Un membre du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est essentiel à la santé et au succès à long terme de l'organisation.
Ce guide a pour but d'aider les fondateurs, les membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif et toute personne souhaitant s'investir dans l'amélioration du fonctionnement actuel de leur conseil d'administration d 'organisation à but non lucratif .
Nous y abordons la création d'un conseil d'administration d'association, l'organisation des réunions du conseil d'administration, la définition des responsabilités des membres du conseil et la gestion du conseil, et nous incluons des modèles de conseils d'administration pour vous aider dans toutes ces tâches!
Voici ce que nous allons couvrir :
1. Mise en place d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- La taille idéale d'un conseil d'administration d'organisation à but non lucratif
- Recrutement de membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif + Modèles de recrutement
- Compétences des membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
- Quelle est la durée du mandat des membres du conseil d'administration ?
2. Accueillir les réunions du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
- Votre première réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif + Modèles de réunions du conseil d'administration
- Créer un calendrier des réunions du conseil d'administration + Modèle de calendrier
- Comment organiser des réunions efficaces du conseil d'administration
3. Rôles et responsabilités du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
- Responsabilités du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif + Listes de contrôle et modèles
- Postes courants au sein des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
- Comités du conseil d'administration d'organisations à but non lucratif
4. Gestion d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Adopter des politiques efficaces pour le conseil d'administration + Modèles de politiques du conseil d'administration
- Orientation du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Formation des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
- Évaluer la santé de votre conseil d'administration
1. Mise en place d'un conseil d'administration d'association
Commençons par apprendre comment est constitué un conseil d'administration d'association. Le fondateur a généralement quelques postes à pourvoir au sein du conseil d'administration et choisit les membres en fonction de leur influence et de leurs compétences. Un conseil d'administration engagé, impliqué et plein de ressources est l'une des ressources les plus précieuses pour le développement de l'association et la collecte de fonds.
La taille idéale d'un conseil d'administration d'organisation à but non lucratif
La taille idéale d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif doit être déterminée en fonction des besoins du fondateur et de la taille de l'organisation.
S'il s'agit d'une association nouvellement créée, il n'est peut-être pas très efficace d'avoir un conseil d'administration important et de multiples comités.
Le nombre minimum de membres d'un conseil d'administration est le plus souvent de trois, et le nombre maximum peut aller jusqu'à 15.
Le nombre minimum de membres d'un conseil d'administration est le plus souvent de trois, et le nombre maximum peut aller jusqu'à 15.
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale, la plupart des organisations à but non lucratif respectent ces limites, car les conseils d'administration de plus de 15 personnes peuvent rendre la prise de décision difficile et les conseils d'administration de moins de trois personnes risquent de ne pas inclure de points de vue divers.
Recrutement de membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
Bien qu'il ne s'agisse pas d'une obligation légale, la plupart des organisations à but non lucratif respectent ces limites, car les conseils d'administration de plus de 15 personnes peuvent rendre la prise de décision difficile et les conseils d'administration de moins de trois personnes risquent de ne pas inclure de points de vue divers.
Les fondateurs et les membres du conseil d'administration s'efforcent de trouver le bon candidat pour les postes à pourvoir au sein du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif. Le processus peut être difficile, mais avec un peu de planification, il n'a pas à l'être !
Réfléchissez stratégiquement au nombre de membres du conseil d'administration que vous devez recruter et entamez le processus très tôt afin de disposer d'un certain nombre de candidats solides parmi lesquels vous pourrez faire votre choix.
Voici quelques endroits où vous pouvez recruter les membres du conseil d'administration de votre organisation à but non lucratif :
- Associations professionnelles : Si vous ou votre personnel faites partie d'une association professionnelle ou d'une association d'anciens élèves, c'est un bon point de départ. Vous pouvez également vous adresser à des associations professionnelles, en gardant à l'esprit les compétences spécifiques que vous souhaiteriez que les membres du conseil d'administration possèdent, telles que la gestion, le marketing, l'expérience sectorielle, etc.
