Skip to content Les lettres de dons pour les fêtes de fin d'année sont essentielles pour les campagnes de collecte de fonds de fin d'année.
Le fait que le le courrier direct reste le canal le plus populaire pour les appels de fonds, année après année, prouve que les lettres d'appel de Noël sont efficaces. le plus populaire pour les appels de fonds, année après année, prouve que les lettres d'appel de Noël sont efficaces. Alors, si vous avez ignoré le publipostage dans le passé, c'est le moment de vous y mettre !
Une bonne lettre de don pour les fêtes de fin d'année a un caractère personnel. C'est l'occasion de parler de vos valeurs, de rappeler aux donateurs leur importance vitale, de les remercier pour leur soutien et de leur donner envie de contribuer à nouveau.
Si cela vous semble décourageant, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.
Cet appel aux vacances a été créé par Haven Toronto (anciennement The Good Neighbour's Club) et les résultats ont été étonnants ! Nous espérons qu'il vous incitera à sortir des sentiers battus cette année.
La carte à l'intérieur
La lettre
Les résultats
L'un des éléments clés qui a fait le succès de cet appel est qu'il demandait aux donateurs de répondre. Résultat : cette action a généré suffisamment de fonds pour nourrir 2 810 sans-abri. Elle a obtenu un retour sur investissement de plus de 875 % et a permis de collecter deux fois plus de fonds que l'année précédente. Et surtout, les donateurs ont fait part de leurs commentaires positifs :
Modèles de lettres de collecte de fonds pour les fêtes de fin d'année
Vous pouvez également consulter ces modèles de lettres de collecte de fonds supplémentaires pour de futures campagnes. Bien que ces lettres ne soient pas rédigées spécifiquement pour les collectes de fonds de fin d'année, elles peuvent facilement être personnalisées pour inclure un thème de Noël. Voici deux modèles de lettres d'appel de fonds pour les fêtes, destinées aux nouveaux donateurs et aux donateurs de longue date :
Thème de Noël pour les nouveaux donateurs Template
(Cliquez sur l'image pour télécharger le document en format Word)
Vous cherchez d'autres modèles de lettres de collecte de fonds ? Nous avons des des modèles de lettres de collecte de fonds pour tous les secteurset un guide sur la façon de rédiger une lettre et un courriel d'appel de fonds de fin d'année parfaits.
Exemples de lettres créatives de collecte de fonds pour les fêtes de fin d'année
Voyons quelques autres exemples de lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année qui ont été couronnées de succès :
#1 Appel aux dons de Noël de St. Anthony
Cette lettre de Saint Antoine créée par Direct Axis est un excellent exemple d'appel de Noël bien conçu. Elle utilise des éléments visuels convaincants pour attirer le lecteur et comporte une bande détachable en bas de page pour faciliter les dons.
Ils ont également inclus une note spéciale sur leur situation pendant la crise COVID19, ce qui rend leur appel opportun et pertinent - et ils n'ont pas oublié l'enveloppe extérieure si importante (voir les conseils plus bas).
#2 L'eau pour le Guatemala
Il est impossible d'échapper à cette lettre d'appel de Noël émanant de Eau pour le Guatemala car les images attirent l'attention. Cette lettre contient beaucoup moins de texte qu'une lettre d'appel de fonds habituelle, mais l'espace est très bien utilisé pour mettre en évidence la crise de l'eau, et toute la lettre peut être lue d'un seul coup d'œil. Ce type d'appel de fonds est particulièrement efficace pour les nouveaux donateurs ou ceux qui font un don pour la première fois.
Carte postale #3 Commtouch/Fonds Œcuménique
Nous parlons de l'importance d'utiliser des tailles non standard dans les conseils ci-dessous. Commtouch est un exemple parfait de l'efficacité de cette méthode.
Ils ont utilisé des cartes postales pour informer leurs clients de leur travail avec le Fonds Acumen. La campagne a suivi une approche marketing intégrée, ce qui signifie que la même photo et la même histoire ont été diffusées sur les médias sociaux, dans les courriels et dans la lettre d'information de l'entreprise.
#4 Christie Refugee Welcome Centre's Advent Calendar Companion (Calendrier de l'Avent du Centre d'accueil des réfugiés de Christie)
Nous trichons un peu - cette campagne était numérique. Mais elle est tellement ingénieuse et facile à intégrer dans une lettre de don de Noël que nous n'avons pas pu résister !
