Le publipostage a été, et continue d'être, le cheval de bataille de la collecte de fonds pour les organisations à but non lucratif de toutes tailles. Il est particulièrement important en cette période d'incertitude où beaucoup d'entre nous ont besoin d'interactions personnelles et d'un lien avec les autres.
Le publipostage fonctionne parce qu'il est personnel, tangible et mémorable. Les donateurs font confiance aux informations qu'ils reçoivent par courrier. Nombre d'entre eux apprécient de recevoir des lettres et attendent avec impatience leur passage quotidien dans la boîte aux lettres.
De plus, la collecte de fonds par publipostage est rentable. Il est simple à mesurer, facile à augmenter ou à diminuer en fonction des résultats et les taux de réponse sont beaucoup plus élevés pour le publipostage que pour n'importe quel autre canal.
Si vous cherchez des moyens d'améliorer vos lettres de collecte de fonds, ces meilleures pratiques peuvent rendre vos efforts encore plus efficaces :
- Segmentez votre public à l'aide d'un CRM pour les organisations à but non lucratif.
- Inclure les montants suggérés pour les dons.
- Ne faites pas de chaque communication une demande de financement.
- Alterner les stratégies de publipostage et les stratégies numériques.
- Personnalisez vos lettres de collecte de fonds pour chaque destinataire.
- Facilitez la tâche des donateurs.
- Utiliser des matériaux de haute qualité.
En suivant ces meilleures pratiques, vous êtes sûr de collecter plus d'argent pour votre organisation et de commencer à établir de meilleures relations avec les sympathisants. Prêt à en apprendre davantage sur chacun de nos conseils éprouvés en matière de lettres de collecte de fonds ? C'est parti !
1. Segmentez votre public à l'aide d'un CRM pour organisations à but non lucratif
La segmentation des donateurs consiste à classer les donateurs dans des catégories basées sur des caractéristiques similaires. Cela permet à chaque groupe de donateurs de recevoir une variante différente d'un appel, ou une toute nouvelle lettre de collecte de fonds, en fonction de ce à quoi ils sont le plus susceptibles de répondre. Vous pouvez segmenter votre public en fonction de variables telles que celles-ci :
- Amoureux des chiens et amoureux des chats
- Donateurs mensuels vs primo-donateurs
- Grands donateurs et donateurs de niveau moyen et inférieur
- Donateurs en ligne vs. donateurs par publipostage
La segmentation vous permet d'adapter votre communication à chaque groupe de donateurs et, en fin de compte, d'augmenter les dons. Avant d'envoyer une lettre de collecte de fonds, réfléchissez à la manière dont vous pourriez segmenter la liste afin de vous assurer que les donateurs reçoivent la version la plus ciblée possible de la lettre.
Souvent, vous pouvez partir d'un seul modèle de lettre et ne modifier que quelques phrases, plutôt que de rédiger une toute nouvelle lettre pour chaque groupe. De cette façon, vous pouvez vous assurer que chaque communication est ciblée sur le destinataire sans avoir à rédiger une lettre de collecte de fonds entièrement nouvelle.
Cependant, la segmentation des donateurs peut s'avérer difficile à mettre en place et à réaliser, c'est pourquoi vous devez vous assurer que vous disposez d'une base de données des donateurs qui vous facilite la tâche. Après tout, les bases de données peuvent être un véritable gain de temps lorsqu'il s'agit de segmentation et d'autres tâches importantes liées à la collecte de fonds. En fait, les meilleurs CRM vous permettent de automatiser les communications afin d'en avoir plus pour votre argent.
Votre logiciel devrait générer automatiquement les accusés de réception des donateurs et les reçus de dons, et envoyer un rapport quotidien des revenus perçus ce jour-là. Grâce à la technologie, vous pouvez éliminer les erreurs manuelles et libérer du temps pour vous concentrer sur des initiatives plus importantes qui requièrent votre attention.
Toutes les bases de données sur les donateurs ou les systèmes de CRM à but non lucratifpour les organisations à but non lucratif ne sont pas toutes identiques. Vous devez réfléchir aux besoins actuels et futurs de votre organisation afin de trouver la meilleure solution. Ce faisant, vous pouvez préparer votre organisation et ses efforts de collecte de fonds à un succès continu et axé sur les données.