- Réception de réseautage des membres du conseil d'administration : Une façon originale de recruter des membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif est d'organiser une réception de mise en réseau des candidats potentiels. Certaines organisations organisent de petites réunions pour présenter les candidats potentiels à des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif aux membres existants afin d'obtenir leur avis.
- Autres organisations à but non lucratif : Même si d'autres associations sont réticentes à partager leurs réseaux, leur demander de manière informelle des candidats potentiels à recruter ou des idées sur la manière de trouver des candidats est une excellente idée ! Elles peuvent même vous mettre en contact avec l'un des membres de leur conseil d'administration dont le mandat se termine.
- Organisations qui forment les membres des conseils d'administration : Les organisations ou associations qui organisent des sessions de formation pour les membres des conseils d'administration disposent d'un vivier de candidats déjà intéressés et prêts pour le poste.
- Entreprises locales et groupes communautaires : Si votre organisation a des liens étroits avec la population locale, le recrutement d'un chef d'entreprise local pourrait favoriser la collecte de fonds et renforcer votre position au sein de la communauté.
- Réseaux personnels : Réservez cette catégorie en dernier recours, à moins que vous n'ayez quelqu'un de précis en tête. Ne vous limitez pas à vos amis et à votre famille. Vous pouvez toutefois faire appel au réseau personnel du personnel de l'organisation.
Le modèle de grille de recrutement du conseil d'administration ci-dessous est idéal pour évaluer les compétences requises pour tout poste vacant au sein du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif dans Mon conseil d'administration un portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Compétences des membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
Les postes au sein des conseils d'administration des organisations à but non lucratif sont pourvus de manière stratégique. L'expertise d'un conseil d'administration doit refléter les compétences nécessaires à la réussite de l'organisation. Que vous soyez recruté pour la première fois ou non, vous devez bien comprendre l'impact que vos compétences peuvent avoir sur l'organisation.
Voici quelques questions à se poser lorsqu'on vous demande de faire partie d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif :
- Si l'organisation vient d'être créée, disposez-vous de l'expertise nécessaire pour lancer une organisation ?
- Comprenez-vous la mission de l'association ?
- Êtes-vous passionné par la cause ?
- Comment allez-vous vous intégrer au reste des membres du conseil d'administration de l'association ?
- De quel type de personne ont-ils besoin pour atteindre leurs objectifs ?
- Quelles sont les compétences manquantes au sein de leur conseil d'administration actuel ? Possédez-vous ces compétences ?
- Pouvez-vous consacrer du temps à l'organisation ?
- Quels sont les liens et les réseaux communautaires locaux que vous pouvez exploiter ?
- Quelle est votre capacité à donner ?
Les fondateurs peuvent également tenir compte du sexe, de l'âge, de l'origine ethnique et d'autres facteurs afin de garantir la diversité parmi les différents postes du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif.
Le modèle de liste de contrôle pour l'orientation des membres du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif ci-dessous vous aidera à intégrer les nouveaux membres du conseil d'administration. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organismes à but non lucratif dans Mon conseil d'administration un portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Cela aidera l'organisation à tenir compte des différentes perspectives et à prendre de meilleures décisions.
Quelle est la durée du mandat des membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif ?
Les conseils d'administration des organisations à but non lucratif ont généralement un mandat de deux ans et peuvent être invités à effectuer deux mandats consécutifs. Il est également très fréquent que les membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif exercent deux mandats consécutifs de trois ans.
Les termes ne sont pas légalement obligatoires aux États-Unis ou au Canada, mais il existe certaines lignes directrices qui exigent le respect de ces termes. Par exemple, en Ontario, la Loi sur les organisations à but non lucratif (ONCA) stipule qu'un membre du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif doit avoir un mandat minimum d'un an et un mandat maximum de quatre ans.
Lorsque vous fixez les mandats, vous pouvez également créer un système d'échelonnement des mandats qui permet à un certain nombre de postes du conseil d'administration de l'association de se libérer chaque année. Cette règle permet d'éviter que les mandats des autres membres du conseil d'administration de l'association n'expirent en même temps que le vôtre.