Le centre d'accueil des réfugiés de Centre d'accueil des réfugiés de Christie a utilisé ce simple calendrier de l'Avent comme un jeu qui offre un aperçu brutal des privilèges élémentaires dont jouissent beaucoup d'entre nous. Par exemple, il a été demandé aux donateurs de donner cinq cents pour chaque pièce de leur maison ou 10 cents pour chaque boîte de céréales dans leur armoire. Pourquoi ne pas inclure un jeu personnalisé ou un calendrier de l'Avent imprimé au dos de votre prochaine lettre de don pour les fêtes de fin d'année ?
Deux très bonnes raisons de rédiger un appel aux vacances
Près d'un tiers des dons annuels sont effectués en décembre. Et 50 % des organisations à but non lucratif reçoivent la majorité de leurs dons annuels au cours des trois derniers mois de l'année, c'est-à-dire d'octobre à décembre.
- Selon un récent sondage réalisé par Léger Marketing, plus de la moitié (62 %) des Canadiens ont déclaré qu'ils feraient un don à une œuvre de bienfaisance au cours des prochaines vacances.
Les volumes de dons élevés pendant les mois d'octobre et de décembre signifient que les organisations à but non lucratif doivent exploiter tous les canaux possibles pour maximiser les dons entrants - en particulier si une grande partie de votre budget annuel est reçue pendant cette période.
Si vous êtes un petit organisme à but non lucratif
Si vous avez des difficultés avec votre budget marketing, il est facile de réduire les coûts en laissant de côté les lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année et en envoyant des courriels à la place. Les frais d'impression et d'affranchissement peuvent être assez élevés pour les campagnes de publipostage, mais ne vous laissez pas décourager ! Suivez ces conseils pour ne pas perdre de précieux dons :
- Établissez un budget qui vous convient : Nous comprenons que vous n'ayez pas d'argent à investir dans des campagnes de publipostage, surtout si c'est la première fois que vous le faites et que vous n'êtes pas sûr du retour sur investissement. Cependant, ignorer cette opportunité de communiquer avec vos donateurs pourrait s'avérer beaucoup plus coûteux à long terme, alors mettez de côté ce que vous pouvez.
- Décidez d'un nombre : il n'est pas nécessaire d'envoyer des appels de Noël à tout le monde ! En fonction de votre budget, déterminez le nombre de personnes à qui vous pourrez envoyer un courrier cette année. Cela vous aidera à segmenter votre campagne
- Concentrez-vous sur les donateurs existants : Une fois que vous avez déterminé le nombre de donateurs que vous pouvez vous permettre, segmentez votre liste. Pensez aux petits et moyens donateurs qui ont déjà fait des dons ou aux donateurs de longue date qui sont plus âgés et qui apprécieraient une lettre de don pour Noël. L'idée est de consacrer votre temps et vos ressources aux donateurs les plus susceptibles de donner.
- Facilitez le don : n'oubliez pas d'inclure une enveloppe-réponse pré-adressée ou un lien vers votre formulaire de don en ligne. Les petites ONG peuvent également bénéficier d'un CRM pour les organisations à but non lucratif à but non lucratif qui assurent automatiquement le suivi des réponses aux appels de fonds pour les fêtes de fin d'année, ce qui permet de gagner du temps et d'économiser des efforts.
Quand envoyer votre appel de Noël ?
En général, les organisations à but non lucratif commencent à planifier leurs activités de sensibilisation pour la saison des dons au mois d'août - certaines commencent même en janvier !
Bien entendu, cela dépend de la taille de votre personnel, du nombre d'appels que vous enverrez et de la stratégie globale de collecte de fonds de votre association.
N'oubliez pas qu'une lettre de demande de dons pour les fêtes de fin d'année n'est généralement qu'une partie de votre campagne de collecte de fonds de fin d'année. Cela dit, en commençant un ou deux mois à l'avance, vous aurez suffisamment de temps pour planifier, concevoir et publier vos appels de fonds pour les fêtes.
Le mois de novembre est probablement trop tard pour préparer (sans parler de l'envoi) une lettre d'appel de fonds pour les fêtes de fin d'année. Septembre ou octobre sont de bons mois pour commencer à planifier.
Voici un calendrier que vous pouvez utiliser comme point de départ. En fonction de votre stratégie, vous pouvez prévoir plus ou moins de temps pour accomplir les tâches.
Conseil supplémentaire :
Vous pouvez prévoir d'envoyer un appel de Noël dans le cadre de votre campagne #GivingTuesday. campagne #GivingTuesday au lieu d'envoyer une lettre de don pour Noël. L'avantage du mardi de la générosité est le sentiment d'urgence qu'il crée, ce qui encourage les gens à donner le jour même !