2. Inclure les montants des dons suggérés
Afin de générer le plus de revenus possible pour votre cause, il est essentiel que vous demandiez à chaque donateur le montant approprié. Vous ne devez pas adopter une approche unique. Si vous demandez un montant trop faible, vous risquez de laisser de l'argent sur la table. Si vous demandez trop au donateur, vous risquez de l'effrayer.
C'est pourquoi les montants des dons suggérés doivent être personnalisés pour chaque donateur. Utilisez leur historique des dons pour déterminer le bon montant à demander à chaque donateur. La plupart des organisations à but non lucratif utilisent une formule basée sur la contribution la plus récente ou la plus élevée du donateur, et demandent souvent une fois et demie ou deux fois ce montant. Par exemple, si Susan a fait un don de 250 $ l'année dernière, vous pourriez lui demander un don de 400 à 500 $ pour votre prochaine campagne. Toutefois, vous devez toujours inclure une option "autre" dans les trois ou quatre montants de dons suggérés, afin de laisser aux donateurs la liberté de choisir le montant qu'ils souhaitent. Certaines bases de données de donateurs sont dotées d'outils de marketing par courriel sophistiqué qui peuvent inclure des suggestions de dons pour chaque donateur en fonction de ses dons antérieurs.
Bien que les montants demandés soient souvent basés sur le montant des dons précédents du donateur, il y a d'autres moments où vous pouvez essayer de demander beaucoup plus. Parfois, les donateurs donnent des montants moins élevés, mais ont la capacité de faire beaucoup plus. En établissant des relations personnelles avec les donateurs et en les encourageant à devenir une partie plus importante de l'équipe de votre association, vous pouvez facilement solliciter des dons plus importants de la part des donateurs existants.
En fait, de nombreuses organisations à but non lucratif essaient de trouver de nouveaux donateurs pour les dons majeurs, mais la meilleure stratégie consiste à examiner votre propre réseau de donateurs pour trouver des possibilités d'augmenter le niveau des dons majeurs. donateur majeur. Ces donateurs ont déjà montré qu'ils croient en la mission de votre association et qu'ils lui font confiance pour faire la différence. La recherche de donateurs et de prospects ou l'évaluation du patrimoine peuvent vous aider à identifier les donateurs qui ont la capacité de faire des dons importants.
Par exemple, il convient de prêter attention aux donateurs qui font des dons réguliers depuis plusieurs années. Un premier don de 100 dollars ou plus peut également indiquer une capacité à contribuer davantage. Les donateurs, quel que soit leur niveau de revenu, tâtent généralement le terrain en faisant d'abord un don d'un montant plus modeste. Au fur et à mesure qu'ils croient en la capacité de votre organisation à faire la différence, leurs dons augmentent. Veillez à assurer un suivi auprès de ces donateurs afin de maximiser l'impact de leur soutien actuel et potentiel.
Quel que soit le montant exact de la demande, n'oubliez pas de demander tôt et de demander souvent dans votre lettre de collecte de fonds. N'ayez pas peur d'être direct. Ce n'est pas le moment d'être timide ou de tourner autour du pot. Faites en sorte que votre demande soit aussi précise et claire que possible. Que demandez-vous et pourquoi cela fera-t-il une différence ? Veillez à répondre à ces deux questions dans chaque lettre de collecte de fonds que vous envoyez.
3. Ne pas faire de chaque communication une demande de financement
Les donateurs ne veulent pas avoir l'impression d'être des guichets automatiques ambulants. Ils croient fermement en votre mission et veulent avoir l'impression de faire partie de votre équipe.
En tant que collecteur de fonds, votre objectif doit être d'établir des relations solides avec les donateurs. L'un des moyens d'y parvenir est d'envoyer aux donateurs un mélange d'efforts de culture et de sollicitation. Les publipostages d'entretien permettent d'instaurer un climat de confiance et de familiarité. Même si ces envois ne demandent pas d'argent, ils inspirent les donateurs et conduisent à une plus grande fidélité, à un plus grand engagement et, en fin de compte, à des dons plus importants.