La limitation des mandats permet au conseil d'adapter sa direction à l'évolution des besoins, le protège des membres inefficaces et permet à l'organisation de travailler avec des experts qui ne peuvent consacrer que quelques années au conseil d'administration.
La limitation des mandats permet au conseil d'adapter sa direction à l'évolution des besoins, le protège des membres inefficaces et permet à l'organisation de travailler avec des experts qui ne peuvent consacrer que quelques années au conseil d'administration.
Bien que les États-Unis autorisent la rémunération des membres des conseils d'administration, la plupart d'entre eux ne sont pas rémunérés pour leurs services, alors ne vous attendez pas à être payés !
2. Accueillir les réunions du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
Les réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif permettent d'informer les membres des informations importantes, de clarifier le fonctionnement de l'organisation, de décider de la politique à suivre, d'établir des liens entre les membres du conseil et de contribuer à la croissance de l'organisation !
Votre première réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
La première réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est l'une des plus importantes que vous organiserez. Voici quelques points qui doivent être abordés lors de la première réunion :
- Fixer le nom et l'adresse légale de l'organisation
- Élire un conseil d'administration pour l'organisation à but non lucratif et l'autoriser à prendre des décisions commerciales (comme ouvrir des comptes bancaires, signer des chèques, etc.)
- Demander le statut d'exonération fiscale
- Adopter le règlement intérieur du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif (s'assurer qu'il a été rédigé avant la réunion !)
- Approuver la déclaration de mission et la vision de l'organisation
- Approuver les statuts et autres documents légalement requis
- Approuver les versions préliminaires de votre plan stratégique et de votre budget
Le modèle d'ordre du jour de réunion du conseil d'administration ci-dessous permet d'organiser les réunions du conseil d'administration. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif dans Mon conseil d'administrationun portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Création d'un calendrier des réunions du conseil d'administration
Il est important de déterminer le calendrier des réunions du conseil d'administration de votre association un an à l'avance afin de donner aux membres suffisamment de temps pour planifier.
La plupart des organisations à but non lucratif prévoient des réunions trimestrielles ou semestrielles de leur conseil d'administration, en fonction des décisions à prendre. Si l'organisation est en cours de création, vous pouvez fonctionner comme un "conseil d'administration de travail" et vous réunir plus souvent pour déterminer les politiques et la gouvernance de l'organisation.
Le modèle de calendrier de réunion du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif ci-dessous vous aidera à planifier efficacement les réunions du conseil d'administration. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif dans Mon conseil d'administrationun portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Comment organiser des réunions efficaces du conseil d'administration
Une réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif n'est pas le moment de commencer à travailler ; ce n'est pas non plus le lieu pour commencer à réviser les politiques ou à lire les documents partagés précédemment.
Les réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif sont l'occasion pour les décideurs de se rencontrer, de discuter des défis à relever et de prendre des décisions stratégiques. Pour être efficaces, les réunions du conseil d'administration doivent être préparées et les membres doivent avoir le sentiment d'être inspirés, informés et écoutés.
Voici quelques conseils pour organiser des réunions efficaces du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif :
- Commencez et terminez à l'heure. Les membres du conseil d'administration sont plus susceptibles de fonctionner à un niveau d'énergie élevé lorsqu'ils sont soumis à une limite de temps stricte. Fixez un délai pour chaque point de l'ordre du jour et désignez un surveillant qui veillera à ce que tout le monde reste sur la bonne voie.
- Envoyez l'ordre du jour à l'avance. Donnez aux membres du conseil d'administration suffisamment de temps pour examiner tous les documents et assurez-vous qu'ils sont conscients de leurs responsabilités. Votre directeur exécutif peut également prévoir des appels individuels avec les membres pour s'assurer que les documents ont été lus et pour répondre aux questions ou aux doutes.
- Discutez des points importants de l'ordre du jour en premier. En inscrivant les points importants au début de l'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration, vous attirerez toute l'attention de chacun sur la question à l'ordre du jour plutôt que d'attendre la fin de la réunion, lorsque l'énergie et la concentration sont à leur plus bas.