Conseils pour rédiger un appel de Noël réussi
La lettre
- Commencer une lettre d'appel, c'est comme entamer une conversation. Vous rompez le silence. Quelques conseils : a) Soyez bref - les longues phrases sont décourageantes ; b) Essayez d'inclure le mot "vous". Souvenez-vous de la règle WIIFM (what's in it for me). c) Suscitez l'intérêt dès le début - vous avez quelques secondes pour capter l'intérêt de votre lecteur, par exemple : "Jonny va voir son père aujourd'hui et il est terrifié. Et il est terrifié."
- Faites en sorte que la lettre soit aussi personnelle que possible. Il s'agit d'une conversation, elle doit donc être remplie de "vous", "notre", "nous" et "vos". Utilisez des verbes actifs pour donner un ton optimiste, par exemple "Donnez aujourd'hui et vous aiderez 500 chiots" au lieu de "Donnez aujourd'hui et vous aiderez 500 chiots".
- Concentrez-vous sur le donateur. Nous savons que vous voulez parler de ce que vous avez accompli dans le cadre de votre appel de Noël, mais le fait de mettre l'accent sur les donateurs les implique. Rappelez aux donateurs pourquoi leurs dons sont appréciés et ce que leur soutien a permis d'accomplir - c'est une bonne façon de se concentrer sur eux tout en parlant de votre impact.
- Ne vous contentez pas de demander aux gens de faire un don. Utilisez plutôt des mots comme "rejoindre", "soutenir", "construire" pour créer un sentiment de communauté - faites appel à leurs émotions d'abord et non à leurs portefeuilles.
- Racontez une histoire, donnez des nouvelles. C'est ce qui attire le plus les lecteurs.
- Faites en sorte que votre lettre soit facile à lire. Écrivez d'une voix chaleureuse et agréable. Le double espacement favorise la lisibilité.
- Ajoutez un sentiment d'urgence. Le simple fait d'informer vos donateurs qu'il s'agit d'une offre spéciale de fin d'année leur donne un sentiment d'urgence et les incite à agir.
- Reconnaissez et remerciez-les pour leur soutien passé, par exemple : Grâce à des amis comme vous, nous avons pu fournir...
- Incitez vos donateurs à donner un peu plus. Commencez l'échelle des dons par le montant de leur dernier don et offrez-leur des options plus élevées.
- Rendez-le visuel. Des photos de haute qualité peuvent contribuer à montrer votre impact et à donner de la crédibilité à votre cause. Les photos peuvent également rompre la monotonie du texte.
- Montrez ce que chaque montant permet d'accomplir. Montrer ce que chaque montant peut accomplir leur donne une idée de ce que leurs dons peuvent faire.
- Permettez-leur de donner en ligne. Bien sûr, vous voudrez inclure un formulaire de don dans votre dossier, mais vous devriez aussi leur donner la possibilité de faire un don en ligne. Indiquez-leur où ils peuvent faire un don sur votre site web et assurez-vous que votre formulaire de don se connecte à votre système de gestion de la relation client (CRM).
- Indiquez aux donateurs que leurs contributions sont déductibles des impôts, car de nombreuses personnes évaluent également leurs finances de fin d'année à cette période.
- Présentez un problème (mauvaises nouvelles) mais équilibrez-le avec la façon dont il peut être résolu avec le soutien du donateur (bonnes nouvelles). Les mauvaises nouvelles recueillent plus de fonds que les bonnes. Les spécialistes du neuromarketing ont même donné un nom à ce phénomène : ils l'appellent "réflexion contrefactuelle". Selon eux, la raison pour laquelle ce phénomène fonctionne est que, comme dans le film "It's a Wonderful Life", il montre comment l'homme d'affaires George Bailey passe du désespoir à une motivation intense lorsqu'un ange intervient pour lui montrer à quel point la situation de sa ville aurait été pire sans lui. La plupart d'entre nous n'ont pas d'ange gardien nommé Clarence pour nous montrer des histoires alternatives, mais il s'avère que l'imagination d'un scénario hypothétique est un outil puissant pour la collecte de fonds.
- N'oubliez pas le P.S., c'est votre dernier appel à l'action. Plus de la moitié des personnes lisent le post-scriptum.
