Modèles de reçus de dons gratuits

Qu'est-ce qu'un modèle de reçu de don et pourquoi en avez-vous besoin ?

Un modèle de reçu de don sert à prouver que de l'argent ou des biens ont été donnés à votre organisme de bienfaisance. Les reçus de dons sont utilisés par les organismes de bienfaisance lors de la déclaration d'impôts et par les donateurs pour demander des déductions fiscales.

En plus de confirmer que le don a bien été reçu, les reçus de dons à but non lucratif permettent à vos donateurs d'être satisfaits et de s'impliquer dans votre cause. Plus important encore, les donateurs les utiliseront pour détailler leurs dons de charité lorsque la saison des impôts approchera. C'est pourquoi l'envoi de reçus devrait être la prochaine étape après avoir reçu un don de quelqu'un. Les donateurs sont plus susceptibles de donner à nouveau s'ils reçoivent un accusé de réception de leur don dans les 48 premières heures ! 

Les reçus de dons étant utilisés à des fins fiscales, si vous émettez un reçu de don 501c3, vous devrez respecter certaines directives légales. Par exemple, les organisations à but non lucratif aux États-Unis et au Canada sont tenues de conserver les reçus de dons 501c3 pendant un an ou plus après le dépôt de la déclaration. Au Canada, les organisations à but non lucratif remplissent une déclaration de renseignements T3010 sur les organismes de bienfaisance enregistrés.

Pour des informations détaillées sur le respect de la législation concernant les reçus de dons à des fins non lucratives, veuillez consulter le site suivant États-Unis et Canada les sources gouvernementales officielles américaines et canadiennes.

Si votre association est enregistrée en dehors de ces pays, assurez-vous de connaître toutes les exigences légales de votre pays avant de délivrer un reçu de don.

Conseil de pro : L'utilisation d'une solution CRM pour les organisations à but non lucratif comme celle de Sumac vous aidera à automatiser ce processus et à envoyer des reçus de dons exacts à temps, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps et d'efforts.

Pour en savoir plus sur les reçus de dons, consultez ce guide sur les reçus de dons pour les organisations à but non lucratif.

Pourquoi utiliser des modèles de reçus de dons ?

Les reçus de dons sont essentiels pour une collecte de fonds efficace, car ils permettent d'entretenir de bonnes relations avec les donateurs. Des reçus de dons rapides donnent aux donateurs l'impression que leur argent est arrivé à bon port et confèrent de la crédibilité à votre organisation à but non lucratif. Pour maximiser la bonne volonté des donateurs, n'oubliez pas d'inclure une lettre de remerciement qui précise l'utilisation qui sera faite de leurs fonds. Les donateurs auront ainsi l'impression de faire partie de votre aventure, d'approfondir la relation et d'être plus enclins à donner à nouveau !

Voici quelques autres raisons pour lesquelles vous devriez envoyer des reçus de dons : 

1. Avantages fiscaux pour les donateurs : De nombreuses personnes font des dons afin de réduire leur charge fiscale - et un reçu de don est nécessaire pour les aider à réduire leur impôt sur le revenu. Offrir cette incitation aux donateurs potentiels est l'un des principaux moyens de collecter des fonds pour votre association.
2. Se conformer aux exigences légales : L'IRS et d'autres agences fiscales gouvernementales exigent que les donateurs et les organisations à but non lucratif produisent des reçus de dons pour bénéficier d'avantages fiscaux. Ils vous aident également à tenir des registres financiers clairs et précis, ce qui facilite les audits et les déclarations fiscales de fin d'année.
3. Suivre l'historique des dons : L'envoi de reçus de dons vous permettra de suivre l'historique de chaque donateur et aidera votre équipe de collecte de fonds à lancer des appels de fonds plus efficaces à l'avenir.

Qui peut délivrer des reçus de dons ?

Les organisations qui peuvent délivrer des reçus de dons juridiquement valables permettant aux donateurs de bénéficier d'avantages fiscaux sont les suivantes :

1. Les organisations religieuses telles que les églises, les temples, les synagogues et les mosquées
2. Organisations à but non lucratif et organismes de bienfaisance enregistrés (501c3 aux États-Unis et T3010 au Canada)
3. Établissements éducatifs et médicaux à but non lucratif

Seuls les organismes de bienfaisance enregistrés peuvent émettre des reçus de dons 501c3. Si votre association n'est pas un organisme de bienfaisance enregistré, vous pouvez toujours utiliser ces modèles de reçus de dons gratuits, mais les donateurs ne pourront pas demander d'avantages fiscaux.

Types de reçus de dons

Les dons peuvent être faits d'un grand nombre de façons. Selon l'organisation à but non lucratif, les gens peuvent donner de l'argent, des cadeaux, des articles de vente aux enchères, des véhicules, des vêtements ou des biens. 