- Rédiger des procès-verbaux détaillés et documenter les décisions. Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration sont des documents légaux, il faut donc s 'assurer que quelqu'un est chargé de noter les discussions lors de chaque réunion du conseil d'administration de l'association. Utilisez un modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif pour saisir facilement les informations.
- Donnez à chacun la possibilité de s'exprimer. Les membres de votre conseil d'administration ne sont peut-être pas tous très loquaces, mais ils ont tous des éléments précieux à apporter. Il incombe au président de veiller à ce que la voix de chacun soit entendue et à ce qu'aucune personne ne domine la réunion.
- Fixez une fréquence de réunion acceptable. Si vos réunions trimestrielles durent plus de deux heures et que les membres du conseil d'administration de l'association se plaignent de leur longueur, discutez-en avec les administrateurs et envisagez de les remplacer par des réunions mensuelles.
- Concentrez-vous sur les réunions. Concentrez-vous autant que possible sur les points à l'ordre du jour de la réunion du conseil d'administration et veillez à ce que le président du conseil d'administration ait le pouvoir d'interrompre ou d'éloigner les membres des discussions tangibles. Cette concentration permettra aux membres du conseil d'administration de faire bon usage de leur temps et de se sentir productifs et efficaces.
- Veillez à ce que les responsabilités du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif soient clairement communiquées. Une bonne compréhension des rôles permet aux réunions de se dérouler sans heurts, car les membres sont engagés et savent comment avoir un impact. Ils sont également plus enclins à contribuer aux réunions et à être attentifs.
- Assurez la rotation des présidents et des responsables de chaque section. La présence d'une seule personne lors d'une réunion du conseil d'administration est un moyen infaillible de perdre l'attention. Demandez plutôt à différents présidents de comité d'animer les discussions. Le fait d'écouter une nouvelle personne permet de réengager les membres du conseil d'administration des organisations à but non lucratif et de rendre les discussions plus animées.
- Co-créer les règles des réunions du conseil d'administration. Obtenez l'adhésion de l'ensemble du conseil d'administration à la structure, aux règles et aux attentes relatives aux réunions du conseil. En établissant des règles de réunion élaborées en commun et en demandant un retour d'information, il y a plus de chances qu'elles soient respectées.
- Présenter les mises à jour de manière attrayante. Dans le cadre des attentes que vous définissez, assurez-vous que les membres du conseil d'administration ne lisent pas leurs notes lorsqu'ils présentent leurs rapports. Veillez plutôt à ce qu'ils présentent leurs points de vue, leurs idées et leurs enseignements.
- Reconnaître la philanthropie et les efforts de collecte de fonds du conseil d'administration. Créez une culture de la philanthropie et soulignez l'importance des dons en reconnaissant les dons importants faits par le conseil d'administration de votre organisation à but non lucratif.
- Prévoir du temps pour les mises à jour de l'organisation. Allouez du temps au directeur exécutif pour qu'il présente l'état de l'organisation par rapport à ses critères de référence et à ses plans stratégiques.
- Fixez des tâches de suivi pour les membres du conseil. Assurez-vous que les membres du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif repartent avec une liste de tâches à accomplir avant la prochaine réunion.
3. Rôles et responsabilités du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif a de nombreuses responsabilités, car ses membres participent à la gestion de l'organisation et à l'accomplissement de sa mission.
Les conseils d'administration des organisations à but non lucratif assurent un contrôle juridique, financier et administratif essentiel. Vos décisions et vos conseils peuvent donc être déterminants pour le fonctionnement de l'organisation.
Tous les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif doivent s'engager à travailler honnêtement, à respecter la confidentialité et à agir dans l'intérêt de l'organisation.
Cette rationalisation implique également la déclaration de tout conflit d'intérêts et le refus de voter ou de discuter de questions susceptibles de donner lieu à un conflit.