L'enveloppe
- N'oubliez pas votre enveloppe extérieure : L'enveloppe extérieure est la première impression que vous faites - vous pouvez avoir écrit la lettre de demande de dons pour les fêtes la plus extraordinaire de votre vie, mais cela n'aura pas d'importance si personne n'ouvre votre courrier. Prenez le temps de réfléchir à la conception de votre enveloppe et à ce qu'elle doit contenir.
- N'oubliez pas que vous serez en concurrence avec tous les autres organismes de bienfaisance ; envisagez donc d'utiliser une enveloppe d'un format différent de l'enveloppe standard n° 10 pour vous démarquer des autres. Une enveloppe d'invitation ou une enveloppe de 5" x 7" ne vous coûtera pas beaucoup plus cher en frais d'affranchissement qu'une enveloppe n° 10.
- Épaisseur du papier et couleurs : Un papier plus épais ou des couleurs d'enveloppe non standard peuvent aider votre appel à se démarquer dans la boîte aux lettres. Pour les donateurs particuliers, vous pouvez également inclure une note manuscrite à l'extérieur de l'enveloppe, afin de la rendre vraiment personnelle.
Liste de contrôle pour la lettre de collecte de fonds
Téléchargez et imprimez cette liste de contrôle de la lettre de collecte de fonds pour vous assurer que vous ne perdez rien de vue et que vous n'oubliez rien d'important. Bonne chance pour votre collecte de fonds de fin d'année ! Téléchargez la liste de contrôle ici.
Avant d'envoyer votre appel de Noël
- Identifiez et segmentez votre appel. La personnalisation de vos lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année en fonction des dons antérieurs, de la fréquence des dons, des préférences de la campagne ou d'une multitude d'attributs individuels des donateurs est essentielle à la réussite de la campagne. Commencez par exploiter les informations stockées dans la base de données de votre association, si vous en utilisez une. Demander 25 à 50 dollars à un donateur qui a fait un don de 5 000 dollars dans le passé représente une perte potentielle énorme.
- Personnalisez votre message. Les gens se rendent compte que les lettres de vacances ne sont pas personnalisées et ont tendance à les ignorer. Pour les donateurs plus importants, l'ajout de notes manuscrites ou de signatures, ou encore le suivi par un appel téléphonique, peuvent vraiment augmenter votre retour sur investissement. Veillez au moins à personnaliser leur nom et le montant de leur don (proposez une fourchette basée sur les dons précédents). Vous pouvez également aller plus loin en élaborant des appels de dons personnalisés pour les fêtes de fin d'année, destinés à des segments spécifiques tels que les grands donateurs, les donateurs ayant cessé de donner ou ceux qui n'ont jamais donné auparavant.
- Établir SMART des objectifs à atteindre. Utilisez les rapports précédents comme base de référence et déterminez le montant que vous espérez obtenir grâce à vos lettres d'appel de fin d'année. Combien d'argent devez-vous collecter pour couvrir les dépenses opérationnelles ?
- Vérifiez et revérifiez les liens. Si votre lettre de vœux comporte un lien, assurez-vous que votre système de donation et vos pages de renvoi sont en parfait état. Demandez aux membres d'autres équipes de vérifier également - on n'est jamais trop prudent !
Avant d'envoyer votre appel de Noël
- Suivi. Un suivi opportun après l'envoi de votre lettre de collecte de fonds de fin d'année est essentiel au succès à long terme, car il permet aux donateurs de se sentir valorisés et les incite à revenir. Ce suivi peut prendre la forme d'un courrier supplémentaire, de cartes postales ou de courriels.
- Remerciez les donateurs ! Tous les experts le diront, mais on ne le dira jamais assez. Il n'y a pas de meilleur moyen de fidéliser les donateurs que de les remercier comme il se doit. Quel que soit le montant du don, assurez-vous d'envoyer des remerciements opportuns qui réitèrent l'impact de leur don et l'usage que vous en ferez.
- Créez une expérience intégrée. Assurez-vous que vos donateurs voient la même histoire, peu importe où et comment ils interagissent avec votre organisation. Cela signifie que l'histoire (et la langue !) de votre lettre de don de Noël doit également figurer sur votre site Web, vos canaux de médias sociaux et vos bulletins d'information.
C'est tout ! Nous sommes convaincus que ces lignes directrices vous aideront à créer une lettre de don de Noël et un appel de Noël époustouflants. Grâce à nos stratégies (et aux exemples de lettres d'appel de Noël !), vous serez sur la bonne voie pour rédiger une lettre qui attirera l'attention et fera affluer les dons de fin d'année si importants !