Le premier type de mailing de culture à envoyer est une lettre de remerciement. Votre objectif doit être d'envoyer la lettre de remerciement dans les 48 heures suivant la réception du don. Un délai rapide fera bonne impression sur le donateur.
Cette lettre doit être chaleureuse, personnelle et empreinte d'une véritable gratitude. Restez simple et n'essayez pas d'en faire trop dans la lettre de remerciement. Elle doit toujours être personnalisée avec le nom du donateur et le montant du don, ainsi qu'une explication sur la manière dont les fonds seront utilisés.
Au-delà lettres de remerciementQuels sont les autres efforts de fidélisation que votre association devrait envisager ? Vous pouvez envoyer une note manuscrite, une carte postale, un appel téléphonique de remerciement ou un courriel personnel. L'objectif est de montrer votre appréciation et de faire en sorte que votre donateur se sente comme un héros, sans lui demander un don supplémentaire.
Veillez à utiliser des méthodes de narration puissantes pour montrer la différence que fait le donateur. L'être humain est naturellement enclin à réagir aux histoires. Elles captent notre imagination et créent un lien émotionnel plus fort. Votre association a probablement des histoires marquantes à partager avec les donateurs, alors mettez un point d'honneur à capturer et à communiquer ces histoires pour faire la différence. De plus, veillez à placer le donateur au centre de l'histoire, en tant que protagoniste. De cette façon, ils peuvent mieux visualiser le problème que votre organisation tente de résoudre et s'imaginer comme le héros dont vous avez besoin.
Une autre idée de culture efficace à envisager est une enquête auprès des donateurs. Les donateurs aiment partager leurs idées et leurs opinions. Ils croient passionnément en votre cause et veulent être entendus. Les enquêtes renforcent l'idée que les donateurs font vraiment partie de votre organisation. Veillez à prévoir une boucle de rétroaction, en rendant compte des résultats de l'enquête ou en expliquant comment une réponse a contribué à l'élaboration d'une stratégie.
Il est également judicieux de planifier à l'avance les efforts de culture que vous souhaitez envoyer chaque année. Cela permettra de s'assurer qu'ils seront effectivement distribués, plutôt que d'être mis en veilleuse. Une campagne de communication bien menée permettra au donateur de se sentir apprécié et de se sentir aussi spécial qu'il l'est. À long terme, elle conduira à des donateurs plus engagés et à une augmentation des dons. En définitive, lorsque vous traitez vos donateurs comme des personnes plutôt que comme des portefeuilles, le soutien global à votre mission a tendance à monter en flèche.
4. Alterner entre le publipostage et les stratégies numériques
La meilleure approche de la collecte de fonds est une approche multicanal. Vous voulez que les donateurs entendent parler de vous à la fois en ligne et hors ligne, et qu'ils puissent faire un don de la manière qu'ils souhaitent. Après tout, les donateurs qui font des dons par le biais de plusieurs canaux sont trois fois plus précieux que ceux qui n'en utilisent qu'un, et les donateurs multicanaux ont 56 % plus de chances d'être fidélisés.
Pourtant, alors que la collecte de fonds multicanal est largement acceptée comme étant la meilleure pratique, la réalité est qu'elle peut être difficile à mettre en œuvre. Souvent, la collecte de fonds en ligne et hors ligne est gérée par des départements distincts, avec peu d'intégration. Il est donc particulièrement difficile de planifier et de coordonner les efforts.
La meilleure approche de la collecte de fonds consiste à élaborer une stratégie qui englobe les efforts en ligne et hors ligne. Réfléchissez ensuite à la manière dont ces messages peuvent être programmés et coordonnés pour être le plus efficace possible. Par exemple, vous pouvez envoyer un courriel de suivi le lendemain du jour où vous pensez que votre lettre de collecte de fonds arrivera dans les boîtes aux lettres des donateurs.
L'alternance entre le courrier et l'Internet est souvent la stratégie la plus efficace, car chaque canal a ses propres forces et faiblesses. Une stratégie de collecte de fonds multicanal efficace exploite les forces de chaque canal pour combattre les faiblesses des autres tactiques. Tout le monde y gagne !
Cependant, il est important que votre message soit cohérent sur tous les canaux que vous utilisez. Cela ne veut pas dire qu'il doit être identique, car ce qui fonctionne dans le publipostage peut ne pas fonctionner en ligne, et vice versa. Mais vous devez parler d'une seule voix unifiée sur plusieurs canaux de communication et maintenir une image de marque cohérente.