Responsabilités du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Voici quelques responsabilités fondamentales du conseil d'administration d'une association à but non lucratif :
- Planification stratégique et élaboration de la mission: Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif conçoit et approuve des plans stratégiques qui tiennent compte de la mission de l'organisation , des besoins de la communauté et du contexte dans lequel l'organisation opère. Une fois les objectifs généraux fixés, le conseil évalue également la réussite de ces plans et détermine le degré de satisfaction des bénéficiaires à l'égard du programme.
- Surveillance financière: Le conseil d'administration d'une association est également chargé de suivre de près l'activité financière, notamment les dépenses, les salaires du personnel et le coût des programmes et des services. Il détermine si ces coûts sont justifiés, approuve les budgets et met en place des contrôles internes pour éviter l'utilisation abusive des fonds.
- Collecte de fonds: La collecte de fonds est une priorité essentielle pour les membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif. Lorsqu'on vous demande de pourvoir de nouveaux postes au sein du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, assurez-vous de connaître les attentes en matière de collecte de fonds. Certaines organisations demandent aux membres du conseil de contribuer à un montant minimum par an, tandis que d'autres leur demandent de s'engager à collecter un certain montant. Quel que soit leur domaine d'expertise, les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif seront impliqués dans la collecte de fonds d'une manière ou d'une autre au cours de l'année.
- Sensibilisation et visibilité: Les membres du conseil d'administration sont des défenseurs de la société publique. Les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif nouent et entretiennent des relations qui peuvent aider l'organisation à atteindre ses objectifs, que ce soit par le biais de la collecte de fonds, de programmes ou de la sensibilisation.
- Le recrutement: Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif doit superviser un employé : le directeur général. Il est responsable du recrutement, de la rémunération et de l'évaluation du directeur exécutif. Bien que le fondateur occupe généralement le poste de directeur exécutif, le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif est responsable de toute embauche future à ce niveau.
- Conformité juridique: Toutes les questions de conformité juridique et de gouvernance relèvent de la responsabilité du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif. Il veille à ce que tous les documents annuels, les informations fiscales et les autorisations soient en place et soumis en temps voulu aux instances dirigeantes nationales ou locales. Les membres du conseil d'administration définissent également les politiques internes et les règlements et sont tenus de s'y conformer.
Le modèle de liste de contrôle de l'engagement d'un membre du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif ci-dessous est idéal pour s'assurer que vous êtes conscient de toutes les responsabilités lors d'un entretien ou d'une entrevue en tant que membre potentiel du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organismes sans but lucratif dans Mon conseil d'administrationun portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Postes courants au sein des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
Le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif peut comprendre de trois à vingt personnes, mais il existe certains postes clés au sein du conseil d'administration de l'organisation. Il s'agit notamment des postes suivants
- Président ou présidente: Le président du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif supervise le travail du conseil et de l'équipe de direction de l'organisation. Il est chargé de présider les réunions du conseil, d'attribuer les responsabilités du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif et de demander un vote sur les nouvelles politiques.
- Vice-président ou vice-présidente : Le vice-président soutient le travail du président et des autres membres du comité. Il peut également remplacer le président en cas de besoin. Le vice-président travaille sur des missions spéciales et peut diriger des comités du conseil d'administration d'organisations à but non lucratif.
- Secrétaire: Le secrétaire du conseil d'administration de l'association est responsable de la tenue des procès-verbaux, de la conformité juridique de l'association et du respect par les membres des règlements du conseil d'administration de l'association. Les secrétaires sont généralement tenus d'être présents à toutes les réunions du conseil.
- Trésorier: Les trésoriers sont chargés de superviser les finances d'une organisation à but non lucratif. Il suit les budgets et les dépenses, examine les audits externes et préside généralement la commission des finances. Il présente également les budgets annuels ou trimestriels et signale toute question financière lors des réunions du conseil d'administration.
- Autres postes au sein du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif: Pour les organisations plus importantes, les postes au sein du conseil d'administration incluent le président de la collecte de fonds, le président des programmes, le président des finances ou les membres généraux. Ces présidents respectifs peuvent également former des comités chargés de gérer des domaines spécifiques de l'organisation à but non lucratif.