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Comment créer une campagne de collecte de fonds de fin d'année exceptionnelle ?
Les lettres de dons pour les fêtes de fin d'année sont essentielles pour les campagnes de collecte de fonds de fin d'année.
Le fait que le publipostage reste, année après année, le canal le plus populaire pour les appels de fonds prouve que les lettres d'appel de Noël sont efficaces. Alors, si vous avez ignoré le publipostage dans le passé, c'est le moment de vous y mettre !
Une bonne lettre de don pour les fêtes de fin d'année a un caractère personnel. C'est l'occasion de parler de vos valeurs, de rappeler aux donateurs leur importance vitale, de les remercier pour leur soutien et de leur donner envie de contribuer à nouveau.
Si cela vous semble décourageant, ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous aider.
Cet appel de Noël a été créé par Haven Toronto (anciennement The Good Neighbour's Club) et les résultats ont été étonnants ! Nous espérons qu'il vous incitera à sortir des sentiers battus cette année.
La carte à l'intérieur
La lettre
Les résultats
L'un des éléments clés qui a fait le succès de cet appel est qu'il demandait aux donateurs de répondre. Résultat : cette action a généré suffisamment de fonds pour nourrir 2 810 sans-abri. Elle a obtenu un retour sur investissement de plus de 875 % et a permis de collecter deux fois plus de fonds que l'année précédente. Et surtout, les donateurs ont fait part de leurs commentaires positifs :
Modèles de lettres de collecte de fonds pour les fêtes de fin d'année
Vous pouvez également consulter ces modèles de lettres de collecte de fonds supplémentaires pour vos futures campagnes. Bien que ces lettres ne soient pas rédigées spécifiquement pour les collectes de fonds de fin d'année, elles peuvent facilement être personnalisées pour inclure un thème de Noël. Voici deux modèles de lettres d'appel de fonds pour les fêtes, destinées aux nouveaux donateurs et aux donateurs de longue date :
Thème de Noël pour les nouveaux donateurs Template
Thème de vacances pour les sympathisants existants ou de longue date
Vous cherchez d'autres modèles de lettres de collecte de fonds ? Nous avons des modèles de lettres de collecte de fonds pour tous les secteurs, ainsi qu'un guide sur la façon de rédiger une lettre et un courriel d'appel de fonds de fin d'année parfaits.
Exemples de lettres créatives de collecte de fonds pour les fêtes de fin d'année
Voyons quelques autres exemples de lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année qui ont été couronnées de succès :
#1 Appel aux dons de Noël de St. Anthony
Cette lettre de Saint-Antoine créée par Direct Axis est un excellent exemple d'appel de Noël bien conçu. Elle utilise des éléments visuels convaincants pour attirer le lecteur et comporte une bande détachable en bas de page pour faciliter les dons.
Ils ont également inclus une note spéciale sur leur situation pendant la crise COVID19, ce qui rend leur appel opportun et pertinent - et ils n'ont pas oublié l'enveloppe extérieure si importante (voir les conseils plus bas).
#2 L'eau pour le Guatemala
Cette lettre d'appel de Water for Guatemala pour les fêtes de fin d'année est incontournable, car les images attirent l'attention. Cette lettre contient beaucoup moins de texte qu'une lettre d'appel de fonds habituelle, mais l'espace est très bien utilisé pour mettre en évidence la crise de l'eau, et toute la lettre peut être lue d'un seul coup d'œil. Ce type d'appel de fonds est particulièrement efficace pour les nouveaux donateurs ou ceux qui font un don pour la première fois.
Carte postale #3 Commtouch/Fonds Œcuménique
Nous parlons de l'importance d'utiliser des tailles non standard dans les conseils ci-dessous. Commtouch est un exemple parfait de l'efficacité de cette méthode.
Ils ont utilisé des cartes postales pour informer leurs clients de leur travail avec le Fonds Acumen. La campagne a suivi une approche marketing intégrée, ce qui signifie que la même photo et la même histoire ont été diffusées sur les médias sociaux, dans les courriels et dans la lettre d'information de l'entreprise.
#4 Christie Refugee Welcome Centre's Advent Calendar Companion (Calendrier de l'Avent du Centre d'accueil des réfugiés de Christie)
Nous trichons un peu - cette campagne était numérique. Mais elle est tellement ingénieuse et facile à intégrer dans une lettre de don de Noël que nous n'avons pas pu résister !