Si vous souhaitez accepter de tels articles, vous aurez besoin d'un modèle de reçu de don distinct pour chacun d'entre eux (voir les modèles de reçus de dons à but non lucratif ci-dessus pour choisir celui qui répond le mieux à vos besoins). Les modèles de reçus de dons permettent de suivre facilement et de saisir avec précision des informations essentielles en fonction du type de don effectué. 

Quand les reçus de dons sont-ils envoyés ?

Les reçus de dons des organisations à but non lucratif peuvent être envoyés tous les mois, tous les ans et, bien sûr, immédiatement après qu'un don a été effectué. Si l'envoi d'un reçu de don immédiatement après un don est indispensable, vous pouvez également choisir d'envoyer à vos donateurs des mises à jour mensuelles ou annuelles sur l'historique de leurs dons.

La création préalable de modèles de lettres de reçus de dons à des fins non lucratives peut vous aider à envoyer facilement des reçus de dons. Veillez à programmer des rappels et à créer du contenu pour accompagner vos reçus de dons mensuels et de fin d'année.

Un modèle de reçu de don de fin d'année aidera les donateurs à remplir facilement leur déclaration d'impôt à l'aide d'un seul document et leur évitera de devoir compiler les reçus de dons qu'ils ont reçus au cours de l'année. Vous devriez envoyer un reçu de don de fin d'année au début du mois de décembre (aux États-Unis) et avant la fin du mois de février (au Canada). Les donateurs disposent ainsi de suffisamment de temps pour remplir leur déclaration d'impôts et demander à bénéficier des avantages liés à leurs reçus de dons.

De même, les donateurs de votre programme de dons mensuels doivent recevoir un reçu mensuel attestant de leur contribution, ainsi que des informations actualisées sur votre travail. Si vous n'envoyez que des reçus de dons sans aucune mise à jour, les donateurs risquent de ne pas savoir ce que vous avez accompli ou comment leur argent est utilisé.

Devez-vous délivrer un reçu de don de charité ?

Au Canada, il n'existe aucune exigence officielle obligeant les organismes de bienfaisance à envoyer des lettres de reçus de dons sans but lucratif ou à délivrer des reçus de dons. Cela signifie que l'envoi d'un reçu de don n'est pas prévu par la loi.

Aux États-Unis, les organisations caritatives recevant des montants inférieurs à 250 dollars ne sont pas tenues de délivrer un reçu de don.

Cependant, comme l'envoi de reçus de dons va bien au-delà de la simple conformité à la loi, vous devriez quand même en envoyer un ! Même pour de très petits montants. Comme nous l'avons déjà mentionné, cela permet d'établir de bonnes relations avec les donateurs et de les rassurer sur le fait de donner à votre organisation caritative.

Certaines organisations fixent un seuil en dessous duquel elles ne délivrent pas de reçus de dons, mais c'est pour mieux gérer leur charge de travail. Automatisation systèmes automatisés de gestion des donateurs peuvent y contribuer en envoyant des reçus à chaque personne qui fait un don, sans qu'il soit nécessaire d'impliquer l'équipe !

Comment envoyer facilement des reçus de dons ?

L'émission de reçus de dons est un élément important des activités de gestion des donateurs, mais il peut être difficile d'en assurer le suivi. 

Vous pouvez utiliser des feuilles de calcul pour suivre manuellement les dons reçus, mais cela implique qu'un membre de votre équipe chargée des relations avec les donateurs ou de la collecte de fonds consacre du temps, tous les deux jours, à l'envoi des reçus de dons et des notes de remerciement. Cette tâche n'est pas facile et peut entraîner des erreurs. 

Si vous recevez un grand nombre de dons, envisagez d'utiliser un logiciel de gestion de la relation client (CRM).

Un logiciel de gestion des donateurs ou de CRM comme celui de Sumac est le moyen le plus simple d'émettre des reçus de dons, car il automatise le processus. Cela élimine le risque d'erreur lors de la saisie des détails des reçus de dons et garantit que les donateurs reçoivent des reçus personnalisés en temps voulu.

Comment rédiger un reçu de don ?

Il n'existe pas de format standard pour les reçus de dons aux États-Unis ou au Canada. Vous pouvez choisir d'envoyer des lettres, des cartes postales ou des reçus en ligne. Veillez à choisir le format qui convient le mieux à vos donateurs et à votre organisation. 