Comités du conseil d'administration d'organisations à but non lucratif
Les comités du conseil d'administration sont de petits groupes de membres du conseil chargés de superviser certains domaines de travail. Alors que les comités permanents sont permanents et fonctionnent tout au long de l'année, des comités ad hoc peuvent être formés pour relever des défis spécifiques et être dissous une fois la tâche accomplie.
La création d'un comité ad hoc du conseil est un moyen efficace d'impliquer les membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, de mettre à profit leurs compétences et d'assurer le fonctionnement des comités dans le cadre d'un objectif clairement défini.
Voici quelques exemples de comités permanents :
- Les comités de gouvernance sont chargés de recruter les cadres supérieurs, d'orienter les nouveaux membres du conseil et d'offrir des possibilités de formation. Dans les grandes associations, un comité de nomination au sein du comité de gouvernance est chargé du recrutement des membres du conseil d'administration et présente des recommandations à l'ensemble du conseil d'administration pour approbation.
- Les comités financiers sont chargés d'examiner les finances, l'audit et la comptabilité de l'organisation. Il aide également à gérer les risques financiers potentiels et à identifier les lacunes en matière de financement. Le trésorier préside généralement ce comité.
- Les comités exécutifs sont chargés de traiter les questions critiques qui peuvent nécessiter une action immédiate. Il est généralement composé du directeur exécutif et des membres du conseil d'administration, à l'exclusion du personnel.
- Les comités de collecte de fonds sont chargés de planifier et de superviser les campagnes de collecte de fonds et les événements qui se déroulent tout au long de l'année. Le comité de collecte de fonds est également chargé d'identifier les possibilités de financement externe et les subventions.
4. Gestion d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Un conseil d'administration fort ne se gère pas toujours tout seul. Même si vous faites partie d'un excellent conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, sa gestion peut s'avérer difficile. A rapport de 2015 de l'université de Stanford a révélé que 50 % des administrateurs d'organisations à but non lucratif estiment que leurs collègues membres du conseil ne sont pas impliqués dans leur travail au sein de l'organisation, tandis qu'un tiers d'entre eux ne sont pas satisfaits de la capacité du conseil à évaluer les performances de l'organisation.
Alors, comment les conseils d'administration des organisations à but non lucratif peuvent-ils travailler efficacement ? Adoptez des politiques et des pratiques qui les maintiennent sur la bonne voie, orientez les nouveaux membres, organisez régulièrement des formations à l'intention des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif et évaluez régulièrement la santé des pratiques de votre conseil d'administration.
Vous pouvez également créer un Mon conseil d'administration et voir comment utiliser le logiciel pour conseil d'administration d'organisations à but non lucratif afin que les membres du conseil d'administration se sentent liés à votre organisation et impliqués dans son succès.
Adopter des politiques efficaces pour le conseil d'administration
Un conseil d'administration d'organisation à but non lucratif qui fonctionne bien a des politiques qui sont familières à ses membres. Trop souvent, les règlements des conseils d'administration des organisations à but non lucratif sont négligés, ou les membres ne connaissent pas les politiques qui régissent le conseil.
Lors de l'élaboration des règlements et des politiques du conseil de l'association, veillez à ce qu'ils soient discutés et approuvés régulièrement par le conseil de l'association.
Les modèles de politiques à but non lucratif suivants et d'autres modèles de conseils d'administration à but non lucratif sont disponibles dans Mon conseil d'administration un portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
- Modèle de politique en matière de conflits d'intérêts pour le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Déclaration sur les conflits d'intérêts du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Politique de dénonciation du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Liste de contrôle pour l'élaboration d'un règlement intérieur du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Le règlement intérieur d'un conseil d'administration d'association est une règle juridiquement contraignante qui définit le mode de fonctionnement du conseil d'administration de l'association. Les règlements doivent respecter les lois fédérales et nationales et se conformer aux autres politiques et résolutions élaborées par le conseil d'administration de l'association.