Le Christie Refugee Welcome Centre a utilisé ce simple calendrier de l'Avent comme un jeu qui offre un aperçu brutal des privilèges élémentaires dont jouissent beaucoup d'entre nous. Par exemple, il a été demandé aux donateurs de donner cinq cents pour chaque pièce de leur maison ou 10 cents pour chaque boîte de céréales dans leur armoire. Pourquoi ne pas inclure un jeu personnalisé ou un calendrier de l'Avent imprimé au dos de votre prochaine lettre de don pour les fêtes de fin d'année ?
Deux très bonnes raisons de rédiger un appel aux vacances
-
Près d'un tiers des dons annuels sont effectués en décembre. Et 50 % des organisations à but non lucratif reçoivent la majorité de leurs dons annuels au cours des trois derniers mois de l'année, c'est-à-dire d'octobre à décembre.
- Selon un récent sondage réalisé par Léger Marketing, plus de la moitié (62 %) des Canadiens ont déclaré qu'ils feraient un don à une œuvre de bienfaisance au cours des prochaines vacances.
Les volumes de dons élevés pendant les mois d'octobre et de décembre signifient que les organisations à but non lucratif doivent exploiter tous les canaux possibles pour maximiser les dons entrants - en particulier si une grande partie de votre budget annuel est reçue pendant cette période.
Si vous êtes un petit organisme à but non lucratif
Si vous avez des difficultés avec votre budget marketing, il est facile de réduire les coûts en laissant de côté les lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année et en envoyant des courriels à la place. Les frais d'impression et d'affranchissement peuvent être assez élevés pour les campagnes de publipostage, mais ne vous laissez pas décourager ! Suivez ces conseils pour ne pas perdre de précieux dons :
- Établissez un budget qui vous convient : Nous comprenons que vous n'ayez pas d'argent à investir dans des campagnes de publipostage, surtout si c'est la première fois que vous le faites et que vous n'êtes pas sûr du retour sur investissement. Cependant, ignorer cette opportunité de communiquer avec vos donateurs pourrait s'avérer beaucoup plus coûteux à long terme, alors mettez de côté ce que vous pouvez.
- Décidez d'un nombre : il n'est pas nécessaire d'envoyer des appels de Noël à tout le monde ! En fonction de votre budget, déterminez le nombre de personnes à qui vous pourrez envoyer un courrier cette année. Cela vous aidera à segmenter votre campagne
- Concentrez-vous sur les donateurs existants : Une fois que vous avez déterminé le nombre de donateurs que vous pouvez vous permettre, segmentez votre liste. Pensez aux petits et moyens donateurs qui ont déjà fait des dons ou aux donateurs de longue date qui sont plus âgés et qui apprécieraient une lettre de don pour Noël. L'idée est de consacrer votre temps et vos ressources aux donateurs les plus susceptibles de donner.
- Facilitez le don : n'oubliez pas d'inclure une enveloppe-réponse pré-adressée ou un lien vers votre formulaire de don en ligne. Les petites ONG peuvent également bénéficier d'un système de gestion de la relation client (CRM) à but non lucratif qui permet de suivre automatiquement les réponses aux appels de fonds pour les fêtes de fin d'année, ce qui représente un gain de temps et d'efforts.
Quand envoyer votre appel de Noël ?
En général, les organisations à but non lucratif commencent à planifier leurs activités de sensibilisation pour la saison des dons au mois d'août - certaines commencent même en janvier !
Bien entendu, cela dépend de la taille de votre personnel, du nombre d'appels que vous enverrez et de la stratégie globale de collecte de fonds de votre association.
N'oubliez pas qu'une lettre de demande de dons pour les fêtes de fin d'année n'est généralement qu'une partie de votre campagne de collecte de fonds de fin d'année. Cela dit, en commençant un ou deux mois à l'avance, vous aurez suffisamment de temps pour planifier, concevoir et publier vos appels de fonds pour les fêtes.
Le mois de novembre est probablement trop tard pour préparer (sans parler de l'envoi) une lettre d'appel de fonds pour les fêtes de fin d'année. Septembre ou octobre sont de bons mois pour commencer à planifier.
Voici un calendrier que vous pouvez utiliser comme point de départ. En fonction de votre stratégie, vous pouvez prévoir plus ou moins de temps pour accomplir les tâches.
Conseil supplémentaire :
Vous pouvez prévoir d'envoyer un appel de fonds pour les fêtes dans le cadre de votre campagne #GivingTuesday au lieu de poster une lettre de don pour Noël. L'avantage du mardi de la générosité est le sentiment d'urgence qu'il crée, ce qui encourage les gens à donner le jour même !
