des lettres de réception des dons.
Le fait de ne pas envoyer rapidement des reçus de dons peut donner aux donateurs le sentiment d'avoir été oubliés et de ne pas savoir si leur don a été reçu, en particulier dans le cas des dons en ligne.
Si vous recevez un grand nombre de dons individuels tout au long de l'année, l'automatisation du processus de réception des dons peut être une bonne idée.
Par exemple, Sumac système de gestion des donateurs personnalise et envoie des reçus de dons immédiatement après un don. La page page de don envoie également des reçus automatiques aux donateurs qui font un don sur votre site web immédiatement après que le don a été effectué. Les avantages de l'automatisation sont les suivants
- Base de données consolidée de tous les donateurs et des montants des dons
- Modèles personnalisés pour différents types de dons
- Création de relevés annuels automatisés pour aider les donateurs à payer leurs impôts en fin d'année.
- Création de lettres personnalisées de réception des dons
- Vous et votre équipe gagnez un temps précieux et réduisez les risques d'erreur.
Relevés de dons de fin d'année
Si votre organisation délivre des reçus après chaque don, il se peut que vous n'ayez rien à envoyer à la fin de l'année, mais c'est tout de même une bonne idée.
Le relevé de fin d'année est une simple lettre qui rappelle aux donateurs ce qu'ils ont versé au cours de l'année. Il permet aux donateurs d'organiser plus facilement leurs dossiers et de se préparer à remplir leurs déclarations d'impôts sans avoir à rechercher de multiples reçus de dons.
Conseil : envoyez les reçus de dons de fin d'année avant le 31 janvier pour que les donateurs aient le temps de remplir leur déclaration d'impôts !
Création de modèles
Maintenant que vous savez ce qu'il faut inclure dans vos déclarations de dons et vos reçus de fin d'année, vous pouvez créer un modèle.
Votre base de données sur les organisations à but non lucratif doit vous permettre de définir les informations à inclure et leur emplacement. Ainsi, si vous avez besoin d'indiquer le montant initial de la promesse de don ainsi que le montant de la donation, ou d'ajouter une déclaration telle que "aucun bien ou service n'a été fourni par l'organisation en échange de la contribution", vous pouvez le faire.
Une fois le modèle créé, il vous suffira de sélectionner vos donateurs, de procéder à une fusion de courrier, puis d'imprimer le document ou de l'envoyer par courrier électronique. Veillez à définir la plage de dates pour les dons effectués entre le 1er janvier et le 31 décembre.
Si vous utilisez Sumac, voici quelques modèles de reçus de dons pour les États-Unis et le Canada. Si vous envoyez des reçus papier, vous pouvez les générer sous forme de documents de traitement de texte, puis les imprimer. En revanche, si vous souhaitez envoyer des reçus électroniques, vous pouvez les générer sous forme de documents PDF non modifiables, ce qui répond aux exigences gouvernementales en matière de reçus électroniques.
Conseils de pro pour la création de lettres de réception de dons
- Personnalisez votre don : Mentionnez le nom de votre donateur dans votre reçu de don ! Au lieu d'envoyer une lettre de remerciement séparée, voyez si vous pouvez créer un modèle de reçu de don 501c3 qui inclut les deux éléments requis par l'IRS ainsi qu'une note personnelle.
- Fixez un seuil pour les lettres de réception des dons : Si vous n'êtes pas encore en mesure d'automatiser ce processus, fixez un seuil pour l'envoi des reçus. Par exemple, vous pouvez décider de n'envoyer des reçus de dons que pour des montants supérieurs à 20 $ (l'idéal étant que chacun reçoive un reçu et un remerciement).
- Envoyez des reçus de dons annuels : Comme indiqué précédemment, un récapitulatif annuel des dons facilitera la tâche des donateurs - et leur reconnaissance pourrait se traduire par un plus grand nombre de dons !
- Utilisez les reçus de dons comme une occasion d'impliquer les donateurs : Les reçus de dons sont une occasion de communiquer avec vos donateurs - essayez d'inclure une note qui souligne l'impact de leur don et leur donne le sentiment d'être appréciés et valorisés. Ne demandez rien de plus - c'est le moment de dire merci !
- Conservez et organisez soigneusement les reçus de dons : Assurez-vous que vos données sont bien organisées et sauvegardées - téléchargez des copies de tous les reçus si vous utilisez un système basé sur le cloud. Attribuez un numéro ou un identifiant unique aux reçus de dons afin de pouvoir les retrouver facilement.
- Tenez votre équipe informée : Faites en sorte que les politiques d'acceptation des dons soient transparentes pour les membres de l'équipe et les donateurs. Organisez une session sur les règles d'émission de reçus et communiquez régulièrement tout changement.
- Ne dites pas aux donateurs qu'ils économiseront des impôts : Indiquer que les dons sont exonérés d'impôts sur les modèles de reçus de dons 501c3 peut se retourner contre vous, car cela dépend de la tranche d'imposition de chacun. Si vous souhaitez inclure une telle mention, assurez-vous qu'elle indique clairement que les dons peuvent donner droit à des avantages fiscaux.
Que vous utilisiez un à but non lucratif CRM un logiciel de gestion des donateurs ou une feuille de calcul, nous sommes certains que vous serez en mesure de traiter ces reçus de dons rapidement et facilement. N'oubliez pas de vous familiariser avec les exigences de votre pays en matière de reçus de dons avant de créer vos modèles de reçus de dons !
Une fois que vous aurez défini votre processus, vous pourrez vous concentrer davantage sur les campagnes de collecte de fonds et les activités qui vous permettront de continuer à recevoir des dons !
A propos de l'auteur : Sumac fait partie du groupe Silent Partner Software une entreprise qui se consacre à la fourniture de logiciels et de services exceptionnels aux organisations à but non lucratif. Avec plus de 25 ans de service, Silent Partner a aidé des organisations à gérer plus de 3 millions de donateurs et de contacts à travers les Etats-Unis, le Canada, le Royaume-Uni et l'Europe. Pour en savoir plus, cliquez ici.
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