Le règlement intérieur de votre conseil d'administration d'une association à but non lucratif doit être simple et comprendre quelques éléments clés. Utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous avez tout prévu :
❏ Déclaration limitant la responsabilité personnelle des membres du conseil d'administration de l'OSBL (indemnisation)
❏ Nombre minimum et maximum de membres du conseil d'administration
❏ Responsabilités des membres du conseil d'administration
❏ Nombre de membres du conseil d'administration requis pour approuver les décisions (quorum)
❏ Durée des mandats et limitation de la durée des mandats
❏ Procédure de nomination
❏ Procédure de vote
❏ Procédure d'élection des membres du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
❏ Procédure de révocation des membres du conseil d'administration
❏ Procédure pour les réunions d'urgence du conseil d'administration
❏ Procédure de création et de dissolution des comités du conseil d'administration
❏ Procédure de sélection des présidents et des membres des comités
❏ Nombre minimum de réunions du conseil d'administration par an
❏ Politiques en vigueur (conflits d'intérêts, politique de dénonciation, etc.)
❏ Comités permanents actuels
Procédure de modification des statuts du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif
Orientation du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
L'orientation des nouveaux membres du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif est essentielle à la mise en place d'un conseil d'administration sain. Voici quelques conseils pour s'assurer que les nouveaux membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif restent engagés et impliqués :
- Élaborer un plan d'orientation: Pour que les nouveaux membres du conseil se sentent valorisés, il est important que leur orientation soit bien planifiée et qu'ils aient l'impression de faire partie d'une organisation professionnelle. Demandez conseil à des membres de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif qui ont été récemment recrutés et veillez à revoir régulièrement la procédure d'orientation du conseil. Ainsi, les membres du conseil seront bien informés sur leur rôle et arriveront aux réunions du conseil prêts à apporter leur contribution.
- Créer un manuel du conseil d'administration de l'association: Le manuel du conseil d'administration est une introduction utile pour les nouveaux membres et les membres potentiels du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif. Il doit donner un aperçu concis de votre organisation, de ses programmes et de sa situation financière. Votre manuel devrait comprendre les éléments suivants
- L'histoire de votre association
- Points forts du programme
- Un page de collecte de fonds (soulignez l'obligation de collecte de fonds et la manière dont elle peut être remplie)
- Liste du personnel
- Liste des postes, des membres et des comités du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Responsabilités du conseil d'administration d'une association à but non lucratif
- Réunions à venir et autres événements importants
- Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration d'une association à but non lucratif
- Programme de formation pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
- Politiques et règlements des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
- Budget approuvé
- Documents juridiques et fiscaux
- Organisez une rencontre informelle: s'il est difficile de réunir l'ensemble du conseil d'administration pour un dîner informel, essayez de confier l'organisation d'une rencontre à un comité plus restreint. Impliquez les membres du personnel, car ils peuvent eux aussi fournir aux nouveaux membres du conseil d'administration des informations précieuses.
- Associer les nouveaux membres du conseil à des mentors: Chaque nouveau membre du conseil d'administration doit être jumelé avec des membres actuels du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif afin d'établir des relations avec les autres membres, de les aider à se familiariser avec l'organisation et de comprendre les responsabilités d'un conseil d'administration d'organisation à but non lucratif.
Une orientation réussie doit permettre aux nouveaux membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif de se sentir bien informés, enthousiastes à l'idée de partager leur rôle avec leur réseau et prêts à apporter leur contribution dès la première réunion officielle !
Formation des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
La formation du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif n'est pas réservée aux nouveaux membres. Une session éducative ou une retraite du conseil peut être utilisée pour éduquer les membres sur les responsabilités d'un conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, développer un lien avec les autres membres et résoudre les problèmes liés au conseil.
Voici quelques conseils sur la manière d'organiser des sessions de formation pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif :
- Proposer des programmes spéciaux pour les membres du conseil d'administration, avec la possibilité de sessions de formation en ligne ou de webinaires.
- Demandez des sessions de formation pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif sur la collecte de fonds, les relations publiques ou les questions programmatiques.
- Actualiser les connaissances en matière de gouvernance ainsi que les rôles et responsabilités de base des membres du conseil d'administration
- Demander au président du conseil d'administration d'une autre organisation à but non lucratif de présenter son expérience en matière d'amélioration du fonctionnement du conseil.