Conseils pour rédiger un appel de Noël réussi
La lettre
- Commencer une lettre d'appel, c'est comme entamer une conversation. Vous rompez le silence. Quelques conseils : a) Soyez bref - les longues phrases sont décourageantes ; b) Essayez d'inclure le mot "vous". Souvenez-vous de la règle WIIFM (what's in it for me). c) Suscitez l'intérêt dès le début - vous avez quelques secondes pour capter l'intérêt de votre lecteur, par exemple : "Jonny va voir son père aujourd'hui et il est terrifié. Et il est terrifié."
- Faites en sorte que la lettre soit aussi personnelle que possible. Il s'agit d'une conversation, elle doit donc être remplie de "vous", "notre", "nous" et "vos". Utilisez des verbes actifs pour donner un ton optimiste, par exemple "Donnez aujourd'hui et vous aiderez 500 chiots" au lieu de "Donnez aujourd'hui et vous aiderez 500 chiots".
- Concentrez-vous sur le donateur. Nous savons que vous voulez parler de ce que vous avez accompli dans le cadre de votre appel de Noël, mais le fait de mettre l'accent sur les donateurs les implique. Rappelez aux donateurs pourquoi leurs dons sont appréciés et ce que leur soutien a permis d'accomplir - c'est une bonne façon de se concentrer sur eux tout en parlant de votre impact.
- Ne vous contentez pas de demander aux gens de faire un don. Utilisez plutôt des mots comme "rejoindre", "soutenir", "construire" pour créer un sentiment de communauté - faites appel à leurs émotions d'abord et non à leurs portefeuilles.
- Racontez une histoire, donnez des nouvelles. C'est ce qui attire le plus les lecteurs.
- Faites en sorte que votre lettre soit facile à lire. Écrivez d'une voix chaleureuse et agréable. Le double espacement favorise la lisibilité.
- Ajoutez un sentiment d'urgence. Le simple fait d'informer vos donateurs qu'il s'agit d'une offre spéciale de fin d'année leur donne un sentiment d'urgence et les incite à agir.
- Reconnaissez et remerciez-les pour leur soutien passé, par exemple : Grâce à des amis comme vous, nous avons pu fournir...
- Incitez vos donateurs à donner un peu plus. Commencez l'échelle des dons par le montant de leur dernier don et offrez-leur des options plus élevées.
- Rendez-le visuel. Des photos de haute qualité peuvent contribuer à montrer votre impact et à donner de la crédibilité à votre cause. Les photos peuvent également rompre la monotonie du texte.
- Montrez ce que chaque montant permet d'accomplir. Montrer ce que chaque montant peut accomplir leur donne une idée de ce que leurs dons peuvent faire.
- Permettez-leur de donner en ligne. Bien sûr, vous voudrez inclure un formulaire de don dans votre dossier, mais vous devriez aussi leur donner la possibilité de faire un don en ligne. Indiquez-leur où ils peuvent faire un don sur votre site web et assurez-vous que votre formulaire de don se connecte au CRM de votre organisation à but non lucratif.
- Indiquez aux donateurs que leurs contributions sont déductibles des impôts, car de nombreuses personnes évaluent également leurs finances de fin d'année à cette période.
- Présentez un problème (mauvaises nouvelles) mais équilibrez-le avec la façon dont il peut être résolu avec le soutien du donateur (bonnes nouvelles). Les mauvaises nouvelles recueillent plus de fonds que les bonnes. Les spécialistes du neuromarketing ont même donné un nom à ce phénomène : ils l'appellent "réflexion contrefactuelle". Selon eux, la raison pour laquelle ce phénomène fonctionne est que, comme dans le film "It's a Wonderful Life", il montre comment l'homme d'affaires George Bailey passe du désespoir à une motivation intense lorsqu'un ange intervient pour lui montrer à quel point la situation de sa ville aurait été pire sans lui. La plupart d'entre nous n'ont pas d'ange gardien nommé Clarence pour nous montrer des histoires alternatives, mais il s'avère que l'imagination d'un scénario hypothétique est un outil puissant pour la collecte de fonds.
- N'oubliez pas le P.S., c'est votre dernier appel à l'action. Plus de la moitié des personnes lisent le post-scriptum.
L'enveloppe
- N'oubliez pas votre enveloppe extérieure : L'enveloppe extérieure est la première impression que vous faites - vous pouvez avoir écrit la lettre de demande de dons pour les fêtes la plus extraordinaire de votre vie, mais cela n'aura pas d'importance si personne n'ouvre votre courrier. Prenez le temps de réfléchir à la conception de votre enveloppe et à ce qu'elle doit contenir.