D'une manière générale, il faut éviter de considérer les donateurs comme des "donateurs en ligne" ou des "donateurs hors ligne". Les donateurs sont des donateurs et ils doivent recevoir une communication sur plusieurs canaux, quelle que soit la méthode qu'ils utilisent pour faire leur don.
5. Personnalisez vos lettres de collecte de fonds pour chaque destinataire
Les lettres de collecte de fonds doivent être chaleureuses et personnelles, comme une lettre que vous écrivez à votre grand-mère. Vous pouvez envoyer votre lettre à des milliers de donateurs, mais vous ne voulez pas que ce soit le cas. Vous voulez que le donateur ait l'impression que vous lui écrivez uniquement pour lui.
L'un des moyens d'y parvenir est d'inclure personnalisation tout au long de la lettre. Il peut s'agir simplement d'utiliser le nom du donateur dans la salutation et dans quelques paragraphes supplémentaires tout au long de la lettre. Les gens aiment voir leur nom, et cela peut renforcer votre lien avec le lecteur de la manière la plus simple qui soit.
La personnalisation peut également porter sur des éléments tels que l'ancienneté du donateur, la raison de son dernier don, son statut de bénévole et son lieu de résidence. Ces détails apparemment insignifiants peuvent grandement contribuer à créer des liens et à établir des relations durables.
Les donateurs veulent avoir l'impression que vous les connaissez et que vous les appréciez pour ce qu'ils sont. La personnalisation peut aider à atteindre cet objectif. Qu'il s'agisse d'utiliser le nom du donateur ou de lui demander un montant précis, la personnalisation montre aux donateurs que vous les connaissez et que vous vous souciez d'eux. Elle montre également au donateur que vous le considérez comme un élément important et précieux de votre organisation.
6. Faciliter la tâche des donateurs
Enfin, il est essentiel de faciliter la tâche des donateurs en réponse à vos lettres de collecte de fonds. Ce conseil peut sembler évident, voire explicite, mais vous seriez surpris d'apprendre à quel point les organisations à but non lucratif compliquent souvent le processus de don ou embrouillent les donateurs, que ce soit sur le formulaire de réponse ou ailleurs. Vous ne voulez pas que le donateur ait des questions sur la manière de faire une contribution !
Alors, comment faire en sorte que les donateurs puissent donner facilement ? Voici quelques conseils :
- Soyez précis, clair et cohérent dans votre demande. Répétez la même demande tout au long de la lettre et sur le formulaire de réponse. Le donateur doit pouvoir comprendre facilement ce que vous lui demandez de faire. Par exemple, vous pouvez demander au donateur de renouveler son adhésion en faisant un don de 25 dollars, ou de donner 30 dollars pour offrir un repas chaud à une famille. Dans un cas comme dans l'autre, le donateur doit comprendre clairement la contribution que vous lui demandez et la manière dont elle fera la différence.
- Éliminez tout jargon ou acronyme interne de votre texte. Les lettres de collecte de fonds doivent être faciles à lire et à comprendre pour tout le monde, et pas seulement pour les experts de votre association. Si vous utilisez des acronymes ou un langage plus technique, veillez à fournir des explications et des définitions détaillées. Après tout, vous devriez écrire une lettre à un ami plutôt qu'à un manuel.
- L'appel à l'action doit être unique : faire un don. Lorsque vous demandez à un donateur de faire plusieurs choses, il est moins probable qu'il fasse ce que vous attendez de lui. Vous ne voulez pas demander au donateur de s'inscrire comme bénévole, de donner son adresse électronique et de faire un don dans la même lettre. Il est fort probable qu'ils ne feront qu'une seule chose, et vous devez donc vous assurer que votre demande de collecte de fonds est bien l'appel à l'action prévu.
- Faites en sorte que votre formulaire de réponse soit facile à comprendre et sans friction. Les frictions sont des éléments qui ralentissent le donateur et l'empêchent de faire une contribution. Par exemple, lui demander de choisir parmi un trop grand nombre d'options ou lui demander à la fois de faire un don mensuel et d'adhérer à votre société de dons planifiés. Il s'agit de réduire l'anxiété que le donateur peut éprouver à l'idée de faire un don et de le rassurer sur le fait qu'il fait le bon choix.