- Organisez au moins une fois par an une formation à l'intention des membres du conseil d'administration des organisations à but non lucratif afin de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde.
- Créer un comité de développement du conseil d'administration qui veille à ce que les formations destinées aux conseils d'administration des organisations à but non lucratif soient bien conçues, utiles et dispensées à intervalles réguliers.
- Utiliser les résultats des auto-évaluations des conseils d'administration pour organiser les futures sessions de formation des conseils d'administration des organisations à but non lucratif.
Le modèle d'agenda de formation du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif ci-dessous est idéal pour s'assurer que chaque membre du conseil d'administration est prêt pour le travail. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organismes à but non lucratif dans Mon conseil d'administrationun portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Évaluer la santé de votre conseil d'administration
L'évaluation et la mise à jour périodiques des pratiques du conseil d'administration sont essentielles au bon fonctionnement du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif.
Vous pouvez créer un comité de gouvernance chargé d'informer le conseil d'administration et d'examiner ses politiques.
Le comité de gouvernance veille à ce que les responsabilités du conseil d'administration de l'organisation à but non lucratif soient claires, oriente les nouveaux membres du conseil et examine les politiques et les limites des mandats. Vous pouvez également procéder à l'évaluation du conseil, soit en faisant appel à un consultant externe, soit en organisant une séance d'auto-évaluation.
Conseils pour amener le conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif à s'acquitter de sa tâche :
- Considérer les membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif comme des partenaires stratégiques afin de tirer parti de l'expertise de chacun et d'exiger davantage les uns des autres.
- Définir clairement les responsabilités du conseil d'administration et veiller à ce que les membres soient conscients de leurs obligations.
- Fixez à chaque membre du conseil d'administration des objectifs en matière de collecte de fonds, de projets ou de participation à une nouvelle stratégie correspondant à ses compétences.
- Veillez à ce que les réunions du conseil d'administration soient utiles. Planifiez les réunions du conseil d'administration de l'association à but non lucratif à l'avance afin de rester concentré et de vous assurer qu'elles se terminent à l'heure. Communiquez l'ordre du jour et les procès-verbaux des réunions du conseil longtemps à l'avance afin que chacun puisse s'y préparer. Enfin, veillez à ce que toutes les voix soient entendues et prévoyez du temps pour un dialogue et une discussion ouverts.
- Partagez les événements marquants de l'organisation afin d'établir un lien avec la cause. Demandez à votre DE de partager des vidéos, des histoires écrites ou même d'inviter un invité spécial à raconter son histoire lors d'une réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif.
Le modèle d'évaluation du conseil d'administration ci-dessous vous aidera à évaluer la santé et la performance de votre conseil. Obtenez ce modèle et d'autres modèles de conseils d'administration d'organisations à but non lucratif dans Mon conseil d'administrationun portail gratuit pour les conseils d'administration d'organisations à but non lucratif.
Un guide pour les membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif : Récapitulation
Nous espérons que ce guide vous aidera à organiser votre première réunion du conseil d'administration, à vous familiariser avec les responsabilités d'un conseil d'administration d'organisation à but non lucratif et à recruter des membres du conseil engagés et pleins de ressources.
Voici une liste des ressources et des modèles inclus dans ce guide qui sont disponibles dans My Board View, un portail gratuit pour les organisations à but non lucratif.
- Modèle de procès-verbal de réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Modèle d'ordre du jour pour une réunion du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Modèle de calendrier des réunions du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Grille de recrutement des membres des conseils d'administration des organisations à but non lucratif
- Liste de contrôle pour l'orientation des membres du conseil d'administration d'un organisme à but non lucratif
- Liste de contrôle de l'engagement des membres du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
- Agenda pour la formation des conseils d'administration d'organisations à but non lucratif
- Modèle d'évaluation du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif
Modèles de politique de l'organisation :
- Modèle de politique de dénonciation
- Modèle de politique en matière de conflits d'intérêts
- Déclaration de conflit d'intérêts
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