- N'oubliez pas que vous serez en concurrence avec tous les autres organismes de bienfaisance ; envisagez donc d'utiliser une enveloppe d'un format différent de l'enveloppe standard n° 10 pour vous démarquer des autres. Une enveloppe d'invitation ou une enveloppe de 5" x 7" ne vous coûtera pas beaucoup plus cher en frais d'affranchissement qu'une enveloppe n° 10.
- Épaisseur du papier et couleurs : Un papier plus épais ou des couleurs d'enveloppe non standard peuvent aider votre appel à se démarquer dans la boîte aux lettres. Pour les donateurs particuliers, vous pouvez également inclure une note manuscrite à l'extérieur de l'enveloppe, afin de la rendre vraiment personnelle.
Liste de contrôle pour la lettre de collecte de fonds
Téléchargez et imprimez cette liste de contrôle de la lettre de collecte de fonds pour vous assurer que vous ne perdez rien de vue et que vous n'oubliez rien d'important. Bonne chance pour votre collecte de fonds de fin d'année ! Téléchargez la liste de contrôle ici.
Avant d'envoyer votre appel de Noël
- Identifiez et segmentez votre appel. La personnalisation de vos lettres de demande de dons pour les fêtes de fin d'année en fonction des dons antérieurs, de la fréquence des dons, des préférences de la campagne ou d'une multitude d'attributs individuels des donateurs est essentielle à la réussite de la campagne. Commencez par exploiter les informations stockées dans la base de données de votre association, si vous en utilisez une. Demander 25 à 50 dollars à un donateur qui a fait un don de 5 000 dollars dans le passé représente une perte potentielle énorme.
- Personnalisez votre message. Les gens se rendent compte que les lettres de vacances ne sont pas personnalisées et ont tendance à les ignorer. Pour les donateurs plus importants, l'ajout de notes manuscrites ou de signatures, ou encore le suivi par un appel téléphonique, peuvent vraiment augmenter votre retour sur investissement. Veillez au moins à personnaliser leur nom et le montant de leur don (proposez une fourchette basée sur les dons précédents). Vous pouvez également aller plus loin en élaborant des appels de dons personnalisés pour les fêtes de fin d'année, destinés à des segments spécifiques tels que les grands donateurs, les donateurs ayant cessé de donner ou ceux qui n'ont jamais donné auparavant.
- Établir SMART des objectifs à atteindre. Utilisez les rapports précédents comme base de référence et déterminez le montant que vous espérez obtenir grâce à vos lettres d'appel de fin d'année. Combien d'argent devez-vous collecter pour couvrir les dépenses opérationnelles ?
- Vérifiez et revérifiez les liens. Si votre lettre de vœux comporte un lien, assurez-vous que votre système de donation et vos pages de renvoi sont en parfait état. Demandez aux membres d'autres équipes de vérifier également - on n'est jamais trop prudent !
Après l'envoi de votre appel de Noël
- Suivi. Un suivi opportun après l'envoi de votre lettre de collecte de fonds de fin d'année est essentiel au succès à long terme, car il permet aux donateurs de se sentir valorisés et les incite à revenir. Ce suivi peut prendre la forme d'un courrier supplémentaire, de cartes postales ou de courriels.
- Remerciez les donateurs ! Tous les experts le diront, mais on ne le dira jamais assez. Il n'y a pas de meilleur moyen de fidéliser les donateurs que de les remercier comme il se doit. Quel que soit le montant du don, assurez-vous d'envoyer des remerciements opportuns qui réitèrent l'impact de leur don et la façon dont vous l'utiliserez.
- Créez une expérience intégrée. Assurez-vous que vos donateurs voient la même histoire, quel que soit l'endroit ou la manière dont ils interagissent avec votre association. Cela signifie que l'histoire (et la langue !) de votre lettre de don pour les fêtes doit également figurer sur votre site web, vos canaux de médias sociaux et vos bulletins d'information.
Voilà, c'est fait ! Nous sommes convaincus que ces lignes directrices vous aideront à créer une lettre de don de Noël et un appel de Noël époustouflants. Grâce à nos stratégies (et aux exemples de lettres d'appel de Noël!), vous serez sur la bonne voie pour rédiger une lettre qui retiendra l'attention et qui vous permettra d'obtenir les dons de fin d'année si importants !
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