- Veillez à ce que le flux du formulaire de réponse soit logique. Ne demandez pas au donateur de faire plus que ce dont vous avez besoin sur le formulaire de réponse. Remplissez-le autant que possible à l'avance, par exemple son nom, son adresse et le montant de ses dons. Ce n'est pas le moment de lui demander son numéro de téléphone ou s'il souhaite être invité à un événement à venir.
- Joignez toujours une enveloppe de retour avec des timbres ou un affranchissement prépayé. Bien que cela puisse sembler coûteux, cela en vaut la peine. Sinon, les donateurs se démènent pour trouver une enveloppe et des timbres et, dans l'intervalle, ils risquent d'être distraits et de ne jamais verser leur contribution. N'oubliez pas que vous voulez leur faciliter la tâche pour qu'ils disent oui et envoient leur don.
Enfin, pensez à demander à un ami ou à un collègue de lire le publipostage avant de l'envoyer aux donateurs. Demandez-lui si quelque chose n'est pas clair et s'il a des questions ou des inquiétudes concernant le processus de don. Souvent, nous sommes si proches de nos propres efforts de collecte de fonds que nous ne voyons pas ce qui pourrait être évident pour d'autres. En encourageant un point de vue extérieur, vous pouvez tenter de lever les obstacles avant d'envoyer vos lettres de collecte de fonds à leurs destinataires.
7. Utiliser des matériaux de haute qualité
Vous souhaitez que votre dossier de collecte de fonds reflète la qualité de votre association et montre aux donateurs qu'ils sont une partie importante de votre organisation. Pour ces raisons, il est important d'utiliser du matériel de haute qualité.
Dépenser un peu plus pour un papier de meilleure qualité ou une impression en couleur peut s'avérer très utile. Votre publipostage se distinguera dans la boîte aux lettres et sera ouvert par les donateurs. Les destinataires se sentiront également appréciés et apprécieront de recevoir quelque chose de "gentil".
Veillez à ce que l'impression soit nette. Les donneurs pourront ainsi lire plus facilement, ce qui est particulièrement important pour les donneurs plus âgés. Les caractères trop clairs ou bavés sont tout simplement trop difficiles à lire pour ce groupe d'âge. De plus, cela implique que vous n'avez pas fait assez d'efforts pour rédiger vos lettres de collecte de fonds.
Par conséquent, si vous envoyez un type quelconque de prime initiale, veillez à voir des échantillons physiques avant de l'envoyer afin de vous assurer que l'appel est de bonne qualité. Cela permet de s'assurer que le produit final que le donateur reçoit a fait l'objet d'un processus d'examen suffisamment rigoureux pour que vous puissiez déterminer qu'il sera efficace. À consulter : 5 obstacles que votre publipostage doit surmonter pour être ouvert
Les lettres de collecte de fonds sont une forme puissante de communication. Lorsqu'elles sont bien faites, les lettres de collecte de fonds sont personnelles, inspirantes et efficaces. Elles permettent non seulement de collecter des fonds, mais aussi d'établir des relations plus solides avec les donateurs, ce qui est bénéfique pour toutes les parties concernées.
Rappelez-vous que les meilleures lettres de collecte de fonds utilisent la segmentation et la personnalisation pour créer une lettre qui donne l'impression d'avoir été écrite spécialement pour le donateur. Utilisez les montants suggérés en fonction des dons antérieurs du donateur et faites en sorte que le don soit facile et sans friction.
Ils ne peuvent pas être la seule communication que les donateurs reçoivent. L'ajout d'efforts de culture à votre stratégie de collecte de fonds vous donnera l'occasion de rendre compte au donateur de l'impact de son don. Ces lettres montrent au donateur à quel point il est apprécié et lui donnent l'impression d'être le héros de votre mission.
En suivant ces bonnes pratiques, vous pourrez faire passer vos lettres de collecte de fonds à la vitesse supérieure. Les donateurs seront plus heureux et les revenus de votre association plus élevés, ce qui lui permettra de poursuivre sa mission globale. Bonne chance !
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