Voici quelques conseils utiles pour vous aider à démarrer :

1. Incluez tous les détails importants : Veillez à inclure toutes les informations pertinentes dans votre modèle de reçu de don. Il s'agit notamment d'un numéro d'identification ou d'adhésion unique, du montant du don, du nom de votre organisation, de la date du don et du mode de paiement. Vous pouvez également inclure un numéro de facture pour aider les donateurs à suivre facilement l'historique de leurs dons.
2. Restez simple : N'essayez pas d'en faire trop avec la conception du reçu. Vos donateurs doivent pouvoir le scanner et s'assurer rapidement que les informations sont correctes. Un trop grand nombre d'images ou un arrière-plan trop vif les en détourneront. Veillez à ce que votre design soit simple et cohérent. Si vous fournissez des reçus en personne, imprimez vos modèles de reçus de dons et respectez-les.
3. Utilisez un numéro de série unique ou un identifiant de don : Les numéros uniques vous permettent d'organiser vos dossiers et de les consulter facilement, ce qui en fait un élément essentiel de vos reçus de dons.
4. Soyez clair sur ce qui est déductible des impôts : Selon les pays et les régions, des règles strictes s'appliquent aux dons qui peuvent être déduits des impôts. Il est essentiel d'être transparent sur ce qui est ou n'est pas déductible des impôts, car de nombreux types de contributions aux organisations à but non lucratif n'ont pas d'incidence fiscale. Si vous n'êtes pas sûr des règles en vigueur dans votre pays, consultez le site web de votre gouvernement. L'IRS aux États-Unis, l'ARC au Canada et l'ATO en Australie ont tous des réglementations différentes en matière d'incitations fiscales pour les dons de charité. À moins d'en être absolument certain, n'utilisez pas une ligne standard indiquant que votre don est déductible sur votre reçu de don, car cela peut poser problème si vous acceptez un don qui n'est pas déductible.

Conseils pour la gestion des reçus de dons

Voici quelques conseils pour gérer vos reçus de dons : 

1. Conserver des copies des reçus de dons - Qu'ils soient physiques ou numériques, il est essentiel que vous conserviez les copies d'une manière organisée, facile à suivre et à localiser. Si vous avez besoin d'une preuve d'un don, d'une copie d'un reçu ou d'un nouveau reçu, votre système de classement sera votre meilleur ami. Si vous stockez les reçus de dons sur un système en ligne, téléchargez les dossiers sur un disque dur physique à intervalles réguliers (mensuellement, trimestriellement ou annuellement). De cette manière, vous disposez toujours d'une sauvegarde en cas de perte de données.
2. N'oubliez pas les dons de biens et de services : Il est plus difficile d'envoyer des reçus pour les dons en nature que pour les dons en ligne, mais c'est tout de même important. Les dons d'articles tels que les véhicules ou les vêtements doivent faire l'objet d'un reçu de don si leur valeur dépasse 250 $, mais même si la loi ne l'exige pas, il est bon de reconnaître cette valeur en envoyant un reçu.
3. Remerciez les donateurs : Même s'il ne s'agit que d'une ligne à la fin, assurez-vous de montrer votre reconnaissance. Vous pouvez également inclure un court paragraphe expliquant l'impact des dons. N'oubliez pas que votre reçu de don n'est pas une lettre de remerciement, alors n'oubliez pas d'en envoyer une avec votre reçu !
4. Incluez votre marque : Incluez votre logo et d'autres éléments de votre marque pour vous assurer que vos reçus sont facilement identifiables avec votre marque. L'utilisation de votre marque confère au reçu un aspect professionnel tout en rappelant votre mission.

Que se passe-t-il si vous délivrez un reçu de don contenant de fausses informations ?

Si vous passez une partie de votre journée à écrire des noms et des montants sur des modèles de reçus de dons 501c3, il est probable que vous fassiez une erreur à un moment ou à un autre. Et si vous ne délivrez pas de reçus de dons pour des montants supérieurs à 250 $, votre organisation peut encourir des amendes élevées. 

Voici ce que le gouvernement canadien sur l'émission de reçus de dons contenant de fausses informations :

"Un organisme de bienfaisance enregistré qui délivre un reçu officiel de don comportant des informations incorrectes ou incomplètes est passible d'une pénalité égale à 5 % du montant admissible indiqué sur le reçu de don. Cette pénalité est portée à 10 % en cas de récidive dans les cinq ans.

Un organisme de bienfaisance enregistré qui délivre un reçu officiel de don contenant des informations délibérément fausses est passible d'une pénalité égale à 125 % du montant admissible indiqué sur le reçu de don".

Pour réduire les risques d'erreur et faciliter la tâche de votre équipe, nous vous recommandons d'utiliser un logiciel de gestion automatisée des organisations à but non lucratif - comme Sumac !

Découvrez nos modèles gratuits de reçus de dons pour les organisations à but non lucratif.

Vous pouvez maintenant explorer ces modèles gratuits de reçus de dons à des organisations à but non lucratif ! 

Vous pouvez imprimer un modèle de reçu de don en format pdf et délivrer des reçus manuscrits lors d'événements ou personnaliser un modèle de reçu de don en format doc avec votre logo et les informations relatives aux donateurs avant de les envoyer par courrier électronique à vos donateurs.

Si vous souhaitez automatiser le processus d'émission des reçus de dons, consultez le logiciel de collecte de fonds à but non lucratif de Sumac qui comprend des outils pour rationaliser vos activités de collecte de fonds et émettre des reçus de dons en toute transparence !